Entreprises de l'Ohio : comment mettre en œuvre un logiciel de surveillance des employés sans risques juridiques

Aujourd'hui, les logiciels de surveillance des employés sont un outil courant dans de nombreuses entreprises. Ils permettent de protéger les informations sensibles, d'améliorer la productivité, de suivre les présences, de gérer les équipes à distance et d'effectuer de nombreuses autres tâches.

Dans leurs pratiques de surveillance, les entreprises se concentrent souvent uniquement sur le comment du suivi. Quel logiciel choisir ? Comment l'intégrer à leur système actuel ? Quelles alertes configurer et à quelle fréquence consulter les statistiques de productivité ? Ce faisant, elles négligent les aspects éthiques et juridiques : pourquoi elles surveillent et si leurs pratiques sont conformes à la loi.

Le cadre juridique est unique à chaque pays, voire à chaque État. Aujourd'hui, nous allons explorer comment mettre en œuvre la surveillance des employés dans l'Ohio, de manière à la fois conforme à la loi et respectueuse de votre équipe.

Avertissement : Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne saurait remplacer un avis juridique. Nous vous recommandons de consulter un expert avant de mettre en place un système de surveillance des employés dans votre entreprise.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

Deux lois fédérales constituent le fondement de la légalité de la surveillance du lieu de travail.

La Loi sur la protection des renseignements personnels sur les communications électroniques (ECPA) interdit l'interception et la surveillance intentionnelles des communications orales, filaires et électroniques des employés. Il existe toutefois deux exceptions :

• Les employeurs peuvent surveiller les communications des employés effectuées sur des appareils appartenant à l’entreprise à des fins commerciales légitimes si la surveillance est systématique et si les employés sont informés.

• Les employeurs peuvent surveiller les employés s’ils obtiennent leur consentement, généralement par le biais d’accords signés ou de politiques reconnues lors de l’intégration et de l’emploi.

L'Ohio est un État où le consentement d'une seule partie est obligatoire. Cela signifie que vous pouvez légalement enregistrer une conversation si vous êtes l'un des participants, ou si au moins l'une des parties à la conversation consent à l'enregistrement. Il n'est pas nécessaire d'obtenir le consentement de toutes les parties à la conversation.

La loi nationale sur les relations de travail (NLRA) protège le droit des employés à discuter des salaires, des conditions de travail et de former des syndicats. Les entreprises ne peuvent pas utiliser la surveillance pour espionner ou décourager les discussions de groupes protégés. Si votre logiciel signale des employés qui collaborent sur des questions de droit du travail, vous vous trouvez sur un terrain juridique fragile.

La loi de l'Ohio renforce la confidentialité des employés de manière concrète et concrète. Voici les points clés :

Surveillance vidéo

Les caméras peuvent être utiles pour la sécurité, notamment dans les entrepôts, les commerces ou autres zones à haut risque de vol. Vous pouvez installer des caméras vidéo dans :

• Étages de travail
• Entrées
• Parkings
• Salles de pause (avec prudence !)

Cependant, les employés ont des attentes raisonnables en matière de confidentialité dans certains espaces. C'est pourquoi il est interdit d'installer des caméras dans :

• TOILETTES
• Vestiaires
• Vestiaires
• Bureaux privés sans préavis

Même dans les espaces partagés comme les salles de pause, il est judicieux d'afficher une signalisation visible indiquant que la surveillance est en cours. Dans le cas contraire, les employés pourraient prétendre qu'ils s'attendaient à ce que leur vie privée soit respectée, ce qui vous expose à un risque de poursuites pour atteinte à la vie privée.

Enregistrement audio

Comme mentionné précédemment, les employeurs ne peuvent pas enregistrer les conversations sans le consentement d’au moins une partie (par exemple, un gestionnaire peut enregistrer une réunion disciplinaire avec un employé ou l’appel téléphonique d’un employé à un client avec le consentement de l’employé).

Activité numérique

Sur les appareils et réseaux de l'entreprise, les employeurs de l'Ohio bénéficient de droits étendus. En règle générale, les employés n'ont aucune attente raisonnable en matière de confidentialité lorsqu'ils utilisent :

• Courriel de l'entreprise
• Ordinateurs portables ou téléphones fournis par le travail
• Plateformes de messagerie interne

Cela signifie que sur ces appareils, vous pouvez surveiller :

• historique de navigation Internet
• Contenu du courrier électronique
• Utilisation de l'application
• Heures de connexion/déconnexion
• Accès aux fichiers

Toutefois, la surveillance de ces activités doit servir un objectif commercial légitime. De plus, la surveillance des comptes personnels d'un employé ou de ses activités en dehors du travail est interdite.

En résumé, la loi de l'Ohio autorise la surveillance des employés, mais les employeurs respectent leurs attentes en matière de confidentialité. Les entreprises ne doivent pas utiliser de surveillance dans les espaces privés et doivent obtenir le consentement préalable pour tout enregistrement audio.

Même si une loi n’exige pas explicitement la divulgation, le fait de ne pas informer les employés de la surveillance peut vous exposer à des allégations d’atteinte à la vie privée, en particulier si la surveillance semble secrète ou excessive.

