Wie sich regelmäßige Sitzungen auf die Produktivität auswirken können

Motivation und Verantwortungsbewusstsein sind nicht die einzigen Faktoren, die über die Produktivität Ihrer Mitarbeiter entscheiden. Die Arbeitsorganisation, so strukturiert und logisch sie auch sein mag, kann sich nachteilig auswirken, wenn sie die Persönlichkeit des Mitarbeiters nicht berücksichtigt.

Das Webdesign-Unternehmen aus unserem heutigen Fall ist unser langjähriger Kunde. Sie begannen 2017 mit der Nutzung von CleverControl, als ihr Team nur aus fünf Personen, einschließlich des Geschäftsführers, bestand. Seitdem ist ihr Startup zu einem kleinen Unternehmen gewachsen, ebenso wie ihr Kundenstamm, die Komplexität der Aufträge und folglich auch die Mitarbeiter. Konnte der Mitarbeiter früher das laufende Projekt schnell mit dem Geschäftsführer oder dem Kollegen am Wasserspender oder in der Pause besprechen, so erforderte das größere Team andere Formen der Organisation. Der Direktor entschied sich für obligatorische tägliche Briefings und monatliche Besprechungen; außerdem verabredeten die Mitarbeiter ihre eigenen Treffen, wenn sie die aktuelle Aufgabe besprechen wollten. Letztendlich konnte der Mitarbeiter zwei bis drei Besprechungen pro Tag abhalten. Für einige Mitarbeiter war die Möglichkeit, die Ergebnisse ihrer Arbeit zu präsentieren, an Live-Diskussionen teilzunehmen und sich als Teil des Teams zu fühlen, eine große Motivation und Inspiration. Andere hingegen begrüßten den neuen Arbeitsablauf nicht.

Der Direktor bemerkte, dass einer der älteren Mitarbeiter, der seit dem ersten Tag dabei war, eine geringere Produktivität als üblich zeigte. Der Direktor untersuchte die von CleverControl auf dem Computer des Mitarbeiters gesammelten Protokolle und fand ein frustrierendes Muster. Auf jede Besprechung, an der der Mitarbeiter teilnehmen musste, folgten beträchtliche Zeiträume der Inaktivität oder unproduktiver Aktivitäten. Der Mitarbeiter surfte durch Nachrichten-Websites und Foren oder spielte kleine Spiele, bevor er etwa eine Stunde nach der Besprechung zur Arbeit zurückkehrte.

Der Mitarbeiter war introvertiert, kommunizierte kaum mit seinen Kollegen über andere Themen als die Arbeit und zog es vor, allein zu arbeiten. Er gestand, dass jede Sitzung, insbesondere eine spontane, ihn auslaugte und der Mitarbeiter Zeit brauchte, um sich wieder zu konzentrieren. Dieser Fall veranlasste den Direktor, die Arbeitsabläufe zu überdenken, um den Persönlichkeiten der Mitarbeiter Rechnung zu tragen. Der introvertierte Mitarbeiter durfte nur noch an den obligatorischen Sitzungen teilnehmen, bei denen seine Anwesenheit und sein Fachwissen unbedingt erforderlich waren. Außerdem bemühte sich der Direktor um eine Verringerung der Anzahl der Schriftsätze.

Wesentliche Merkmale:

  • Überwachung der Aktivitäten
    Die lange Zeit der Untätigkeit machte den Direktor auf die mangelnde Konzentration des Mitarbeiters während des Arbeitstages aufmerksam.
  • Verfolgung besuchter Websites
    Unproduktive Websites waren ein weiteres beunruhigendes Zeichen für das mangelnde Engagement der Mitarbeiter.
  • Ereignisprotokoll
    Die Analyse der Aktivitäten des Mitarbeiters am Computer half, den Grund für seine Unproduktivität zu finden.