Améliorer les processus de travail dans une équipe en expansion

Nous nous entretenons aujourd'hui avec Daniel, l'un des principaux responsables d'une agence immobilière aux États-Unis. Son agence cherchait à mettre en place un système de suivi des employés pour évaluer le travail de son personnel croissant. "Nous n'avons pas constaté de graves problèmes de discipline ou de productivité lorsque nous avions une petite équipe", explique Daniel, l'un des responsables. "Mais au fur et à mesure que notre équipe grandissait, il devenait de plus en plus difficile de s'assurer de l'implication de chaque employé. Nous étions à la recherche d'un outil efficace pour prévenir d'éventuels problèmes de discipline à l'avenir."

L'entreprise a choisi un plan de trois mois pour tester comment il s'intégrerait dans son environnement de travail. Au début, le système de surveillance a suscité des inquiétudes parmi les employés, mais le responsable leur a présenté l'essentiel. "Nous avons expliqué que CleverControl était là pour améliorer le climat au bureau, pas pour espionner ou créer des tensions inutiles", explique Daniel. "Par exemple, cela leur éviterait des tâches ennuyeuses comme le pointage et le suivi de leur temps de travail." La surveillance a également permis de répartir équitablement la charge de travail. Certains des employés les plus expérimentés étaient mécontents de devoir faire du travail pour leurs nouveaux collègues qui n'étaient pas assez expérimentés. En analysant les journaux des chats de travail recueillis par CleverControl, la direction a trouvé les principaux goulots d'étranglement auxquels les nouveaux employés étaient confrontés. Cela lui a permis d'ajuster le programme d'introduction des nouveaux employés pour résoudre ces goulots d'étranglement avant qu'ils n'apparaissent.

Cependant, la tâche la plus difficile était de surveiller les agents en dehors du bureau, par exemple lorsqu'ils faisaient visiter des appartements aux clients. Bien que CleverControl n'offre pas encore beaucoup de fonctionnalités pour la surveillance des agents sur le terrain, certaines des options existantes, comme la géolocalisation sur les ordinateurs MacOS, se sont avérées utiles. Grâce à elle, le responsable a appris que l'un des agents avait l'habitude de passer une heure et demie dans un café à surfer sur Internet après avoir rencontré le client. L'agent disait toujours au directeur qu'il avait passé tout ce temps à montrer la maison aux clients.

Trois mois d'utilisation de CleverControl nous ont montré certains domaines susceptibles d'être améliorés", déclare Daniel. "Nous allons prolonger notre licence et voir comment ces améliorations fonctionnent.

• Suivi de l'activité des utilisateurs

  Cette fonction permet de suivre automatiquement le début et la fin du temps de travail et du temps actif. Elle évite aux employés de pointer à l'entrée et à la sortie et de suivre manuellement les heures de travail.
• Surveillance de la GI

  Les chats de travail peuvent constituer une source précieuse d'informations sur le déroulement du travail au bureau, et notamment sur les difficultés rencontrées par les employés.
• Géolocalisation

  Le responsable peut voir l'emplacement du dispositif sur le tableau de bord de surveillance et s'assurer que le travailleur sur le terrain reste sur la bonne voie.