Alles unter Kontrolle: Wie man ein Überwachungsprogramm einführt, ohne ein Team zu verlieren
Im Jahr 2021 führte ExpressVPN eine Studie um die Auswirkungen der Überwachung auf die Fernarbeitskräfte zu verstehen.
About 83% of the employees outlined "ethical concerns" associated with employee monitoring.
56 % der Arbeitnehmer gaben an, dass sie aufgrund der Überwachung durch den Arbeitgeber Stress und Ängste verspüren
Tatsächlich waren 48 % der Beschäftigten bereit, eine Gehaltskürzung hinzunehmen, wenn sie dafür nicht überwacht würden.
Aber warum ein solches Gefühl des Unbehagens? Nun, einige Arbeitnehmer sind durch den Mangel an Privatsphäre in ihrem Arbeitsumfeld verängstigt, und das liegt vor allem an der aufdringlichen Überwachungspolitik einiger Arbeitgeber.
Im Grunde genommen ist die Überwachung der Mitarbeiter äußerst sinnvoll - vor allem, wenn es darum geht, Produktivitätsengpässe zu ermitteln, die Einhaltung von Sicherheitsprotokollen zu gewährleisten und die Gesamtleistung zu verbessern. Das Fehlen eines einheitlichen, robusten Überwachungsprogramms kann jedoch oft schwerwiegende Folgen haben - wie etwa einen Rückgang der Arbeitsmoral.
Der Fall der aufdringlichen Überwachung - Wie sie sich auf Ihr Team auswirkt
Vor einiger Zeit wurde ein deutsches Einzelhandelsunternehmen zur Zahlung einer Geldstrafe von 12,6 Millionen Dollar als Reaktion auf die Verwendung von Videoüberwachungskameras zur Überwachung von Aktivitäten am Arbeitsplatz - ein Verstoß gegen die Datenschutzbestimmungen des Landes und der Europäischen Union. Ebenso wurde ein norwegisches Unternehmen für Computerhardware von den Behörden mit einer Geldstrafe von 24.000 Dollar belegt, weil es persönliche E-Mail-Adressen auf seine Server übertragen hatte.
Kein Wunder also, dass die Mitarbeiter zögern, sich überwachen zu lassen. Tech.co recently interviewed some employees who were subjected to obtrusive monitoring activities. The responses were pretty revealing - with employees saying that they "felt violated." One employee even said, "At one point, I asked if I needed to put in toilet breaks."
Das sagt viel darüber aus, wie schwierig es sein kann, die Überwachung am Arbeitsplatz mit dem Schutz der Privatsphäre in Einklang zu bringen, wenn aufdringliche und penetrante Überwachungspraktiken weit verbreitet sind.
Das Letzte, was Sie tun wollen, ist, das Vertrauen der Mitarbeiter in Ihr Unternehmen zu erschüttern. Das geht auf Kosten der Produktivität und kann sich sogar negativ auf die Mitarbeiterbindung auswirken, ganz zu schweigen von den rechtlichen Bedenken, die sich daraus ergeben würden. Im Jahr 2021 wird die italienische SA gegen eine Gemeinde (Kontrolleur) eine Geldstrafe in Höhe von 80.000 EUR verhängt wegen eines Verstoßes gegen die Datenschutzgesetze gegen die Beschwerde eines Arbeitnehmers über die Erfassung seiner sensiblen Daten.
Um die regulatorischen Rückschläge zu vermeiden, die die Einführung eines aufdringlichen Überwachungsprogramms oft mit sich bringt, ist es von größter Bedeutung, innerhalb Ihres Teams Vertrauen aufzubauen. Um Ihnen zu helfen, den Grundstein für ein effektives Mitarbeiterüberwachungsprogramm zu legen, haben wir einige wichtige Tipps zusammengestellt, die Sie befolgen können.
