Comment CleverControl a permis d'accroître la productivité d'une entreprise technologique

Comment CleverControl a permis d'accroître la productivité d'une entreprise technologique

Le vol de temps, le manque de responsabilité, les modèles de travail inefficaces et la compensation des collègues les plus paresseux ne sont que quelques-uns des problèmes de productivité qui affligent les espaces de travail modernes. Mais que se passerait-il si vous pouviez obtenir des informations en temps réel sur l'activité des employés, identifier ou même prévenir ces problèmes à temps, et stimuler la productivité de votre équipe ? Dans cette étude de cas CleverControl, nous allons voir comment une entreprise technologique a relevé ces défis et augmenté sa productivité grâce à un logiciel de surveillance des employés.

Le défi

Notre client est une société de développement de logiciels de taille moyenne en pleine croissance, qui compte 47 employés. L'entreprise est spécialisée dans la création de solutions logicielles personnalisées, y compris des applications mobiles, des plateformes internes d'entreprise et des systèmes CRM pour les petites et moyennes entreprises. L'entreprise a commencé comme une petite startup et s'est appuyée sur la visibilité directe comme principale méthode de gestion des présences et des performances au début. Au fur et à mesure que le personnel augmentait, le chef de l'organisation ne pouvait plus contrôler directement tous les employés et tous les processus.

L'entreprise était confrontée à des problèmes de suivi du temps de travail, de mesure de la productivité et de visibilité des projets. Les méthodes traditionnelles de suivi du temps de travail n'étaient pas fiables. Les employés oubliaient souvent de remplir les feuilles de temps à temps et, par conséquent, fournissaient des données inexactes et approximatives. En outre, le responsable a même découvert plusieurs cas de vol de temps.

L'observation des processus de travail par le biais de la supervision et des réunions régulières d'équipe et individuelles prenait beaucoup de temps, était subjective et imprécise. Ce manque de données fiables a entravé l'estimation précise des projets et a rendu difficile l'identification des tâches chronophages.

L'équipe n'a pas respecté les délais : environ 15 % des projets ont dépassé les délais initialement prévus, ce qui a mécontenté les clients et nui à la réputation de l'entreprise. Il était difficile d'identifier les véritables raisons de ces échecs : mauvaise gestion, processus inefficaces ou improductivité personnelle. Chaque employé a donné un point de vue différent sur le problème.

En outre, le directeur n'avait aucun moyen de contrôler directement les 12 membres de l'équipe à distance et ne pouvait pas se fier uniquement à leurs rapports. Il souhaitait une meilleure visibilité en temps réel afin d'identifier les problèmes sur place et de fournir un retour d'information en temps utile.

Enfin, le responsable a cherché un moyen de passer moins de temps à contrôler la productivité et d'obtenir des résultats plus objectifs.

La solution

Pour relever ces défis, l'entreprise a décidé d'essayer un logiciel de suivi des employés et a choisi CleverControl. CleverControl a automatiquement suivi le début et la fin de la journée de travail, ce qui a permis à l'entreprise d'éliminer complètement les feuilles de temps. Les rapports de suivi incluaient également les périodes actives et inactives de la journée, ce qui permettait de repérer les fainéants habituels.

La fonction Live Viewing de CleverControl a permis au chef d'entreprise d'avoir la visibilité en temps réel souhaitée. Il a pu voir l'écran de n'importe quel employé et connaître l'état d'avancement du travail au cours de la journée.

Les rapports d'activité détaillés et les statistiques sur les applications et les sites les plus utilisés ont permis d'analyser le temps réellement consacré par les employés à leurs tâches professionnelles et de déterminer ce qui pourrait être amélioré.

Le résultat

Les premiers résultats du suivi n'étaient pas surprenants : la plupart des membres de l'équipe affichaient des niveaux élevés de productivité et d'engagement. L'augmentation de la productivité a été provoquée par le suivi lui-même. Sachant que toutes leurs actions sont suivies, les employés étaient moins susceptibles de consacrer du temps à des activités improductives ou non liées au travail.

