Délégation : Réalisez 100% des tâches

La délégation est le processus qui consiste à confier à un subordonné des tâches qui doivent être accomplies par un supérieur, avec la discrétion nécessaire.

Oui, il s'agit d'un acte de gestion dont beaucoup de managers pensent raisonnablement qu'il est le secret de la réussite. Les personnes qui savent déléguer atteignent plus rapidement les sommets de l'entreprise et leurs collaborateurs deviennent plus efficaces. Les managers qui savent utiliser la délégation ont toutes les raisons d'être qualifiés de bons organisateurs : ils ne demandent pas de postes - on leur en demande.

La délégation est l'organisation du travail dans laquelle le chef distribue certaines tâches à ses subordonnés. On peut l'appeler autrement : la délégation est le processus qui consiste à confier à un subordonné des tâches qui doivent être effectuées par un supérieur avec la discrétion nécessaire.

Comment apprendre à déléguer des tâches de bon gré, sans se dire qu'il vaut mieux le faire soi-même que de le refaire 10 fois ? Après tout, vous ne pouvez pas gagner tout l'argent et vous ne pouvez pas terminer toutes les tâches.

Il existe 3 types de tâches que vous devez presque toujours déléguer à d'autres personnes :

1. Les affaires courantes. À mon avis, pour un développement commercial efficace, les responsables doivent se concentrer sur les parties principales des projets, sans entrer dans les détails. Une approche pédante du contrôle, le désir de tout contrôler et de tout savoir conduit à une perte de temps excessive. Il est impossible de garder une trace de tout. Aucun manager ne pourra faire tout le travail tout seul.

2. Travail spécifique. Il y a toujours des tâches qui ne peuvent être bien réalisées que par des professionnels. Oui, laissez le programmeur programmer, laissez l'administrateur technique gérer le traitement des nouvelles affaires, et laissez le chef de bureau contrôler le flux des documents et des courriels. Construisez le flux de travail de manière à ce que chaque employé comprenne et exécute bien les tâches, afin que vous n'ayez pas à les contrôler.

3. Des choses que tu n'aimes pas. Oui, c'est bien cela. Si vous n'aimez pas ce que vous faites en ce moment, vous avez deux possibilités : continuer à le faire ou déléguer à une personne qui aimera peut-être le faire. Et si ce n'est pas le cas, proposez à cette personne de l'argent ou une autre solution du type "tu m'aides, je t'aide".

La délégation se compose de plusieurs parties : Délégation = Affectation + Autorité + Confiance.

Peut-être avez-vous eu des pensées telles que : "Si tu veux bien faire le travail, fais-le toi-même" ou "Je suis la seule personne à qui on peut vraiment faire confiance pour le faire" ou "Personne ne travaillera mieux que moi" ou "Je suis indispensable".

En général, il s'agit toutefois d'idées fausses classiques, qui peuvent être exprimées par de courtes définitions :

• "Egomanie" (personne ne peut faire ce travail mieux que moi),

• "Perversité" (il est plus facile de faire le travail moi-même que d'expliquer comment le faire aux autres)

• "Auto-illusion" (je travaille depuis si longtemps et si bien que je ne fais pas d'erreurs),

• "Peur de la sous-estimation" (si quelqu'un fait le travail mieux que moi, je vais avoir l'air mauvais),

• "Simplicité" (je peux faire tout le travail moi-même, je n'ai pas besoin d'aide),

• "Caractère" (travailler avec les autres est trop difficile pour moi).

La délégation ne consiste pas seulement à se décharger sur les autres de tâches urgentes et désagréables ou à rejeter ses obligations. Abandonner vos obligations ne signifie pas que vous abandonnez aussi la responsabilité. La responsabilité peut être déléguée mais ne peut être transférée, car vous en gardez le contrôle.

Pour savoir comment déléguer, prenons la formule appelée 5W1H ou la méthode Kipling. Dans l'un de ses poèmes, "I Keep Six Honest Serving Men...", il énonce 6 questions simples : Quoi, Quand, Pourquoi, Qui, Où et Comment.

La technique 5W1H consiste à extraire de nouvelles informations en répondant à un certain nombre de questions d'approfondissement. Vous devez répondre à toutes les questions avant la délégation. Il s'agit de : Qu'est-ce qui doit être fait ? Pourquoi cette tâche est-elle importante ? Où doit-elle être effectuée ? Quand cette tâche doit-elle être terminée ? Qui est responsable du résultat ? Comment faire ?

Pour savoir comment déléguer, prenons la formule appelée 5W1H ou la méthode Kipling. Dans l'un de ses poèmes, "I Keep Six Honest Serving Men...", il énonce 6 questions simples : Quoi, Quand, Pourquoi, Qui, Où et Comment.

Pour simplifier, vous devez répondre à trois grandes questions avant de déléguer :

1. Quel est le but de cette tâche ? Le plus important, c'est que vous, en tant que leader, devez clairement définir un objectif et fixer un résultat final spécifique.

2. Discutez de la tâche avec le salarié et découvrez son attitude à son égard. Laissez-le dire comment il voit le rôle de l'exécutant de cette tâche et la manière de la résoudre. D'après mon expérience, je peux dire que la délégation de pouvoir sera plus efficace s'il s'agit d'un partenariat plutôt que d'une relation patron-subordonné.

3. Pourquoi vous ou la personne de confiance devrait-elle le faire ? Tous les employés ne peuvent pas accomplir la tâche comme vous le souhaiteriez. C'est pourquoi je conseille d'accorder une attention particulière à la sélection de la personne à qui vous allez déléguer. Pour commencer, vous devez tenir compte de son niveau de qualification et de son expérience. Faites attention à la charge de travail de l'employé. N'oubliez pas que les tâches excessives diminuent inévitablement la qualité du travail. Et enfin, tenez compte des qualités personnelles de l'employé. Car seul l'employé qui veut faire la tâche la fait bien. La tâche ne doit pas stresser l'employé, sinon le problème ne sera pas résolu efficacement.

4. Comment puis-je résoudre le problème ? Indiquez le degré de liberté de l'employé dans ses actions. Par exemple, il s'agira d'un respect des exigences strictes de la liste, ou d'une liberté suffisante dans les actions et les décisions de l'employé, ou d'une liberté totale, l'essentiel étant que le résultat corresponde à vos attentes et exigences.

Vous devez également vous rappeler que vous devez donner à l'employé autant d'autorité que nécessaire pour accomplir la tâche. Si vous lui en donnez trop, il risque d'en abuser, et si vous lui en donnez trop peu, il risque de ne pas atteindre son objectif.

Ainsi, la délégation peut être réalisée à l'aide d'une formule simple. N'oubliez pas que le fondement de toute entreprise prospère est la délégation adéquate de l'autorité. Vous pouvez être un génie et un bourreau de travail infatigable, mais si vous ne confiez pas de tâches à vos subordonnés, vous pouvez perdre tout ce sur quoi vous avez travaillé si dur. En déléguant, vous gagnez du temps.