L'éthique de la surveillance des employés : Ce que toute entreprise devrait prendre en considération

Nous sommes lundi, il est 9 heures du matin. Vous allumez votre ordinateur professionnel et un observateur invisible ouvre son journal de bord virtuel. À partir de ce moment, toutes vos frappes, tous vos courriels, toutes vos visites de sites web et toutes vos requêtes de recherche seront méthodiquement enregistrées et examinées à la loupe. Un juge électronique impartial décidera de la productivité de votre activité quotidienne et signalera à votre supérieur tout retard d'une minute sur votre pause déjeuner. Vous y pensez et vous frissonnez. Peut-être ne prendrez-vous pas de pause aujourd'hui et ferez-vous plutôt cette tâche supplémentaire. Cela vous obligera probablement à rester tard au travail, mais la sensation troublante de ces yeux électroniques qui suivent chacune de vos actions vous pousse à aller de l'avant, sans jamais vous laisser vous détendre.

Une scène tirée d'un film d'horreur d'entreprise ? Malheureusement, c'est la réalité pour des millions d'employés dans le monde dont les employeurs ne veulent pas se préoccuper de l'éthique de la surveillance des employés.

D'après des études récentes, les recherche, 78 % des employeurs utilisent des logiciels de suivi pour contrôler l'activité professionnelle de leurs employés. La pandémie de COVID-19 a fait exploser la popularité des programmes de suivi. Lorsque les entreprises ont dû se mettre à distance et que les méthodes habituelles de suivi des performances n'étaient plus applicables, les responsables ont découvert les avantages indéniables des logiciels de suivi.

Il est difficile de sous-estimer les avantages d'un logiciel de suivi.

À l'époque de l'analogie, un directeur devait vérifier manuellement les feuilles de temps et les rapports sur le travail effectué et prendre des décisions, souvent biaisées, sur la productivité de chaque employé. Ces responsabilités réduisaient considérablement leur temps de travail.

Les employés devaient eux aussi passer du temps à remplir ces rapports et, selon le style de gestion de l'entreprise, ces rapports pouvaient être assez volumineux.

Les logiciels modernes peuvent le faire automatiquement en quelques secondes, avec une participation minimale de l'employé et de l'employeur.

L'amélioration de la productivité est l'un des principaux objectifs des logiciels de surveillance des employés. Le programme recueille et résume les données d'activité, telles que le temps actif/inactif, le début et la fin de la journée de travail, les sites web visités, l'utilisation des applications, etc. Ces informations révèlent les habitudes de travail, les inefficacités, les domaines à améliorer et les employés qui pourraient avoir besoin d'un soutien supplémentaire.

Le contrôle des employés favorise la responsabilité et la transparence. Lorsque les employés savent que leur travail est contrôlé, ils sont généralement plus enclins à rester concentrés et à respecter les délais. En outre, les données de suivi peuvent aider à résoudre les conflits et à clarifier les attentes.

Certains logiciels de surveillance des employés peuvent aider à détecter les activités suspectes, telles que l'accès non autorisé à des données sensibles, l'installation d'applications non désirées ou des téléchargements inhabituels. Grâce au suivi, les entreprises peuvent identifier les risques potentiels à un stade précoce et protéger leurs systèmes et leurs informations précieuses de manière proactive.

Comme nous pouvons le constater, les logiciels de surveillance des employés offrent aux entreprises des avantages précieux. Toutefois, éblouis par ces avantages et par l'expérience réussie d'autres entreprises, les employeurs négligent souvent l'éthique de la surveillance des employés et les inconvénients potentiels qui y sont liés.

La mise en œuvre d'un suivi des employés conforme à l'éthique peut sembler relever de la corde raide. Si l'équilibre est rompu, les inconvénients l'emporteront sur les avantages que le logiciel de suivi peut apporter. Lors de la mise en œuvre de la surveillance, les entreprises doivent tenir compte de questions telles que le respect de la loi, la protection de la vie privée, les préjugés potentiels et l'augmentation du stress.