Wie man ein Überwachungsprogramm einführt, ohne ein Team zu verlieren
In einer unserer jüngsten Umfragen haben wir festgestellt, dass ein zusätzlicher freier Tag Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um mehr als 5 %. In einer weiteren Umfrage konnten wir herausfinden, wie die aktiven und inaktiven Zeiten vor und nach der Weihnachtspause erhöht/verringert. Wie haben wir das gemacht? Durch die Analyse der Online-Überwachungsdaten, die unsere Kunden in diesem Zeitraum gesammelt haben. Und wie hat das geholfen? Wir konnten die proaktiven Maßnahmen aufzeigen, die unsere Kunden ergreifen sollten, damit sich ihre Mitarbeiter besser fühlen und besser arbeiten können.
The point is - data doesn't lie. But to have that data at your disposal, you need to make sure that you have a handle on your employees, your teams, and their work requirements. And that's exactly what an "unobtrusive monitoring program" aims to do. From streamlining workflows to identifying problems and bottlenecks, an unobtrusive monitoring program can optimise processes, prioritise tasks that need attention, increase operational efficiency, augment employee productivity, and bolster the bottom line.
Hier erfahren Sie, wie Sie ein solches Überwachungsprogramm umsetzen können, ohne das Team zu verlieren:
Definieren Sie zunächst die Ziele der Kontrolle
Für die Umsetzung Ihres Überwachungsprogramms ist es unerlässlich, zunächst die Ziele der Kontrolle zu definieren. Dies bedeutet:
Identifizierung der Ziele, die Sie mit Ihrem Überwachungsprogramm erreichen wollen
Festlegung der Zuständigkeiten der einzelnen Teammitglieder
Festlegung von Leitlinien dafür, was akzeptabel ist und was nicht
Ausarbeitung eines Fahrplans für die Funktionsweise des Überwachungsprogramms
By doing this, you will have a clear idea of what your team needs and the corresponding requirements that you need to have in place. The "roadmap," in particular, sets the foundation for further considerations like surveillance limits, data protection standards, consensual control, etc.
Bewerten Sie die Kriterien für die Überwachung
Als nächstes müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Kriterien für die Überwachung bewerten. Dies könnte etwa so aussehen:
Festlegung der Art des zu überwachenden Kanals (z. B. E-Mail, Internet, Telefonanrufe)
Festlegen der Zeiten, zu denen die Überwachungsfunktion aktiv sein soll
Bewertung des erforderlichen Überwachungsniveaus
Bewertung, ob diese Ebene in den Geltungsbereich der Gesetze fällt (mehr dazu später)
Informieren Sie die Mitarbeiter über die mögliche Überwachungsfunktion
Es ist wichtig, die Zustimmung der Mitarbeiter einzuholen und sie über die Überwachungsfunktionen auf dem Laufenden zu halten. Eine informierte Zustimmung ist für ein wirksames Überwachungsprogramm unerlässlich, da sie sicherstellt, dass Sie für das Programm verantwortlich sind und die Grenzen nicht überschreiten. Zu diesem Zweck würde dies in der Tat bedeuten:
Mitteilung an die Mitarbeiter, warum und wie sie überwacht werden
Erläuterung der Ziele der Kontrolle (Auflistung der Ziele, die Sie erreichen wollen)
Aufzeigen der Vorteile/Auswirkungen der Einhaltung/Nichteinhaltung der Leitlinien (z. B. Disziplinarmaßnahmen oder Geldstrafen)
Beantwortung der Fragen und Anliegen Ihrer Mitarbeiter
Hier ist etwas Bemerkenswertes: Die DSGVO legt zwar großen Wert auf die Einholung der freiwilligen Zustimmung der Arbeitnehmer, doch bedeutet dies nicht, dass auf der Grundlage dieser Zustimmung jegliche Überwachung oder Erhebung personenbezogener Daten erfolgen kann. Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise der Installation einer Überwachungskamera zustimmt, bedeutet dies nicht, dass der Arbeitgeber dies tun darf. Was ist, wenn die Videoüberwachung gesetzlich nicht zulässig ist oder nicht in den Zuständigkeitsbereich der örtlichen Gerichtsbarkeit fällt? Dies kann ein heikles Szenario sein, das am besten vermieden werden sollte.
Studieren Sie die relevanten regionalspezifischen Gesetze
Inzwischen haben wir festgestellt, dass Sie unbedingt sicherstellen müssen, dass Sie die Gesetze in Ihrer Region, die die Art der Überwachungsmaßnahmen regeln, die Sie durchführen können, genau kennen.
