6 façons d'améliorer la productivité sur le lieu de travail grâce à un logiciel de surveillance

La productivité des employés est un facteur clé de la réussite de toute organisation. Des employés engagés, concentrés et efficaces contribuent de manière significative à la croissance et à la rentabilité de l'entreprise. Recherche par Gallup révèle que les employés engagés affichent une rentabilité supérieure de 23 %, une productivité des ventes supérieure de 18 % et une fidélité de la clientèle supérieure de 10 %. Cependant, seuls 23 % des employés dans le monde peuvent être qualifiés d'"engagés"

Les entreprises sont constamment à la recherche de moyens efficaces pour accroître la productivité et l'engagement de leurs employés, qu'il s'agisse de créer des incitations ou de mettre en place des logiciels de suivi. Cet article explore les différentes façons d'utiliser les programmes de suivi pour stimuler la productivité.

Les logiciels de surveillance des employés sont l'une des méthodes les plus utilisées pour contrôler la productivité, et ils ont gagné en popularité pendant la pandémie de COVID-19. Malgré sa popularité, son efficacité et son éthique font l'objet de nombreux débats. Les critiques affirment que la surveillance constante crée un sentiment de méfiance et de ressentiment à l'égard de l'employeur. En outre, elle augmente le niveau de stress des employés et diminue la satisfaction générale au travail. Toutefois, il est important de comprendre que les effets négatifs résultent d'une mise en œuvre incorrecte du logiciel de surveillance.

Un suivi oppressant des pas de chaque employé ou des réprimandes pour une minute supplémentaire dans les toilettes provoqueront de l'anxiété et inciteront le travailleur à envisager de changer d'emploi.

Au contraire, lorsque le suivi est utilisé de manière éthique et transparente pour optimiser les processus de travail et aider le personnel, il stimule la productivité et contribue à une atmosphère de travail positive. Consultez cet article pour en savoir plus sur l'éthique numérique dans le suivi des employés.

Le logiciel de suivi peut devenir un élément puissant du système permettant d'accroître la productivité du lieu de travail à bien des égards. Voici comment il peut contribuer à rendre votre équipe plus efficace.

Le suivi des présences est un processus fastidieux pour les managers comme pour les employés. Remplir et examiner d'interminables feuilles de temps papier et calculer les heures supplémentaires, les congés de maladie et les vacances prend un temps précieux et est sujet à des erreurs humaines.

La numérisation des relevés de présence accélère le processus et élimine le besoin de feuilles de temps sur papier, ce qui améliore l'efficacité et réduit l'impact sur l'environnement. Les employés peuvent facilement pointer leur arrivée et leur départ à l'aide de leur ordinateur ou de leur appareil mobile. Dans certains cas, ils n'ont même pas besoin de le faire manuellement - des logiciels de suivi comme CleverControl enregistrent automatiquement le début et la fin de l'activité professionnelle. Certains systèmes permettent aux employés de soumettre des demandes de congé en ligne, et les responsables peuvent les examiner et les approuver rapidement.

Les programmes de contrôle calculent les heures de travail de chaque employé, enregistrent les retards ou les départs anticipés et notent automatiquement les absences. Les responsables peuvent accéder à ces rapports sur la présence des employés, y compris les heures travaillées, les heures supplémentaires et les soldes de congés, et même obtenir le calcul de la paie.

En outre, le logiciel de surveillance des employés permet de détecter les fraudes horaires, qui consistent à inscrire des heures irrégulières sur les feuilles de temps. Le système indique s'il y a une activité réelle sur l'ordinateur de l'employé lorsqu'il prétend travailler.

Par conséquent, les programmes de suivi permettent d'économiser du temps et des efforts sur les rapports de présence et le calcul des salaires, libérant ainsi un temps précieux pour des tâches importantes pour les managers et les employés.

Parfois, il suffit d'installer un logiciel de suivi pour accroître la productivité. Lorsque les employés savent qu'ils sont suivis, ils ont tendance à autoréguler leurs performances : ils deviennent plus responsables et moins enclins à enfreindre les règles de travail.

Nous avons parlé à Mark, propriétaire d'un magasin d'articles de sport en ligne, de son expérience avec CleverControl. Pendant la pandémie, son personnel s'est tourné vers le travail à distance, et il avait donc besoin d'un outil pour s'assurer que les employés restaient aussi efficaces qu'ils l'étaient au bureau. "Honnêtement, je vérifie rarement les rapports de surveillance, peut-être une ou deux fois par mois", déclare Mark. "Mon équipe sait qu'elle est surveillée, ce qui l'incite à rester productive. Lorsque je consulte le tableau de bord, je regarde principalement les flux en direct des écrans d'ordinateurs pour voir si les employés sont concentrés sur leur travail."

Les rapports en temps réel sont une fonctionnalité puissante qui peut améliorer les flux de travail. Le fait de voir en temps réel ce que fait votre équipe, de repérer les inefficacités et de fournir un retour d'information en temps voulu rendra les processus de travail plus efficaces, ce qui stimulera la productivité.

Les logiciels de surveillance des employés fournissent des informations précieuses sur les habitudes et les schémas de travail des employés, ce qui permet de mettre en évidence les inefficacités et d'améliorer la productivité.

