4 façons de surveiller vos employés de manière légale et efficace

Le suivi de vos employés présente certainement plusieurs avantages s'il est effectué correctement. Il peut vous aider à vous assurer que les employés ne se relâchent pas, à les rendre plus productifs et à identifier les domaines dans lesquels les employés gaspillent le temps ou les ressources de l'entreprise pour des questions privées. Dans cet article, nous allons examiner en détail 4 façons de surveiller vos employés de manière légale et efficace. Mais avant de le faire, il y a certaines choses à comprendre sur la légalité de la surveillance. Cela vous permettra de décider de la meilleure méthode pour surveiller vos employés.

La légalité de la surveillance de vos employés dépend entièrement du pays dans lequel vous et vos employés vous trouvez. Si vous êtes situé aux États-Unis, il y a de fortes chances que vous puissiez surveiller les activités de vos employés sur leurs appareils de travail afin de contrôler leur efficacité. Selon l'État dans lequel vous vous trouvez, vous pouvez ou non être légalement tenu d'informer vos employés du fait que vous les avez surveillés. Il s'agit d'un point que vous devrez vérifier dans le cadre des lois de votre État, car il ne s'agit pas d'une obligation fédérale. Voici une liste des différents types de méthodes de communication, d'activités et d'appareils que les employeurs sont légalement en mesure de surveiller aux États-Unis.

1. Ordinateurs de l'entreprise

   Les moniteurs d'entreprise qui restent la propriété de l'entreprise peuvent être entièrement surveillés. Cela inclut la surveillance de leur utilisation, des documents et fichiers stockés, de l'utilisation du web, de l'historique et du nombre de frappes, de clics, du temps d'activité et d'inactivité. Le fait que l'appareil se trouve ou non dans les locaux de l'entreprise n'a aucune incidence sur la mesure dans laquelle un employeur est en mesure de le surveiller légalement. Normalement, les écrans de travail et les ordinateurs sont les appareils qui peuvent fournir le plus d'informations sur l'efficacité d'un employé, c'est pourquoi de nombreuses entreprises ont tendance à ajouter des traceurs à ces appareils, mais pas aux autres.

2. Médias sociaux

   La surveillance des médias sociaux est légale aux États-Unis car elle peut aider les employeurs à s'assurer que leur employé ne passe pas son temps à s'adonner à d'autres activités en dehors du travail pendant les heures de travail. La surveillance de l'utilisation des médias sociaux peut se faire de plusieurs manières différentes. La plus évidente consiste à établir une restriction d'accès à certains sites web sur les ordinateurs de l'entreprise. Il s'agit à la fois d'un acte de surveillance et de prévention, mais ce n'est pas le seul moyen de contrôler ce type d'activité. Les employeurs peuvent également vérifier si leur employé est en ligne et poste des messages pendant les heures de travail. Si tel est le cas, ils peuvent surveiller ces activités et informer leurs employés de leurs conclusions. Le contenu des comptes de médias sociaux peut également être contrôlé. Cela peut être particulièrement vrai dans les secteurs où les employés sont le visage de l'entreprise. Dans ce cas, la plupart des entreprises vérifient s'il n'y a rien d'offensant ou d'inapproprié sur les pages des employés et des candidats potentiels au cours du processus d'embauche.

3. Surveillance des e-mails

   Avec les e-mails, les capacités de surveillance d'une entreprise peuvent être limitées. En général, les entreprises peuvent surveiller toutes les communications qui passent par leur système. Cependant, dans certains États, le contrôle des courriels des employés est soumis à une obligation de consentement. Il s'agit d'un point à noter, car cela pourrait causer des problèmes si certains courriels sont surveillés sans que l'employé en soit informé.

   Il convient également de noter que les courriels privés qui ne passent pas par le serveur professionnel, mais qui sont hébergés à l'extérieur, ne sont généralement pas soumis à une surveillance. Il s'agit en effet de communications totalement privées qui ont souvent lieu en dehors du lieu de travail.