Au fur et à mesure que les employés s'habituaient au contrôle, ils reprenaient progressivement leurs habitudes de travail. Le suivi de ces habitudes a donné des résultats beaucoup plus intéressants. Ainsi, avec CleverControl, le responsable a révélé plusieurs inefficacités, par exemple :

  • L'un des développeurs de logiciels passait des heures à documenter méticuleusement chaque tâche mineure et à créer des rapports excessifs. Bien que la documentation soit vitale dans le développement de logiciels, l'employé se microgestionnait au point d'entraver les progrès réels.

  • L'un des responsables programmait de nombreuses réunions pour chaque problème mineur. Alors que son objectif était de tenir l'équipe informée, la plupart de ces réunions fréquentes étaient improductives, prenaient du temps et gâchaient le flux de travail de la journée pour les autres membres de l'équipe. Les rapports ont montré une augmentation de 15 % du temps inactif, de la navigation personnelle et des activités moins productives les jours où les membres de l'équipe devaient assister à plusieurs réunions de ce type.

Le suivi a également aidé l'entreprise à découvrir les causes de l'improductivité habituelle de certains employés :

  • L'une des informaticiennes était considérée comme une fainéante habituelle jusqu'à ce que le responsable analyse son rapport d'activité. Il s'est avéré que l'employée passait une grande partie de sa journée de travail à aider ses collègues ou à accomplir des tâches qu'ils lui déléguaient. Naturellement, elle ne respectait pas les délais et ne pouvait pas se concentrer sur ses responsabilités directes.

  • L'AI Scoring de CleverControl a détecté quelques employés distants qui n'avaient qu'une activité professionnelle minime et passaient beaucoup de temps à naviguer sur des sites personnels.

  • Le responsable des relations publiques s'est avéré être un véritable "papillon social". Il utilisait les messageries pendant près de 40 % de sa journée de travail. Il interrompait fréquemment le travail de ses collègues par des conversations ou des messages longs et hors de propos, ce qui les empêchait de se concentrer et de mener à bien leurs tâches.

L'identification de ces inefficacités et d'autres encore a permis à l'entreprise de les éliminer et d'accroître sa productivité. Grâce à un suivi précis du temps et à une surveillance en temps réel, les responsables ont pu évaluer les délais des projets avec plus de précision, ce qui a permis d'augmenter le nombre de projets et de tâches livrés à temps. En outre, ils ont pu réaffecter certaines ressources et certains employés, en veillant à ce que les bonnes personnes travaillent sur les bonnes tâches au bon moment.

L'entreprise a décidé de tirer parti de la fonction d'autosurveillance. Les employés ont pu accéder à leurs rapports d'activité et les analyser, ce qui les a responsabilisés et a augmenté leur engagement de 7 %.

Grâce à ce suivi, la livraison du projet dans les délais impartis a atteint 96 % au cours des six premiers mois de la mise en œuvre. La direction a réduit le nombre de réunions inutiles, se limitant à des contrôles hebdomadaires et mensuels.

D'une manière générale, l'entreprise a vu sa productivité augmenter de 11 % au cours des six mois qui ont suivi la mise en œuvre.

Conclusion

Le suivi des employés a aidé l'entreprise à transformer son approche de la gestion du travail. "Avant CleverControl, nous volions à l'aveuglette", déclare le chef d'entreprise, "nous nous fions beaucoup à notre intuition et à des évaluations subjectives. Grâce aux rapports de suivi et aux statistiques d'activité, nous avons désormais une vision plus claire et pouvons prendre des décisions en connaissance de cause."

Cette étude de cas de CleverControl montre que le logiciel a aidé l'entreprise à améliorer ses processus de travail et à promouvoir une culture de la transparence et de la responsabilité.

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