Wie können diese Gesetze die Richtung für die Überwachungsfunktion vorgeben? Schauen wir uns einige Beispiele an:
In der Europäischen Union (EU) ist die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) stellt sicher, dass Arbeitgeber die Zustimmung zur Erhebung personenbezogener Daten einholen. Die Überwachung der Mitarbeiter ist zulässig, aber das Überwachungsprogramm darf nicht in die persönlichen, sensiblen Informationen der Mitarbeiter eingreifen.
In den USA ist die Gesetz zum Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation von 1986 stellt sicher, dass der Arbeitgeber einen eindeutigen und gerechtfertigten Grund für die Überwachung der elektronischen und mündlichen Kommunikation am Arbeitsplatz hat.
Wählen Sie ein System zur Mitarbeiterüberwachung
Nun, da Sie ein gutes Gefühl für die Verpflichtungen haben, die Sie erfüllen müssen, ist es an der Zeit, die richtige Plattform zur Mitarbeiterüberwachung auszuwählen. Aber wie soll man vorgehen, vor allem, wenn der Markt von einem Meer verschiedener Lösungen überschwemmt zu sein scheint? Um Ihnen dabei zu helfen, sind hier einige Fragen zu beantworten:
Kann die Software zur Mitarbeiterüberwachung unauffällig arbeiten? Ist sie so konzipiert, dass sie nicht in die Privatsphäre der Mitarbeiter eingreift?
Ist es leicht umzusetzen? Können Sie sofort nach der Anmeldung zum Programm mit der Arbeit beginnen?
Wie funktionieren die Berichtsmodule? Können Sie problemlos Berichte über Produktivität, Anwesenheit, Kommunikation und Aufgaben erstellen?
Fällt sie in den Geltungsbereich der einschlägigen Gesetze? Entspricht sie den Normen Ihrer örtlichen Gerichtsbarkeit?
Reduziert es die manuelle Arbeit der Mitarbeiter, damit sie sich auf kreativere Aufgaben konzentrieren können? Reduziert das Überwachungssystem beispielsweise den manuellen Papierkram bei der Erstellung von Stundenzetteln und Berichten?
Letztendlich wird eine ideale Lösung sein:
Unauffällig: Ganzheitlicher Einblick in den Arbeitsplatz, ohne die Mitarbeiter zu stören
Intuitiv: Einfach zu bedienen und zu gurten
Flexibel: Erweiterbar und skalierbar, wenn das Unternehmen wächst
Anpassbar: Ermöglicht die Einrichtung spezifischer Richtlinien
Konform: Unterstützen Sie Ihre lokalen Gesetze und Vorschriften
Skalierbar: Kann eine Reihe von Arbeitsabläufen und Prozessen unterstützen
Kosteneffizient: Ermöglicht es Ihnen, die betriebliche Effizienz zu verbessern und Engpässe zu beseitigen
Konsultieren Sie einen Anwalt vor Ort
Obwohl die allgemeinen Regeln in den Verordnungen grob umrissen sind, gibt es immer noch Nuancen, die erforscht werden müssen. Nehmen wir zum Beispiel an, die Arbeitnehmer sind in der EU beschäftigt, während das Unternehmen seinen Sitz in Singapur hat. Welche Art von Grundsätzen würde für beide Länder gelten? Um diese Nuancen zu erfassen, müssen Sie die Dienste eines Rechtsexperten in Anspruch nehmen. Dieser kann Sie auch erfolgreich über die Durchführbarkeit der von Ihnen gewählten Überwachungssoftware beraten.
In den ersten Wochen oder Monaten keine Bewertung vornehmen
Wie bei jedem anderen neuen Projekt brauchen Sie auch hier Zeit, um sich einzugewöhnen. Sie erhalten nicht sofort eine Momentaufnahme über die Wirksamkeit. Geben Sie den Mitarbeitern nach Möglichkeit einige Wochen oder Monate Zeit, sich an das Überwachungssystem zu gewöhnen. Fangen Sie nicht sofort mit der Bewertung an, sonst laufen Sie Gefahr, zu streng zu sein.