4. Téléphones et conversations téléphoniques

   C'est là que la surveillance peut devenir un peu plus compliquée. En général, lorsqu'un employé utilise un téléphone appartenant à l'entreprise, les employeurs sont en mesure de surveiller ses communications professionnelles. Cependant, pour que ces conversations puissent être enregistrées, il faut vérifier les lois de chaque État, car dans de nombreux États, le consentement des deux parties est nécessaire. Cela signifie essentiellement que la personne à l'autre bout de l'appel doit également accepter que l'appel soit enregistré. Selon le secteur d'activité dans lequel vous travaillez, cette demande peut être facile ou non.

5. Dispositifs personnels

   Dans le cas des appareils personnels, des politiques spécifiques doivent être appliquées pour que l'opération soit légale. En général, une politique d'utilisation de l'appareil personnel devra être mise en place dans l'entreprise. Cela permettrait d'expliquer pourquoi un employé utilise son appareil personnel à des fins professionnelles et pourrait également permettre à l'employé d'y accéder pour le contrôler. En ce qui concerne les ordinateurs personnels des employés, il peut être nécessaire d'obtenir une ordonnance du tribunal ou de mettre en place une politique de travail très claire permettant à l'entreprise de surveiller l'ordinateur pendant les heures de travail ou, plus couramment, lorsque l'appareil se trouve dans les locaux de l'entreprise. En règle générale, les appareils personnels des employés ne peuvent pas être fouillés sans l'autorisation appropriée.

Cette compréhension des aspects juridiques de la surveillance peut vous aider à mieux choisir les pratiques de surveillance qui seront à la fois efficaces et légales dans votre entreprise.

La méthode la plus simple pour contrôler l'activité en ligne de vos employés consiste à utiliser un logiciel spécial. CleverControl est le principal logiciel espion et la solution la plus simple pour améliorer vos processus d'entreprise. Il vous aidera à enquêter sur les actions illégales de vos employés, à prévenir les fuites d'informations, à augmenter la productivité et à détecter les fainéants. CleverControl vous permet de surveiller tous les membres de votre personnel à distance via n'importe quel appareil connecté à Internet. Il suffit de se connecter à votre compte dans un navigateur Web et vous pouvez voir l'activité de tous les employés de n'importe où et à tout moment.

Ce logiciel d'espionnage exceptionnel dispose d'un grand nombre de fonctionnalités supplémentaires, notamment la surveillance en direct et en temps réel, l'activité des sites Web, l'activité des applications, l'enregistrement des frappes, la capture d'écran, les instantanés et les enregistrements sonores micro.

Pour commencer à surveiller vos employés avec CleverControl, vous devez vous inscrire ici https://clevercontrol.com/ , télécharger CleverControl Agent à partir de votre compte, l'installer sur les ordinateurs surveillés et commencer à obtenir des données et à les afficher via un compte Web. Notez qu'avant d'utiliser le programme, vous devez informer correctement tous les utilisateurs de l'appareil sur lequel vous installez ce logiciel qu'ils sont soumis à une surveillance.

Il est utile de suivre et d'enregistrer les interactions et les conversations de votre équipe avec les clients ou les partenaires pour diverses raisons. Imaginez que vous vérifiez les dernières statistiques sur le support client et que vous constatez qu'un employé obtient des scores beaucoup plus élevés que tous les autres. Si vous enregistrez l'interaction des employés avec les clients, vous pouvez écouter les appels téléphoniques de cette personne au cours du mois écoulé et déterminer ce qu'elle fait de bien afin de demander à votre personnel de faire de même. Et si un membre de l'équipe reçoit de très mauvaises critiques, vous pouvez découvrir ce qu'il fait de mal et résoudre le problème.

Il existe de nombreux services et applications qui vous permettront d'enregistrer la conversation téléphonique de vos employés. Il n'est pas interdit d'écouter les conversations de vos employés sur les téléphones appartenant à l'employeur. Toutefois, si vous ne voulez pas enfreindre la loi, vous ne devez le faire que pour contrôler la qualité de leur travail. Par exemple, vous pouvez vous assurer que vos clients bénéficient d'une assistance technique utile ou que vos collègues traitent vos clients avec respect.

