Verbesserung der Arbeitsabläufe in einem wachsenden Team

Heute sprechen wir mit Daniel, einem der Topmanager einer Immobilienagentur in den USA. Seine Agentur wollte ein System zur Mitarbeiterüberwachung einführen, um die Arbeit ihrer wachsenden Belegschaft zu bewerten. "Als wir noch ein kleines Team hatten, gab es keine ernsthaften Disziplin- oder Produktivitätsprobleme", sagt Daniel, einer der Manager. "Aber als unser Team wuchs, wurde es immer schwieriger, die Beteiligung jedes einzelnen Mitarbeiters sicherzustellen. Wir waren auf der Suche nach einem wirksamen Instrument, um mögliche disziplinarische Probleme in Zukunft zu vermeiden."

Das Unternehmen entschied sich für einen dreimonatigen Plan, um zu testen, wie er sich in sein Arbeitsumfeld einfügen würde. Zunächst löste das Überwachungssystem bei den Mitarbeitern Bedenken aus, aber der Manager legte ihnen das Wesentliche dar. "Wir erklärten ihnen, dass CleverControl dazu da ist, das Klima im Büro zu verbessern, nicht um zu spionieren oder unnötige Spannungen zu erzeugen", sagt Daniel. "Es würde sie zum Beispiel von lästigen Pflichten wie dem Stempeln und der Erfassung ihrer Arbeitszeit befreien." Die Überwachung trug auch dazu bei, die Arbeitslast gerecht zu verteilen. Einige der erfahreneren Mitarbeiter waren unglücklich darüber, dass sie einen Teil der Arbeit für ihre neuen Kollegen erledigen mussten, die nicht erfahren genug waren. Durch die Analyse der von CleverControl gesammelten Protokolle der Arbeitsgespräche fand die Geschäftsleitung heraus, wo die größten Engpässe für die neuen Mitarbeiter lagen. Dies ermöglichte es ihnen, das Einführungsprogramm für die neuen Mitarbeiter so anzupassen, dass diese Engpässe behoben wurden, bevor sie auftraten.

Die größte Herausforderung war jedoch die Überwachung der Mitarbeiter außerhalb des Büros, z. B. wenn sie den Kunden Wohnungen zeigen. Obwohl CleverControl noch nicht viele Funktionen für die Überwachung von Außendienstmitarbeitern anbietet, erwiesen sich einige der vorhandenen Optionen, wie die Geolokalisierung auf MacOS-Computern, als nützlich. Dank dieser Funktion erfuhr der Manager, dass einer der Makler die Angewohnheit hatte, nach dem Treffen mit dem Kunden 1-1,5 Stunden in einem Café zu verbringen, um im Internet zu surfen. Der Makler erzählte dem Manager immer, dass er die ganze Zeit damit verbracht habe, den Kunden das Haus zu zeigen.

Drei Monate der Nutzung von CleverControl haben uns einige Bereiche gezeigt, die verbessert werden können", sagt Daniel. "Wir werden unsere Lizenz verlängern und sehen, wie diese Verbesserungen funktionieren.

Wesentliche Merkmale:

  • Verfolgung der Benutzeraktivitäten
    Diese Funktion erfasst automatisch den Beginn und das Ende der Arbeits- und Aktivzeit. Sie erspart den Mitarbeitern das Ein- und Ausstempeln und die manuelle Zeiterfassung.
  • IM-Überwachung
    Arbeits-Chats können eine wertvolle Quelle für Informationen über die Arbeitsabläufe im Büro sein, insbesondere darüber, welche Schwierigkeiten die Mitarbeiter haben.
  • Geolokalisierung
    Der Manager kann den Standort des Geräts auf dem Überwachungs-Dashboard sehen und sicherstellen, dass der Außendienstmitarbeiter auf dem richtigen Weg bleibt.