Die Erfolgsstrategie für den Aufbau leistungsfähiger virtueller Teams

Die Diskussion über den Aufbau von Hochleistungsteams entwickelt sich ständig weiter, ist aber auch allgegenwärtig. Wenn Sie einmal auf Schriften aus den frühen 2000er oder sogar den späten 90er Jahren stoßen, werden Sie feststellen, dass das Streben nach Synergie und kollektiver Exzellenz fast immer im Mittelpunkt des Diskurses über den organisatorischen Erfolg steht. Und das macht auch dann Sinn, wenn das Ökosystem, in dem Sie sich gerade befinden, ganz anders ist.

Zum Beispiel, ein klassisches McKinsey Quarterly Aus dem Jahr 1992 stammt ein Artikel, in dem es darum geht, dass eine Vision ein wesentlicher Bestandteil der Idee von Hochleistung ist und dass sie rational und emotional sein muss - sie muss "begeistern, engagieren und Angst machen". Dieser Gedanke hat nach wie vor seine Berechtigung und wird dies auch in Zukunft in allen Bereichen tun.

Oder wenn Sie durch Gallup's opinion piece aus dem Jahr 2009 stoßen Sie auf Konfliktlösung, Aufgabenpriorisierung, Engagement, Vielfalt und vieles mehr als wesentliche Bestandteile einer effektiven Teamarbeit. Diese Grundsätze für den Aufbau und die Führung von Teams, die zu Höchstleistungen führen sollen, sind natürlich zeitlos. Sie befassen sich sowohl mit der zwischenmenschlichen Dynamik als auch mit den praktischen Aspekten der Zusammenarbeit.

Doch während das Wesen und die Grundlage leistungsstarker Teams nach wie vor äußerst relevant sind, bringt die Tatsache, dass die meisten Teams virtuell oder in hybriden Konstellationen arbeiten müssen, Variablen und Herausforderungen mit sich, die im wahrsten Sinne des Wortes noch nie da gewesen sind. Auf die man sich in den letzten Jahren vorbereitet hat, aber dennoch - noch nie dagewesene.

Es handelt sich um eine neue Arbeitsweise, die Überlegungen, Überlegungen, Planung, Zeit, Technologie und hohe Führungsstandards erfordert.

Ich übernehme die Definition aus einem, wissenschaftlicher Artikel aus dem Jahr 2010, weil sie hervorragend ist, aber mit einigen Änderungen.

Ein virtuelles Team ist gekennzeichnet durch "kleine zeitlich begrenzte Gruppen von geografisch, organisatorisch und/oder zeitlich verteilten Wissensarbeitern, die ihre Arbeit vorwiegend mit Hilfe elektronischer Informations- und Kommunikationstechnologien koordinieren [und erledigen]".

Nur dass virtuelle Teams nicht mehr "vorübergehend" oder "klein" sind. Die COVID-19-Pandemie hat die Einführung von Remote- und Hybridarbeit drastisch beschleunigt. Diese Teams können nun ganze Abteilungen oder sogar Organisationen umfassen, deren Mitglieder aus verschiedenen Zeitzonen und Kulturen stammen.

Mit den technologischen Eingriffen und insbesondere mit dem Aufkommen von Cloud-basierten Kollaborationsplattformen ist die Verlagerung auf virtuelles Arbeiten eine selbstverständliche Alternative. Unternehmen können Projektmanagement-Software, Überwachungslösungen für Mitarbeiter, Instant-Messaging-Apps, gemeinsame Dokumentenspeicher und sogar Virtual-Reality-Umgebungen nutzen, um die Zusammenarbeit zu fördern.

Und so sind virtuelle Teams im Jahr 2024 nicht mehr nur auf Fachleute aus der Informatik beschränkt. Sie umfassen verschiedene Branchen und Funktionen, von Kundendienst und Vertrieb bis hin zu Marketing und Finanzen. Selbst traditionell praxisnahe Bereiche wie Technik und Fertigung werden zunehmend für die virtuelle Zusammenarbeit angepasst, indem Fernüberwachungstools, Augmented-Reality-Lösungen und digitale Simulationen eingesetzt werden.

Laut der Studie "2023 State of Remote Work Bericht von Buffer bevorzugen 98 % der Mitarbeiter die Telearbeit. Sie würden sie Freunden und Kollegen empfehlen. Auch die jüngste Studie von Robert Half survey zeigt, dass 78 % der Arbeitnehmer flexible Arbeitsregelungen bevorzugen würden.

Die Verlagerung hin zu virtuellen Teams ist in der Tat nicht nur ein vorübergehender Trend, sondern ein grundlegender Wandel in der Art und Weise, wie wir an die Arbeit herangehen. Denn die Vorteile eines gut aufgestellten, leistungsstarken virtuellen Teams sind vielschichtig und weitreichend. Zum Beispiel:

Ja, man kann darüber streiten, ob die traditionelle Büroumgebung die Zusammenarbeit und Kreativität durch persönliche Interaktionen fördert. Und das tut es auch, daran besteht kein Zweifel. Aber Mitarbeiter in einer virtuellen Umgebung können in Umgebungen arbeiten, die ihrer persönlichen Produktivität am meisten förderlich sind - sei es ein ruhiges Heimbüro, ein gemütliches Café oder ein beliebiger Raum, der frei von den üblichen Ablenkungen im Büro ist.