Bien qu'il n'existe pas de protection fédérale pour les appels téléphoniques, il existe des lois dans plusieurs États. Par exemple, en Californie, le chef d'entreprise est tenu d'informer les employés que leurs appels téléphoniques sont enregistrés en émettant un signal sonore. Il est évident que cela ne s'applique pas aux conversations téléphoniques non professionnelles. Si vous écoutez un appel téléphonique et que vous vous rendez compte qu'il est personnel, vous devez raccrocher.

Pour obtenir des informations plus détaillées sur l'héritage de l'utilisation d'un logiciel de surveillance des employés dans différents pays, vous pouvez trouver des informations supplémentaires.ici

La localisation du personnel d'une entreprise (que ce soit par voiture, par téléphone portable ou les deux) est devenue très populaire ces derniers temps. Mais la question suivante reste ouverte : comment surveiller la localisation de vos employés sans enfreindre la loi ? Il est permis de surveiller la localisation des employés, que vous utilisiez une application mobile, un système de géofencing ou un dispositif GPS dans la voiture. Quoi qu'il en soit, vous devez suivre quelques recommandations pour rester du côté sûr.

Tout d'abord, fournissez à vos employés l'équipement qui vous permettra de surveiller leur localisation. Les attentes en matière de respect de la vie privée sont toujours moins élevées lorsqu'un employé utilise les biens de l'entreprise plutôt que ses biens personnels. Par conséquent, si vous comptez surveiller l'emplacement d'un employeur à l'aide d'un smartphone, vous devez le payer.

Deuxièmement, informez les employés que vous allez les suivre. Dès que vous obtenez l'autorisation des personnes que vous allez surveiller, ne vous préoccupez pas des questions juridiques : leur approbation prévaut sur les autres préoccupations.

Enfin, ne suivez jamais les activités non professionnelles. Vos employés s'attendent à ce que leur vie privée soit respectée lorsqu'ils ne sont pas au bureau ou ont des jours de congé. Cela signifie que vous ne devez pas surveiller leur localisation lorsqu'ils ne travaillent pas.

Il ne fait aucun doute que cette méthode est légale, mais elle peut vous prendre beaucoup de temps pour contrôler et analyser vous-même la productivité de vos employés. Cependant, si vous voulez tout contrôler, cette méthode est certainement faite pour vous.

Si vous n'avez pas l'habitude de contrôler personnellement l'activité de vos employés, vous pouvez commencer par des contrôles quotidiens. Cette méthode montre à vos employés que vous vous souciez de la productivité et que vous voulez tout savoir en matière de performances. Tout d'abord, vous devriez demander chaque jour à vos collègues : "Qu'avez-vous réalisé aujourd'hui ? Nous rapprochons-nous de la réalisation de notre objectif ? Comment puis-je vous aider ou vous soutenir ?" Grâce à cette méthode, vous pourrez non seulement suivre la productivité de votre employé, mais aussi améliorer son moral en montrant votre soutien à ses collègues.

En outre, vous ne devez pas vous concentrer sur le nombre d'heures travaillées, mais sur les résultats de votre équipe. Il est bien connu que les collègues ont tendance à "tuer le temps" s'ils ont l'impression qu'ils n'ont pas d'autre objectif que d'effectuer un nombre X d'heures par jour. La productivité augmentera si l'équipe est orientée vers un objectif et une motivation élevée plutôt que vers le temps passé. En effet, les membres de l'équipe seront incités à accomplir leurs tâches. Il ne fait aucun doute que tout le monde veut rentrer tôt chez lui une fois le travail terminé. Vous pouvez donc leur permettre de quitter le bureau lorsque le travail de la journée est terminé plutôt que lorsque l'horloge atteint 17 heures.

Il existe de nombreuses opinions sur l'efficacité du contrôle et sur la mesure dans laquelle il peut être une bonne pratique dans votre bureau. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles le contrôle est non seulement efficace, mais aussi incroyablement utile, tant pour l'employeur que pour l'employé.

1. Reconnaissance

   Le suivi des employés signifie que, jour après jour, vous êtes en mesure de connaître exactement les performances de vos employés. Pendant la période des bilans et même avant, le fait d'avoir ces statistiques de suivi à portée de main peut vous permettre de faire en sorte que vos employés se sentent reconnus pour le bon travail qu'ils accomplissent et vous permettra de savoir clairement quels employés méritent vraiment une prime ou un meilleur poste.