Tout d'abord, le programme suit les niveaux d'activité tout au long de la journée, révélant les heures où les performances sont les plus élevées. Connaissant leurs heures les plus productives, les employés peuvent programmer des réunions ou des tâches qui requièrent le plus d'attention pendant ces périodes. D'autre part, les périodes d'inactivité peuvent révéler des distractions potentielles, ce qui permet aux responsables de prendre les mesures nécessaires.

Certaines solutions de suivi intègrent une fonctionnalité de gestion des tâches. Grâce à elle, les responsables peuvent suivre le temps que les employés consacrent aux différentes tâches et repérer les tâches qui prennent systématiquement plus de temps que prévu. Ces informations leur permettront d'évaluer les priorités des tâches, d'identifier les domaines dans lesquels la gestion du temps pourrait être améliorée et de fournir un soutien ciblé.

Enfin, le logiciel de suivi des employés est une source précieuse d'informations sur l'activité professionnelle des employés à distance. Contrôler les travailleurs à distance est une tâche difficile pour de nombreux responsables qui ne savent pas comment s'y prendre correctement. Les outils de suivi résolvent ce problème : ils fournissent des rapports détaillés sur l'activité de chaque employé sans qu'il soit nécessaire de procéder à des vérifications constantes. En analysant les schémas de travail à distance, les responsables peuvent identifier les problèmes potentiels, tels que les difficultés techniques ou le manque de communication, et y remédier en conséquence.

Les logiciels de suivi recueillent des données objectives sur les performances des employés, telles que le temps passé sur les tâches, les niveaux de performance, les distractions et le respect des délais. Ces données peuvent être utilisées pour fournir un retour d'information personnel, spécifique et exploitable.

En s'appuyant sur des données plutôt que sur des impressions subjectives, les managers peuvent réduire les biais dans leurs évaluations des performances, ce qui permet d'obtenir un retour d'information plus juste et plus précis. En outre, ils peuvent proposer des plans de développement personnalisés qui répondent à des besoins spécifiques et aident les employés à atteindre leur plein potentiel.

Le retour d'information ne doit pas se limiter à déceler les inefficacités d'un employé - la direction doit également reconnaître ses réalisations. Il existe un lien évident entre la reconnaissance et la productivité. Les employés de 37% des salariés admettent qu'ils seraient davantage encouragés à améliorer leurs performances s'ils recevaient plus de reconnaissance. Les logiciels de suivi des employés permettent de repérer les employés les plus performants et de reconnaître leurs réalisations, ce qui stimule leur motivation à progresser.

Les distractions au travail ne sont pas rares, mais se laisser aller à faire défiler les médias sociaux ou à faire du shopping en ligne ne contribue pas à la productivité ou au développement professionnel.

Grâce aux programmes de surveillance, les responsables et les employés peuvent suivre le temps passé sur différentes applications et sites web et identifier les plus gros gaspilleurs de temps. Les programmes de surveillance peuvent également être configurés pour bloquer des sites web ou des applications spécifiques, ce qui empêche les employés de se laisser distraire et favorise un environnement de travail plus concentré et plus productif.

L'épuisement professionnel est devenu une tendance courante et inquiétante, et la situation ne cesse de s'aggraver. L'enquête Santé mentale des employés de la SHRM 2024 a révélé que 44 % des employés sont victimes d'épuisement professionnel et que 45 % d'entre eux se sentent émotionnellement épuisés au travail. L'épuisement professionnel a des effets physiques et émotionnels profonds sur les employés, notamment une baisse des performances.

La bonne nouvelle, c'est qu'il est possible de le détecter rapidement à l'aide d'un logiciel de surveillance. Il permet de détecter les employés qui font régulièrement des heures supplémentaires ou qui commencent leur journée de travail très tôt, ce qui peut être un signe de surmenage et d'épuisement professionnel. Des pauses rares et courtes peuvent indiquer que les employés négligent de prendre soin d'eux-mêmes et se surmènent.

Un autre signe d'épuisement professionnel peut être une longue période d'inactivité et une baisse de la productivité, qui se traduit par une diminution du nombre de tâches accomplies ou une baisse de la qualité du travail.

Les programmes de suivi permettent de détecter rapidement les déviations dans les habitudes de travail des employés. En analysant les rapports de suivi, les responsables peuvent identifier les employés présentant un risque d'épuisement professionnel et prendre des mesures proactives pour résoudre le problème, par exemple en apportant un soutien supplémentaire, en ajustant la charge de travail ou en offrant des possibilités de vacances.

Malgré la controverse qui entoure les logiciels de surveillance des employés, ils peuvent devenir un outil puissant pour stimuler la productivité sur le lieu de travail. Il rend la routine de gestion - suivi des présences, analyse des habitudes de travail, feedback personnalisé et blocage des distractions - plus facile, plus efficace et plus personnalisée. Il permet de gagner un temps précieux et contribue à créer un environnement de travail plus efficace et plus productif. Toutefois, il est essentiel de trouver un équilibre entre la surveillance et la confiance, en veillant à ce que la technologie soit utilisée pour soutenir les employés et non pour les surveiller.