Il incombe aux entreprises d'étudier les lois et règlements applicables en matière de protection de la vie privée et de veiller à ce que leurs pratiques de contrôle soient conformes. Un traitement inapproprié des données relatives aux employés peut avoir de graves conséquences juridiques.

La protection de la vie privée est la pierre angulaire de l'éthique de la surveillance des employés. Le logiciel peut suivre un large éventail d'activités, depuis les frappes au clavier et les courriels jusqu'à l'historique de navigation sur les sites web et même les séquences filmées par les webcams. Même si ces pratiques sont conformes aux réglementations locales, elles peuvent éroder la confiance des employés et créer un sentiment de surveillance constante. À l'avenir, cela entraînera une baisse de la satisfaction au travail et une augmentation du stress.

Si elles sont analysées sans précaution, les données de surveillance peuvent être mal interprétées et servir à cibler injustement certains employés en raison de leur identité ou de leurs convictions.

Un manager ayant des préjugés à l'encontre d'un employé peut considérer son utilisation intensive des médias sociaux comme de la paresse et de l'improductivité. En réalité, l'employé peut utiliser les chats à des fins professionnelles.

Il arrive que les employeurs utilisent abusivement les données de suivi pour microgérer les employés ou porter des jugements injustes sur leurs performances.

Par exemple, un manager pourrait utiliser l'historique de navigation d'un employé pour l'accuser de se relâcher, sans tenir compte de facteurs tels que les recherches ou les urgences personnelles.

Le fait de se sentir constamment surveillé peut accroître l'anxiété et la pression des employés. Ces derniers se sentiront mal à l'aise à l'idée que leurs moindres faits et gestes sont suivis. Ils risquent de ne pas prendre les pauses nécessaires ou de ne pas faire d'erreurs, de peur que cela ne nuise à leur productivité. En outre, ils craignent d'être sanctionnés ou licenciés s'ils ne répondent pas aux attentes. Tous ces facteurs minimiseront l'effet positif du contrôle. Au lieu d'une main-d'œuvre productive et efficace, vous obtiendrez des employés stressés, épuisés et insatisfaits de leur travail.

Lorsque les employés ne savent pas quelles informations vous collectez et dans quel but, ou - pire encore - qu'ils n'ont pas été informés de la surveillance, ils se sentent espionnés. Leur confiance et leur loyauté seront ruinées, ce qui entraînera un environnement de travail toxique et une augmentation du taux de rotation.

La surveillance de ces problèmes éthiques potentiels relève de la responsabilité de l'entreprise. La surveillance ne doit pas nécessairement être stressante. Son impact dépend de plusieurs facteurs : le type de contrôle, le niveau de transparence, la politique de suivi et la culture de l'entreprise.

Alors, comment concilier un contrôle efficace avec l'éthique et le respect de la vie privée ? Nous recommandons d'adopter les meilleures pratiques suivantes.

1. Étudier les lois et règlements applicables en matière de protection de la vie privée

   Il incombe à l'entreprise de se conformer à la législation nationale et locale en matière de protection de la vie privée et de droit du travail. Si votre équipe est répartie géographiquement, vous devez prêter attention aux réglementations non seulement dans la région de votre siège social, mais aussi dans les régions où vivent vos employés. Consultez un expert juridique pour vous assurer que vos pratiques de surveillance n'enfreignent pas les limites imposées à la collecte de données.

2. Rendre le suivi utile

   Fixer des objectifs clairs pour la surveillance des employés, tels que l'amélioration de la productivité, le renforcement de la sécurité ou la garantie de la conformité. Limitez la portée de la surveillance aux activités qu'il est strictement nécessaire de surveiller pour atteindre l'objectif fixé. Évitez de collecter des données inutiles ou de les conserver plus longtemps que ne l'exige votre objectif.

3. Élaborer une politique de suivi détaillée et transparente

   Une politique de suivi des employés est un ensemble de règles et de lignes directrices décrivant les pratiques de suivi dans votre organisation. Elle doit définir les aspects suivants :

   • Quel est l'objectif de la surveillance des employés ?

   • Qui est surveillé ?

   • Quelles sont les activités qui feront l'objet d'un suivi ?

