Politique de surveillance des employés pour éviter d'enfreindre les lois sur la surveillance des employés

Pour le bon fonctionnement des organisations, les employeurs sont autorisés à collecter et à utiliser les informations relatives aux employés. Toutefois, la loi stipule très clairement qu'il ne doit y avoir aucun cas de harcèlement ou d'élément de vengeance. L'employeur n'est autorisé à collecter que les données qui sont pertinentes pour l'occasion. Il doit être justifié par une utilisation appropriée. L'employeur a certaines responsabilités qui lui sont imposées par la loi en ce qui concerne la collecte et l'utilisation des données, y compris les informations recueillies auprès de tiers.

Le comportement des employés peut être surveillé de plusieurs manières. Normalement, toutes les organisations installent et utilisent des caméras de télévision en circuit fermé pour détecter les délits. Ce système peut également être utilisé pour détecter les infractions commises par les employés. La forme la plus courante de violation de la sécurité dans les entreprises est la fuite de données par courrier électronique. L'employeur a tout à fait le droit d'installer des scanners de courrier électronique afin de colmater cette brèche. Certaines mesures prises par l'organisation pour protéger ses propres actifs sont toujours autorisées par la loi.

Surveillance et intrusion vont généralement de pair. L'employeur doit simplement veiller à ce que l'équilibre soit maintenu et qu'aucune atteinte au droit à la vie privée ne soit commise. Chaque employé a droit au respect de sa vie privée et ce droit lui est accordé par la loi. L'employeur ne peut en aucun cas être au-dessus de la loi. Personne ne peut enfreindre le droit légal de l'employé à la vie privée. Seuls les législateurs ont le droit de rechercher de telles informations privées et ce n'est que sous leurs directives que l'employeur peut les collecter et les divulguer.

Il existe une disposition légale qui donne au salarié le droit de savoir qu'il est surveillé par son employeur. L'employeur est tenu de prévenir l'employé suffisamment à l'avance (sauf dans des circonstances exceptionnelles) et de le tenir au courant. On attend toujours de l'employeur qu'il veille à ce que des panneaux soient installés pour indiquer que la vidéosurveillance est en place dans les zones couvertes par ces caméras de vidéosurveillance. L'employeur peut également, de temps à autre, envoyer des courriels à l'employé concernant l'activité informatique. L'employé pourrait ainsi être averti que ces activités sont surveillées et qu'il doit donc être prudent.

Il est du devoir de l'employeur de veiller à ce qu'une documentation appropriée soit établie en ce qui concerne l'élaboration de la politique de contrôle. Les documents doivent indiquer clairement ce que l'employé peut faire et ce qu'il n'est pas censé faire. L'employeur doit également s'assurer qu'il respecte sa part du contrat avant d'attendre de l'employé qu'il respecte la sienne. L'employeur doit également veiller à ce qu'aucun excès ne soit commis de son côté. Il peut être bénéfique pour les deux parties de consigner tout cela dans un document.

L'échantillonnage aléatoire est autorisé par la loi. Par échantillonnage aléatoire, on entend que l'employeur a le droit de collecter des échantillons aléatoires de données telles que des courriels ou des enregistrements CCTV afin de vérifier les cas de chapardage éventuels. L'employeur a également le droit de vérifier les données d'un employé dont il pense qu'il est de caractère suspect.

Il est de la responsabilité de l'employeur de s'assurer que seules les informations appropriées, requises pour le cas particulier, sont collectées. Toutefois, dans le cas d'enquêtes plus poussées, si certains éléments nouveaux apparaissent, l'employeur a tout à fait le droit de recueillir davantage d'informations. La loi prévoit également que les informations ainsi recueillies doivent être conservées en lieu sûr. Il existe également un délai après lequel les données ne peuvent plus être conservées. Ces aspects doivent être suivis en détail par l'employeur.

Il arrive souvent que l'employeur doive recueillir des informations personnelles sur la santé de ses employés. Cela peut être dû au respect des normes de sécurité, en particulier dans les endroits où la nature du travail consiste à travailler dans un environnement dangereux. Toutefois, l'employé doit être tenu au courant et savoir que de telles informations sont collectées. L'employeur doit également être en mesure de justifier la demande de ces informations. Les règles et règlements doivent être clairement expliqués à l'employé. Il va sans dire que ces informations doivent être stockées dans un endroit sûr.

Parfois, l'intégrité de l'employé peut être suspecte. Dans de telles circonstances, l'employeur a le droit de mener une enquête secrète à l'insu de l'employé concerné. Informer l'employé dans de telles circonstances irait à l'encontre du but même de l'enquête. Toutefois, la loi stipule que l'autorisation d'une telle surveillance secrète doit être obtenue auprès de la direction générale et qu'il doit y avoir une restriction du nombre de personnes effectuant le travail d'investigation.

Il existe une période spécifique avant laquelle le contrôle doit être achevé. Il est également très clairement établi que les lieux absolument privés, tels que les toilettes, ne doivent pas faire partie du processus de contrôle, sauf si l'affaire implique une enquête de police. Si l'employeur est convaincu des intentions criminelles de l'employé, les autorités policières doivent également être informées.

L'employeur a le droit de poursuivre l'employé selon les règles de l'organisation. Toutefois, l'employé doit avoir la possibilité de défendre son cas. Il doit avoir le droit de commenter les conclusions et de les contester s'il les trouve erronées. L'employeur ne peut dissimuler aucune information à l'employé, car celui-ci s'est vu accorder ces droits par la loi.

Le contrôle des employés est nécessaire, mais il doit être effectué dans le cadre des dispositions de la loi.