Arbeitsprozesse transparenter und effizienter gestalten

Dieser Fall wurde von einem IT-Unternehmen aus Kanada mitgeteilt. Das Unternehmen bietet Softwareentwicklungsdienste auf Abruf an, z. B. QA-Tests, Geschäftslösungen, Migration, Anwendungsentwicklung und Anwendungswartung. Die Kunden werden auf Stundenbasis abgerechnet, daher ist eine genaue Zeiterfassung von entscheidender Bedeutung. Das Unternehmen hat ein multinationales Team, von dem ein Teil von anderen Ländern aus arbeitet. Da diese Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen leben und der Zeitplan für alle Mitarbeiter flexibel ist, war die manuelle Erfassung der Arbeitszeiten für die Manager eine Herausforderung. Außerdem müssen sie die Aktivitäten der Mitarbeiter bei der Arbeit überwachen, um sicherzustellen, dass die aktive Zeit auch produktiv ist.

Mit diesen Herausforderungen im Hinterkopf wandte sich das Unternehmen an CleverControl mit den folgenden Anforderungen. Das Überwachungstool musste die Möglichkeit haben, die Überwachung zu aktivieren/deaktivieren, so dass jeder Mitarbeiter sie zu Beginn des Arbeitstages aktivieren und während der Mittagspause deaktivieren konnte. Die Manager benötigten außerdem genaue Berichte über die aktive Zeit, Protokolle über die Aktivitäten der Mitarbeiter während des Tages und Produktivitätsbewertungen.

Das Unternehmen beschloss, CleverControl für sechs Monate zu implementieren, um zu sehen, wie es dem Unternehmen nützen würde.

Die Teamleiter erkannten die Vorteile des Überwachungssystems bereits in der ersten Woche. CleverControl befreite sie von der Routineaufgabe, die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters zu erfassen. Sie konnten auch durch die Aktivitätsprotokolle schauen und sehen, ob der Spezialist am Projekt arbeitete oder durch soziale Medien scrollte. Das Live-Viewing der Bildschirme der Mitarbeiter ermöglichte nicht nur eine rückwirkende Überwachung, sondern auch eine Echtzeitverfolgung des Arbeitsprozesses. Dank der Protokolle wurde die Zählung der für das Projekt aufgewendeten Zeit und die Rechnungsstellung an den Kunden zu einer einfacheren Aufgabe. Außerdem sparte die automatische Überwachung den Teamleitern täglich 30-60 Minuten Zeit.

Durch eine kontinuierliche Überwachung über einige Wochen hinweg konnte ein wertvoller technischer Spezialist im Unternehmen gehalten werden. Der Teamleiter bemerkte, dass der Spezialist während der Arbeit auf Jobbörsen surfte. Der Teamleiter sprach mit ihm darüber und erfuhr, dass der Spezialist nach einer neuen, besser bezahlten Stelle suchte. Der Spezialist fühlte sich beleidigt, weil sein neuer Kollege, der erst kürzlich für eine ähnliche Stelle eingestellt worden war, ein höheres Gehalt erhielt, aber eine geringere Qualifikation hatte. Dieser Fall veranlasste die Geschäftsleitung, das Lohn- und Prämiensystem im Unternehmen zu überdenken.

Als Fazit der sechsmonatigen Erfahrung mit CleverControl gab die Geschäftsleitung zu, dass die Arbeitsabläufe transparenter und effizienter geworden sind. Das Unternehmen verlängerte seinen Vertrag mit CleverControl um ein weiteres Jahr.

• Kontrollierbarkeit

  Der Mitarbeiter kann die Überwachung manuell starten und beenden, was eine genauere Erfassung der aktiven Arbeitszeit ermöglicht.
• Zeiterfassung

  Die automatische Erfassung der aktiven Zeit der Mitarbeiter vereinfacht die Abrechnung mit den Kunden auf Stundenbasis.
• Verfolgung der Aktivität

  Die Überwachung dessen, was ein Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit tut, trägt dazu bei, dass seine aktive Zeit auch produktiv ist.