2. Fidélisation des employés

   La reconnaissance est l'un des principaux moyens de vous assurer que vos employés ne cherchent pas constamment de nouvelles opportunités ailleurs. En reconnaissant vos employés et en les récompensant pour leurs bonnes performances, vous pouvez commencer à fidéliser votre équipe. Cela peut réellement vous aider à développer votre entreprise sans avoir à vous soucier en permanence de la démission de vos employés.

3. Attentions

   Vos employés, lorsqu'ils savent qu'ils sont surveillés, sont beaucoup plus susceptibles de devenir extrêmement attentifs. Cette attention sera largement due au fait qu'ils savent que toute erreur qu'ils commettent sera vue. Cela ne signifie pas que la surveillance doit être utilisée pour exagérer chaque erreur et punir excessivement vos employés. Au contraire, il doit être considéré comme un élément de votre formation et comme un moyen de renforcer la qualité du travail produit par votre équipe.

4. Résolution des problèmes

   Lorsqu'un problème est détecté grâce au suivi, cela donne à votre équipe l'occasion de travailler ensemble pour le résoudre. En étant capable de résoudre les problèmes dès qu'ils surviennent, vos clients seront incroyablement plus satisfaits du travail que vous produisez, car ils pourront facilement discerner à quel point vous vous souciez de votre travail. Cela créera également une atmosphère plus collective dans laquelle votre équipe aura toujours à cœur de donner le meilleur d'elle-même et cherchera des moyens de collaborer et de corriger les erreurs au lieu d'essayer de les cacher.

5. Sécurité

   Enfin, surtout si vous travaillez avec des données sensibles, la surveillance des employés et de leurs appareils pourrait être la clé pour s'assurer que ces informations ne tombent pas dans de mauvaises mains. La surveillance vous permettra de toujours savoir qui a accès aux informations privées de votre entreprise. Cela sera également important en cas de violation de la sécurité, car cela vous permettra de réagir plus rapidement.

Nombreux sont ceux qui pensent que les employés ne sont généralement pas disposés à ce que leurs performances soient contrôlées. Or, une enquête d'Accenture a montré que c'était exactement le contraire. En fait, 92 % des personnes interrogées ont déclaré qu'elles étaient disposées à ce que leurs données soient collectées, mais uniquement si ces données étaient ensuite utilisées pour améliorer leurs performances ou leur apporter d'autres avantages personnels. Mais est-ce réaliste ?

Eh bien, une enquête de Capterra a montré que c'est le cas. Selon l'enquête, 39 % des employeurs ont déclaré qu'ils pouvaient avoir un meilleur aperçu des opérations quotidiennes, tandis que 38 % ont affirmé que cela aidait leurs employés à ne jamais être sous-payés, et ce ne sont là que quelques-uns des avantages apportés par le suivi. Une plus grande efficacité des équipes, la résolution des problèmes et la reconnaissance des employés ont prouvé que ces systèmes contribuaient à faire des employeurs de meilleurs gestionnaires et donc à accroître la satisfaction de leurs employés. Une autre enquête de Capterra a également montré que si 65 % des employés pensent que le contrôle n'a pas d'incidence sur leur travail, 16 % affirment qu'il les fait travailler davantage. Il s'agit là d'une preuve définitive que le contrôle n'est pas nuisible, mais qu'il ne présente que des avantages, tant pour l'entreprise que pour l'employé.

Comme vous le voyez, vous pouvez suivre vos employés de nombreuses façons différentes, et il existe de nombreux logiciels et applications mobiles de surveillance des employés pour répondre à ces besoins. Les lois actuelles prévoient le droit pour les employeurs de surveiller leurs employés. C'est donc à vous de choisir la méthode à utiliser : logiciel espion, application de surveillance par GPS, enregistreur d'appels ou suivi de votre personnel sans aucun appareil. Nous vous recommandons de faire un essai de CleverControl. Vous pouvez télécharger une version d'essai gratuite et la tester sur un nombre illimité de PC cibles pendant 14 jours.