¿Cómo Monitorear el Uso de Internet con Control de Empleados?

El ámbito digital mejora significativamente nuestra vida cotidiana, gracias al rápido avance de las tecnologías de TI de vanguardia que facilitan la comunicación y la innovación. En el sector empresarial, una de las áreas en evolución es el control de empleados en línea, particularmente en la mejora de la productividad del empleado. Los líderes empresariales a menudo exploran cómo mejorar la eficiencia de su equipo y como resultado, se ha desarrollado software de monitoreo de empleados. Este artículo discutirá los aspectos esenciales de una característica clave de dicho software: el monitoreo del uso de Internet.

El monitoreo y control en línea del uso de Internet de los empleados es una herramienta diseñada para rastrear y registrar las actividades en línea de los empleados durante sus horas de trabajo. Los objetivos principales de esta herramienta son:

• Asegurar la adherencia a las políticas de la empresa
• Aumentar la productividad
• Mitigar amenazas de seguridad

Uno de los aspectos de la seguridad es el monitoreo de las visitas a sitios web, el tiempo gastado en línea y el uso de ancho de banda.

Según un estudio presentado en ScienceDirect, una base de datos líder de investigación académica:

Cita:

“Los empleados pasan aproximadamente 2 horas por día en ciber holgazanería (es decir, usando el internet en el trabajo para fines no laborales), lo que cuesta a las organizaciones casi 85 mil millones de dólares al año.”

Desde 2001, el 80% de las empresas globales han implementado el Monitoreo del uso de Internet de los empleados, una estadística confirmada por la Asociación de Gestión Americana. Esta tendencia ha permanecido estable, con un número ligeramente mayor de empresas adoptando tecnologías de monitoreo para mejorar la productividad. La investigación de Spiceworks indica que el mismo porcentaje de empresas hace cumplir una política de privacidad informando a los empleados que sus actividades en redes y dispositivos corporativos pueden ser monitoreadas.

El uso del monitoreo del Uso de Internet de los empleados se considera apropiado dentro de las horas de trabajo. Mientras las compañías y sus gerencias no infrinjan los derechos legales de los empleados, la utilización de tales herramientas innovadoras se ve como beneficiosa.

Las empresas implementan el monitoreo del uso de Internet por varias razones clave, identificadas de la siguiente manera:

• Productividad: El software de monitoreo reduce significativamente las actividades no relacionadas con el trabajo. Como se mencionó anteriormente, el empleado promedio pasa alrededor de dos horas diarias en ciber holgazanería. El software de monitoreo del uso de Internet permite a los gerentes supervisar el proceso de trabajo y aumentar la productividad general.

• Seguridad: El monitoreo del uso de Internet es crucial para proteger los datos sensibles de la empresa contra posibles amenazas cibernéticas. También impide el acceso a sitios web maliciosos y plagados de malware, protegiendo así a la organización.

• Optimización de Recursos: Al rastrear el uso del ancho de banda, las organizaciones pueden gestionar más eficientemente sus recursos de red. Esto asegura que las operaciones comerciales esenciales reciban el ancho de banda necesario y no se vean obstaculizadas por el tráfico de datos innecesario.

• Gestión de Riesgos: Las herramientas de monitoreo también ayudan a mitigar riesgos al identificar y abordar comportamientos inapropiados o peligrosos en línea. La falta de control de tales comportamientos puede llevar a consecuencias legales o manchar la reputación de la empresa.

El software de control de empleados típicamente opera a través de tres pasos principales:

Primer Paso - Instalación del Agente: Inicialmente, se instala un agente en los dispositivos objetivo, como PCs, portátiles y tabletas. Estos programas funcionan en segundo plano, capturando la actividad en Internet sin interrumpir el uso normal del dispositivo. El agente instalado rastrea:

• Sitios web visitados

• Uso de aplicaciones y duración

• Archivos subidos o descargados

• Pulsaciones de teclado y texto en pantalla

• Capturas de pantalla

Segundo Paso - Recolección y Almacenamiento de Datos: Durante intervalos predefinidos, el software transmite los datos recopilados al almacenamiento basado en la nube seleccionado. Los datos de la herramienta de monitoreo de empleados pueden ser anonimizados o identificables, están cifrados de manera segura y almacenados. Solo el personal autorizado tiene acceso a esta información.

Tercer Paso - Informes y Análisis: Muchas soluciones de monitoreo y control de empleados ofrecen paneles de control en tiempo real que muestran las actividades de los empleados en curso, que pueden incluir usuarios activos, aplicaciones que se están utilizando y niveles de productividad. Estos paneles, junto con registros de actividad detallados, registros de uso de aplicaciones, categorización de sitios web y seguimiento del tiempo, proporcionan una visión completa del comportamiento de los empleados. Las características adicionales pueden incluir monitoreo en tiempo real, alertas, bloqueo de usuarios y herramientas para mejorar la productividad, ofreciendo un marco robusto para fomentar un ambiente de trabajo eficiente.

Existen numerosas herramientas y métodos disponibles para gestionar y monitorear eficazmente el uso de Internet. Las empresas suelen utilizar software de monitoreo de empleados, como CleverControl, que ofrece una gama de productos diseñados para supervisar las actividades de los empleados. Aquí una mirada más cercana a lo que ofrece la industria.

