Aufdeckung von Betrug am Arbeitsplatz

Nicht alle Zeiterfassungstools sind gleichermaßen wirksam gegen die Unproduktivität der Mitarbeiter, und der Fall des heutigen Kunden ist der Beweis dafür.

Ein Startup-Unternehmen, das sich mit der Entwicklung mobiler Anwendungen befasste, wandte sich mit folgendem Problem an uns: Sein Kundensupport war wenig produktiv. In der Anfangsphase des Unternehmens war nur ein Mitarbeiter für den Support zuständig. Er war einer der technischen Spezialisten, die die Anwendung entwickelten; er bearbeitete die Kundenanfragen zwischen seinen Aufgaben als Programmierer. Als die Anwendung immer beliebter wurde und die Zahl der Kundenanfragen zunahm, stellte das Unternehmen zwei Mitarbeiter für den technischen Support ein. Da die Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten sollten, verpflichtete der Leiter des Unternehmens sie, eine Zeiterfassungslösung zu installieren, um die Zeiterfassung zu gewährleisten. Das gewählte Zeiterfassungstool war einfach und konnte nicht mit einer Vielzahl von Funktionen aufwarten, aber der Direktor war der Meinung, dass es für den Zweck ausreichen würde.

Die Praxis zeigte, dass die gewählte Lösung ineffektiv war. Das Tool verzeichnete stets eine Produktivität von 100 %, aber als der Leiter den Status der Tickets überprüfte, stellte er fest, dass einige tagelang offen und unbeantwortet blieben. Die Gesamtzahl der abgeschlossenen Anfragen ließ zu wünschen übrig. Bevor er zusätzliches Supportpersonal einstellte, beschloss er, die Produktivität der Mitarbeiter genauer zu überwachen.

Die Überwachung mit CleverControl ergab, dass die Supportmitarbeiter die erste Zeiterfassungslösung betrogen. Sie öffneten Microsoft Word, legten einen schweren Gegenstand wie ein Buch oder eine Tasse auf die Tastatur und gingen ihrer Arbeit nach. Da Word von einem Zeiterfassungstool als produktive Anwendung angesehen wurde, waren die Produktivitätsstatistiken immer hoch, aber der tatsächliche Wert der Mitarbeiter für das Unternehmen tendierte gegen Null. Die Zeiterfassungslösung erlaubte es nicht zu sehen, was die Mitarbeiter in Word tippten.

CleverControl war nicht so leicht zu betrügen. Die Software zeichnete alle Tastenanschläge und Anwendungen auf, die auf dem Computer verwendet wurden. Sinnlose Tastenprotokollzeilen und fünf Stunden Microsoft Word pro Tag, obwohl der Mitarbeiter eigentlich nicht mit Word arbeiten sollte, erregten sofort die Aufmerksamkeit des Direktors. Anhand von Aktivitätsprotokollen und der Überprüfung von Live Viewing zu zufälligen Tageszeiten fand er heraus, dass die Support-Mitarbeiter bestenfalls drei bis vier Stunden am Morgen arbeiteten. Als der Direktor den Mitarbeitern diese Protokolle vorlegte und sie um Erklärungen bat, gaben sie zu, dass sie das Überwachungssystem austricksen wollten. Ein solches Verhalten war natürlich inakzeptabel, und beide Support-Mitarbeiter wurden entlassen.

Das Unternehmen nutzte CleverControl weiterhin für die Überwachung seiner Remote-Mitarbeiter: neue Support-Mitarbeiter und den Android-Entwickler.

Wesentliche Merkmale:

  • Keylogging
    Die Aufzeichnung der Tastenanschläge ergab, dass die Mitarbeiter versuchten, das Überwachungssystem zu betrügen, anstatt zu arbeiten.
  • Programme Aktivität
    CleverControl zeichnete auf, dass die Mitarbeiter die meiste Zeit Word verwendeten, obwohl sie eigentlich im Ticketsystem und anderen Anwendungen arbeiten sollten. Dies war ein weiterer Beweis für Betrug.
  • Live-Ansicht
    Durch die Überprüfung von Live-Streams der Bildschirme der Mitarbeiter erfuhr der Direktor, dass die Mitarbeiter die meiste Zeit des Arbeitstages nicht an ihren Computern saßen.