Une politique claire et écrite n'est pas seulement une bonne pratique : c'est votre protection juridique. Une politique solide ne se limite pas à vérifier la conformité. Elle :

• Définit des attentes claires

• Supprime l'ambiguïté concernant la confidentialité

• Reconnaissance des documents des employés

• Protège votre entreprise en cas de litige

• Crée une culture d'équité

Votre politique de surveillance des employés doit être simple, facile à comprendre et complète. Voici les points à aborder :

Portée de la surveillance

Indiquez clairement que tous les appareils, réseaux et systèmes de l'entreprise sont surveillés. Mentionnez par exemple : les e-mails, l'utilisation d'Internet, les transferts de fichiers, le suivi GPS (le cas échéant) et les activités de connexion.

Qu'est-ce qui est suivi

Soyez précis. Enregistrez-vous vos frappes au clavier ? Surveillez-vous l'activité sur votre écran ? Suivez-vous vos visites sur des sites web ? Énumérez-les. Le flou engendre stress et suppositions.

Objectif commercial

La politique doit expliquer les raisons de votre surveillance. Par exemple :

• Protection des données sensibles des clients
• Prévenir les menaces internes
• Assurer le respect des réglementations de l'industrie
• Évaluer la productivité
• Révéler les employés qui ont besoin d'une formation et d'un soutien supplémentaires
• Soutenir la productivité des équipes à distance, etc.

Ces explications aideront les employés à soulager leur stress et à comprendre que la surveillance est une mesure de soutien et non de punition.

Aucune attente de confidentialité

Indiquez clairement que l'utilisation des technologies de l'entreprise ne garantit pas la confidentialité. Si un employé consulte ses e-mails personnels ou visite un site non professionnel en utilisant ces technologies, cette activité peut également être surveillée.

Limites de la surveillance

Rassurez les employés en indiquant ce que vous ne ferez pas, par exemple :

• Pas d'enregistrement audio sans consentement
• Pas de caméras dans les espaces privés
• Aucun suivi des appareils personnels ni du comportement hors service

Traitement et accès aux données

Les employés doivent être informés des personnes pouvant accéder aux données de surveillance (par exemple, les RH, l’informatique, les superviseurs directs) et de la durée de conservation de ces données.

La politique doit également indiquer quelles mesures de sécurité seront prises concernant les données collectées et à quelles fins légitimes les informations seront utilisées.

Reconnaissance et consentement

Chaque employé doit signer un formulaire confirmant avoir lu, compris et accepté la politique. Conservez ces documents dans vos archives.

Le déploiement d'un logiciel de surveillance ne doit pas nécessairement ressembler à une opération de surveillance. Avec la bonne approche, il peut s'agir d'un changement transparent, voire positif.

Voici comment le faire correctement :

Étape 1 : Parlez à un avocat spécialisé en droit du travail

Avant d'acheter un logiciel ou de rédiger une politique, consultez un avocat spécialisé en droit du travail basé dans l'Ohio. Il vous aidera à comprendre les subtilités de la législation de l'État, notamment en matière d'enregistrement audio et de respect de la vie privée. Ce petit investissement peut vous éviter de coûteuses batailles juridiques.

Step 2: Define Your "Why"

Quel problème essayez-vous de résoudre ?

• Êtes-vous confronté à des risques liés à la sécurité des données ?

• Vous essayez d’améliorer la productivité d’une équipe à distance ?

• Vous répondez à une exigence de conformité ?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

Étape 3 : Rédiger une politique claire et centrée sur l’humain

Rédigez votre politique dans un langage simple et compréhensible. Évitez le jargon juridique. Incluez des exemples concrets pour éviter toute confusion.

Cette politique n'est pas un document ponctuel. Veuillez la mettre à jour en fonction de l'évolution de votre entreprise, de vos technologies ou de la réglementation en vigueur.

Étape 4 : Communiquez – N’annoncez pas

Ne dévoilez pas la politique comme une bombe. Organisez une réunion d'équipe. Expliquez les raisons du changement. Répondez aux questions. Écoutez les préoccupations.

Ne le présentez pas comme un contrôle, mais comme une forme de clarté et de protection pour l’entreprise, pour les clients et les employés.

Ensuite, obtenez une reconnaissance écrite de chaque employé.

Étape 5 : Choisissez un logiciel qui respecte les limites

Tous les outils ne sont pas forcément adaptés à vos objectifs et à votre environnement juridique. Recherchez un logiciel de surveillance qui :

• Vous permet de personnaliser ce qui est surveillé

• Offre des contrôles d'accès basés sur les rôles

• Crypte les données et prend en charge la conservation sécurisée

• Vous permet de désactiver les fonctionnalités invasives (comme l'enregistrement d'écran ou l'enregistrement des frappes au clavier) sauf si cela est absolument nécessaire.

Le meilleur choix n'est pas toujours l'outil le plus performant. Choisissez-en un qui correspond à vos valeurs et à vos obligations légales.

Étape 6 : Appliquer la politique de manière équitable et cohérente

Les préjugés sont un facteur silencieux de perte de confiance. Si seuls certains employés sont surveillés, surtout s'ils partagent une caractéristique protégée, vous risquez des plaintes pour discrimination.

Surveillez vos activités de manière cohérente, transparente et uniquement pour des raisons commerciales légitimes. Évitez la microgestion.

En comprenant le paysage juridique de l'Ohio, en étant transparent avec vos employés et en appliquant une surveillance équitable, vous pouvez créer un lieu de travail où la responsabilité et la confiance vont de pair.

Car le meilleur type de surveillance n’est pas celui qui observe ce que font les gens, mais celui qui les aide à faire de leur mieux.