   • Combien de temps les données seront-elles conservées ?

   • Comment les données de suivi seront-elles utilisées ? (par exemple, évaluation des performances, sécurité, formation)

   • Qui aura accès aux données de suivi ?

   • Comment les données collectées seront-elles protégées ?

   • Quels sont les droits des employés en ce qui concerne les données collectées ?

   • Comment l'entreprise traitera-t-elle les plaintes ou les préoccupations relatives à la surveillance ?

   La politique doit être facilement accessible aux employés. Il incombe à l'entreprise d'informer en temps utile les salariés de toute modification apportée à ce document.

4. Rendre les pratiques de suivi ouvertes et transparentes

   Informer le personnel sur le logiciel de suivi et les politiques de suivi. Expliquez l'objectif de la surveillance, par exemple l'évaluation des performances, la sécurité ou l'amélioration de la productivité. Dévoilez l'étendue de la surveillance : quelles données seront collectées, quels appareils et activités seront surveillés et comment les données seront utilisées.

   N'oubliez pas que les employés risquent de ne pas apprécier l'idée d'un contrôle au début. Veillez à répondre à leurs préoccupations et à leurs objections potentielles.

5. Obtenir le consentement du salarié

   La plupart des juridictions exigent que vous obteniez le consentement explicite des employés pour le suivi, en particulier pour ses formes les plus intrusives, telles que l'enregistrement des frappes au clavier ou la surveillance par webcam. La signature d'un accord écrit pour le suivi est la forme la plus pratique d'obtention du consentement.

6. Assurer un suivi équitable et cohérent

   L'éthique de la surveillance des employés exige que vous appliquiez les politiques de surveillance de manière cohérente à tous les employés, en évitant les pratiques discriminatoires. Si vous ne surveillez que certains employés ou une équipe, ceux-ci peuvent avoir l'impression que vous ne leur faites pas confiance et vous en vouloir ou en vouloir à d'autres employés non surveillés. En outre, leurs collègues pourraient commencer à les traiter différemment, ce qui pourrait détériorer l'atmosphère sur le lieu de travail.

   Même si vous ne souhaitez suivre que les performances d'une sélection d'employés, il est préférable de procéder à un suivi général. Un suivi étendu vous donnera plus d'informations sur le flux de travail et pourra révéler des inefficacités dont vous n'êtes pas conscient.

   Le suivi doit servir à identifier les tendances et les domaines à améliorer, et non à microgérer les employés. Examinez régulièrement vos pratiques de suivi pour vous assurer qu'elles sont équitables et efficaces et qu'elles servent l'objectif fixé.

7. Protéger la vie privée et la sécurité des données

   Définissez l'étendue de la collecte de données essentielle pour atteindre votre objectif et restez dans cette limite. Évitez strictement de surveiller les appareils personnels des employés ou leur activité en dehors des heures de travail. Si un employé utilise son appareil personnel dans le cadre de son travail, le logiciel doit proposer une option permettant d'interrompre manuellement la surveillance ou d'effectuer un suivi automatique uniquement pendant les heures de travail prédéfinies.

   Dans la mesure du possible, évitez de collecter des informations confidentielles. Sinon, utilisez l'anonymisation des données, de sorte que les données ne puissent pas être associées à des employés spécifiques.

   Mettre en œuvre des mesures de sécurité strictes pour les données de surveillance collectées. Utilisez des mots de passe robustes, une authentification à deux facteurs et le cryptage des données lorsque cela est possible. Restreindre l'accès aux données de surveillance au personnel autorisé selon le principe du "besoin de savoir".

L'utilisation éthique d'un logiciel de surveillance des employés peut ressembler à une corde raide où un faux pas peut ruiner la confiance des employés et entraîner des répercussions juridiques. Cependant, avec une approche responsable et équilibrée, les entreprises peuvent profiter des avantages de la surveillance sans compromettre les principes éthiques. Il incombe aux entreprises de donner la priorité à la transparence, à l'équité et au consentement des employés si elles s'efforcent de créer un environnement de travail où la technologie est utilisée pour améliorer la productivité et les performances.