El software de monitoreo remoto se clasifica típicamente en dos funciones principales: monitoreo a través de cuentas web seguras y monitoreo en vivo en tiempo real. Cada uno sirve para propósitos distintos:

Monitoreo Remoto a través de Cuentas Web Seguras proporciona información sobre:

• Cambios en el espacio de trabajo minuto a minuto.

• Priorización de tareas a medida que surgen.

• Discusión y desarrollo de nuevas ideas dentro del equipo.

Monitoreo en vivo en tiempo real permite al personal administrativo acceder al control de empleados a través de:

• Aplicaciones que se están utilizando.

• Sitios web visitados.

• Archivos abiertos o transferidos.

• Mensajes y correos electrónicos enviados o recibidos.

Es importante destacar que los empleados tienen derecho a saber si están siendo monitoreados, de acuerdo con las leyes y regulaciones cambiantes. Según HR DIVE, el 68% de los gerentes cree que el monitoreo mejora el rendimiento, aunque las opiniones varían.

Características adicionales ofrecidas por CleverControl y plataformas similares incluyen:

• Keylogger: Esta característica registra todas las pulsaciones de teclas, permitiendo el monitoreo de textos escritos en aplicaciones y la detección de palabras prohibidas.

• Capturas de Pantalla: Capturas periódicas de la pantalla para observar la actividad en tiempo real.

• Monitoreo de Almacenamiento Extraíble: Rastrea el uso de USBs, discos duros externos y tarjetas SD.

• Monitoreo de Impresión: Supervisa las actividades de impresión para prevenir la reproducción no autorizada de documentos.

Estas características están diseñadas para limitar el uso de Internet exclusivamente a actividades relacionadas con el trabajo.

Herramientas adicionales para el monitoreo incluyen:

• Monitoreo de Video y Audio: Esto podría incluir tecnología de reconocimiento facial, instantáneas, grabaciones de sonido de micrófono y videos de cámara web.

• Control de Redes Sociales: Si se utilizan para fines empresariales, los empleadores también podrían monitorear la actividad en redes sociales.

En general, estas soluciones de software demuestran un esfuerzo concertado por parte de las empresas para maximizar la productividad y reducir los costos significativos asociados con la ciber holgazanería.

Ciertamente, el monitoreo y control de empleados en la actividad en Internet es permisible bajo ciertas condiciones, aunque las leyes y regulaciones pueden variar significativamente según la ubicación. Exploremos la legalidad del monitoreo del uso de Internet de los empleados en diferentes regiones.

En Estados Unidos, el monitoreo de empleados está autorizado bajo la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas de 1986, aunque las leyes específicas de cada estado pueden dictar requisitos adicionales como la divulgación obligatoria a los empleados sobre las prácticas de monitoreo.

En la Unión Europea, países como España, Francia y Alemania regulan el monitoreo de empleados bajo el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) . Esta regulación obliga a los empleadores a informar a los empleados antes de la instalación del software de monitoreo. Cualquier dato recopilado debe ser obtenido legalmente y puede ser monitoreado, grabado y analizado dentro de estos límites.

China también permite el monitoreo del uso de Internet de los empleados, regido por las Regulaciones de 1994 sobre Seguridad y Protección de Sistemas de Información Informática y las Reglas de Administración de 1997 sobre Seguridad y Protección de la Conexión Internacional por Redes de Información Informática. Se requiere que los empleadores notifiquen a los empleados sobre el software de monitoreo que se está utilizando.

Los desafíos en el monitoreo del uso de Internet de los empleados incluyen:

• Preocupaciones de privacidad: Equilibrar la privacidad con las necesidades de monitoreo.

• Cumplimiento legal: Adherirse a las leyes locales e internacionales.

• Moral de los empleados: Impactos potenciales en la confianza y el ánimo.

• Implementación técnica: Configuración y mantenimiento de los sistemas de monitoreo.

• Sobrecarga de datos: Gestión de grandes volúmenes de datos recopilados.

• Costo: Inversión financiera en herramientas de monitoreo.

En entornos de trabajo híbridos o remotos, se pueden emplear las mismas herramientas de monitoreo mencionadas anteriormente, permitiendo el acceso remoto a las computadoras de los empleados.

Sí, muchas empresas monitorean y registran el uso de WiFi para asegurar el cumplimiento legal y de seguridad. El uso personal de WiFi de la empresa generalmente se registra y puede estar sujeto a revisión.

Los empleadores pueden usar herramientas de monitoreo de red para rastrear el uso de ancho de banda. Estas herramientas ayudan a identificar fuentes de alto tráfico y analizar el flujo de datos para optimizar el rendimiento de la red.

Los puntos clave de la discusión incluyen:

• El monitoreo del uso de Internet por parte de los empleadores es en gran parte legal, dependiendo de la jurisdicción.

• A menudo se requiere que los empleadores informen a los empleados sobre la instalación y uso del software de monitoreo.

• Varias herramientas y funcionalidades ayudan a los empleadores a supervisar eficazmente las actividades de los empleados.

• La instalación del software de monitoreo suele ser sencilla y comienza a recopilar datos de inmediato.

• El objetivo principal de dicho monitoreo es minimizar las actividades no relacionadas con el trabajo y aumentar significativamente la productividad de los empleados.