Les 5 principales erreurs commises par les entreprises dans la surveillance des employés à distance

L'utilisation excessive de techniques de surveillance invasives est l'une des erreurs les plus graves que peuvent commettre les responsables. Il est naturellement tentant pour une entreprise de savoir exactement ce que les employés font au travail, à la minute près, quelles applications ils utilisent, quels messages ils tapent lors d'une discussion informelle avec un collègue, ou même d'accéder à leur webcam et de voir ce qu'ils font. Les dirigeants justifient ces mesures par des préoccupations de productivité ou de sécurité, mais dans de nombreux cas, cette surveillance peut se retourner contre eux de manière spectaculaire. Il n'est pas surprenant que les employés considèrent une surveillance aussi poussée comme un manque de confiance et une violation grossière de la vie privée. 39% des salariés admettent que la surveillance nuit à leurs relations avec l'employeur, et 43 % considèrent qu'elle est à l'origine de la baisse du moral de l'entreprise. Une surveillance excessive exerce une pression psychologique inutile sur les employés, engendre du ressentiment, crée une culture de la suspicion et de la microgestion, et peut conduire à une augmentation du taux de rotation du personnel.

Une approche plus efficace consiste à limiter la surveillance aux données strictement nécessaires à l'évaluation de la productivité et au maintien de la sécurité. En outre, il est essentiel de faire preuve d'ouverture et de transparence avec les employés en ce qui concerne les politiques de surveillance.

Cette erreur découle de la précédente. Au lieu d'évaluer la production et les résultats de l'employé, le manager peut se concentrer uniquement sur le suivi et la quantification de son activité quotidienne : le nombre de courriels envoyés, le temps passé sur des applications et des sites particuliers, ou même la fréquence des clics de souris. Il va sans dire que de telles mesures ne donnent qu'un aperçu superficiel du travail de l'employé et ne reflètent pas sa productivité ou sa valeur pour l'organisation. Un employé peut sembler "actif" sur son ordinateur pendant des heures sans pour autant effectuer un travail significatif. En revanche, un autre peut obtenir des résultats significatifs sur une période plus courte grâce à un travail ciblé, qu'il interrompt en regardant des vidéos de chats amusantes ou en parcourant des mèmes pour se détendre. Le suivi de l'activité ne tient pas compte des styles de travail individuels et peut inciter les employés à donner l'impression d'être occupés plutôt qu'à fournir des résultats de qualité.

Une approche efficace de la gestion des employés à distance consiste à fixer des objectifs clairs et mesurables et à se concentrer sur des résultats tangibles et sur la qualité des produits livrés plutôt que sur des registres d'activité méticuleux. Lorsque vous faites confiance à vos employés pour gérer leur temps et vous concentrer sur les résultats, ils travailleront d'une manière qui correspond à leurs points forts et qui, en fin de compte, profitera à l'entreprise.

La transparence et la communication sont les pierres angulaires de tout type de surveillance des employés, en particulier dans les conditions de travail à distance. Malheureusement, de nombreuses entreprises décident de ne pas informer leurs employés sur la surveillance. Celles qui le font ne fournissent pas de politiques de surveillance claires dans la grande majorité des cas - seul un tiers (32 %) des employés interrogés par Forbes Advisor ont reçu des lignes directrices ou des politiques concernant la surveillance.

Une telle négligence peut non seulement porter atteinte au moral des employés, mais aussi entraîner des amendes élevées pour non-respect des lois et réglementations en matière de protection de la vie privée.

Les entreprises devraient communiquer leurs politiques de surveillance, y compris les raisons de la surveillance, l'étendue des données collectées, qui peut accéder aux journaux et combien de temps ils sont stockés. Grâce à des mises à jour régulières et à des possibilités de dialogue sur les pratiques de surveillance, les employés se sentiront informés et respectés et seront moins réticents à la surveillance.

L'erreur suivante en matière de suivi est la tendance à appliquer une approche unique à tous les employés à distance, indépendamment de leur rôle, de leur niveau d'expérience ou de leurs antécédents. Une telle approche ne tient pas compte de la diversité des équipes à distance et des niveaux de confiance établis avec chaque employé. Surveiller un spécialiste chevronné et très performant avec la même attention qu'un nouvel employé donnera à ce dernier un sentiment de méfiance et d'étouffement. Les employés fiables qui s'épanouissent dans l'indépendance seront particulièrement démotivés par l'approche unique.

Au contraire, l'adaptation des approches de suivi aux besoins spécifiques de l'équipe, aux niveaux de confiance et aux responsabilités individuelles sera plus bénéfique pour la gestion d'une équipe à distance. Reconnaître que des rôles différents peuvent nécessiter des niveaux de surveillance différents, apporter un soutien aux nouvelles recrues et accorder une liberté relative aux employés chevronnés constituera un système de surveillance plus efficace et moins démoralisant.

La diminution du bien-être des employés causée par un suivi agressif est peut-être l'une des erreurs les plus négligées en matière de suivi. Même si les responsables remarquent une augmentation du niveau de stress, de l'anxiété et de l'épuisement professionnel, ils établissent rarement un lien avec leurs méthodes de suivi. Par ailleurs, la surveillance constante peut pousser les employés à paraître occupés, à ignorer les pauses dont ils ont tant besoin et à entraver leur capacité à se concentrer et à travailler efficacement. Les entreprises qui privilégient la surveillance constante au détriment du bien-être des employés créent un environnement de travail toxique qui conduit à l'isolement, à la baisse de la productivité, à la diminution de l'engagement et à l'augmentation des taux d'absentéisme et de rotation du personnel.

Un environnement de travail favorable et confiant est essentiel pour une réussite à long terme, en particulier dans les équipes à distance. En plus de politiques de contrôle claires et d'une focalisation sur les résultats, les organisations devraient encourager une communication ouverte sur la charge de travail et le stress et envisager de mettre en œuvre des initiatives de bien-être spécialement conçues pour les employés à distance.

La gestion des employés à distance est une tâche difficile, et le suivi des employés peut soit mettre de l'huile dans les rouages, soit apporter plus de problèmes, selon la manière dont il est mis en œuvre. Une surveillance envahissante, la priorité donnée à l'activité plutôt qu'aux résultats, le manque de transparence, la même approche pour tous les employés et le fait de négliger le bien-être des employés sont des erreurs critiques en matière de surveillance. Les commettre revient à saper la confiance et la productivité de vos employés et à créer un environnement stressant et étouffant, qui ne laisse aucune place à la motivation et à la créativité. Les organisations devraient réévaluer leur approche et mettre en œuvre le contrôle de manière éthique et transparente, en se concentrant sur les résultats. Vous voulez savoir comment faire ? Consultez notre guide sur le contrôle des employés à distance. Adopter une approche équilibrée et éthique de la gestion des employés à distance n'est pas seulement une question de bonnes pratiques ; c'est essentiel pour créer une main-d'œuvre à distance prospère et durable à long terme.