Sammeln Sie in der Zwischenzeit weiter Daten. Wenn Sie eine Bewertung vornehmen, werden Sie tiefgreifende Erkenntnisse gewonnen haben:
Produktivität am Arbeitsplatz in Bezug auf die aktive und inaktive Zeit
ob es Probleme gibt, die tagtäglich auftauchen
Projektleistung unter Berücksichtigung von Zeit- und Budgetvorgaben
Wenn Sicherheitsschwachstellen zu oft auftauchen
ob es einen weit verbreiteten Missbrauch von Unternehmensressourcen gibt
ob die Unauffälligkeit des Überwachungssystems Ihren Erwartungen entspricht
ob das Überwachungssystem selbst die erwarteten Leistungen erbringt
Solche Einblicke würden zu Mustern führen, die Ihnen helfen würden, herauszufinden, wie Sie die Arbeitsabläufe verbessern können. Es würde Ihnen auch helfen, die Umsetzung mit Variablen wie Gesamtproduktivität, Ausfallzeiten und anderen Faktoren zu korrelieren.
Neudefinition der Richtlinien und Belohnungen
Jetzt ist es an der Zeit, die Mitarbeiter wieder einzubeziehen und sie an der Idee der Überwachung teilhaben zu lassen. Hier müssen Sie die Richtlinien neu definieren und die Mitarbeiter zum Nachdenken anregen
Der potenzielle Nutzen des bestehenden Überwachungssystems (zumindest als Motivationsinstrument)
Die Belohnungen, die mit der Erfüllung eines bestimmten Standards verbunden sind
Die Folgen des Unterschreitens eines bestimmten Standards
Die Anreize basieren auf den Leistungsstufen
Durch diese Maßnahmen ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich für ihre Leistung zu engagieren. Sie sind dann eher bereit, zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Aus der Sicht des Arbeitgebers ist dies sehr nützlich, um konkrete Arbeitsabläufe zu schaffen.
Wenn Sie z. B. Mitarbeiter im Außendienst beschäftigen und die Einhaltung der Regeln für die Arbeit von zu Hause aus genau verfolgen müssen, können Sie einen Online-Kalender freigeben und sie auffordern, sich in angemessenen Abständen zu melden. Sie können sie dazu bringen, sich Leistungsziele zu setzen und diese regelmäßig zu aktualisieren. Außerdem können Sie Fortschrittsberichte bereitstellen, damit Sie feststellen können, ob es Probleme mit dem Missbrauch gibt.
Verfeinern & Verbessern
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Überwachungsprogramm einrichten, gibt es immer Raum für Verbesserungen. Sie müssen das System ständig überprüfen, um Fortschritte zu erzielen. Vielleicht stellen Sie fest, dass die Mitarbeiter nicht genug Arbeit erledigen. Oder dass einige von ihnen nachlässig sind. Vielleicht erhalten Sie keine rechtzeitigen Fortschrittsberichte. Vielleicht übernehmen die Mitarbeiter nicht die Verantwortung für das Feedback. Vielleicht fehlt der Software eine Funktion, die für Ihre Bedürfnisse wichtig ist.
All diese Beobachtungen deuten auf eines hin: Sie müssen den Ansatz verfeinern. Sprechen Sie weiter mit den Mitarbeitern, um ihre Erwartungen zu steuern. Legen Sie Kontrollpunkte fest und bewerten Sie die Fortschritte. Überprüfen Sie die Richtlinien und stellen Sie sicher, dass sie nach wie vor relevant sind.
Die Quintessenz
Ein Überwachungsprogramm ist dann erfolgreich, wenn es Ihnen hilft, die Arbeitskultur und den Arbeitsablauf zu verbessern. Dafür ist es unerlässlich, dass Sie ein robustes, umfassendes und unauffällige Software zur Mitarbeiterüberwachung Feinabstimmung der betrieblichen Abläufe, nachdem Sie die Engpässe und Ineffizienzen erkannt haben, und Festlegung einer klaren Vision mit Ihrem Team.