Tatsächlich belegen die Daten dies. Zum Beispiel, ein Zukunftsforum Bericht weist darauf hin, dass Arbeitnehmer in virtuellen Teams eine um 29 % höhere Produktivität aufweisen. Außerdem berichten sie von einer um 53 % besseren Konzentrationsfähigkeit.

Um auf den Buffer-Bericht zurückzukommen: 71 % der Befragten gaben an, dass die Festlegung von Arbeitsgrenzen entscheidend ist. Und 45 % gaben an, dass es einfacher ist, dies zu tun, wenn sie in einem virtuellen Umfeld arbeiten. Sie können ihren Tag so gestalten, wie es ihren persönlichen und beruflichen Bedürfnissen am besten entspricht. Dank dieser Autonomie können sie ihre Zeit besser einteilen und persönlichen Verpflichtungen nachkommen, sei es, um Zeit mit der Familie zu verbringen, Hobbys nachzugehen oder sich einfach nur einen Moment Zeit zu nehmen, um neue Energie zu tanken.

Eine solche Flexibilität ist in der Tat ein strategischer Vorteil für Unternehmen, da sie zu einer zufriedeneren, produktiveren und widerstandsfähigeren Belegschaft führen kann. Und die Unternehmen sind sich bewusst, dass die von Robert Half durchgeführte Analyse des Job-Ökosystems in den USA zeigt, dass es zwischen dem ersten Quartal 2023 und dem ersten Quartal 2024 einen Zuwachs von 14 % an hybriden Stellenausschreibungen in den verschiedenen Bundesstaaten gegeben hat.

Durch die Umstellung auf ein virtuelles Modell können Unternehmen ihre Betriebskosten erheblich senken. Durch den Wegfall eines physischen Büros können Unternehmen beispielsweise die Miete einsparen, die oft zu den größten Gemeinkosten eines Unternehmens gehört. Hinzu kommen Einsparungen bei den Versorgungsleistungen wie Strom, Wasser und Internet, die nicht mehr in großem Umfang für ein ganzes Büro bereitgestellt werden müssen.

Ja, sie müssen Systeme für die Online-Zusammenarbeit einrichten, Tools für das Projektmanagement, die Zusammenarbeit und die Überwachung der Mitarbeiter bereitstellen, aber diese Kosten sind in der Regel weitaus geringer als der Unterhalt eines physischen Büros. Nicht zu vergessen sind die Kosten für Pendlerpauschalen, Büroimbisse und Annehmlichkeiten vor Ort. Zwar sollten Unternehmen einen Teil dieser Einsparungen in virtuelle Vergünstigungen investieren - wie Zuschüsse für das Home-Office, Wellness-Programme oder Online-Teambuilding-Aktivitäten -, doch die Gesamtausgaben sind in der Regel geringer.

Die Verwaltung virtueller Teams hat auch eine Kehrseite, die die Führungskräfte spaltet.

Da es in diesem Artikel um leistungsstarke Teams geht, ist es äußerst wichtig, sich mit dem Produktivitätsrückgang oder der Wahrnehmung der Führungskräfte in diesem Bereich zu befassen. Ablenkungen zu Hause, uneinheitliche Arbeitsumgebungen und der Mangel an direkter Aufsicht können zu ungleichen Produktivitätsniveaus unter den Teammitgliedern führen.

A 2022 Microsoft Studie ergab, dass 85 % der Führungskräfte es als schwierig empfinden, Vertrauen in die Produktivität der Mitarbeiter in einer hybriden Umgebung aufzubauen. In dieser Studie:

• 87 % der Mitarbeiter gaben an, dass sie produktiv sind
• 12 % der Führungskräfte hatten volles Vertrauen in die Produktivität der Mitarbeiter

Es gibt also definitiv diese eklatante Diskrepanz, die ein grundlegendes Problem und ein Hindernis beim Aufbau leistungsstarker Teams darstellt.

Für Rollen, die gut definiert sind, und Profile, die über sehr klare Systeme verfügen, ist der Übergang zu einem virtuellen oder hybrides Arbeitsumfeld kann relativ reibungslos verlaufen. Bei vielen Aufgaben jedoch, insbesondere bei solchen, die eher fließend sind oder auf Zusammenarbeit beruhen, kann ein Mangel an Klarheit über Erwartungen, Ziele und Verantwortlichkeiten ein erhebliches Hindernis für den Erfolg darstellen.

Diese Klarheit ist schwer zu erreichen. Ist sie aber einmal vorhanden, trägt sie mit Sicherheit Früchte. In der oben erwähnten Microsoft-Studie wird beispielsweise betont, dass "Klarheit der Schlüssel" ist. Mitarbeiter, die diese Klarheit haben, bleiben mit 3,95-facher Wahrscheinlichkeit im Unternehmen und sind mit 4,5-facher Wahrscheinlichkeit mit ihrer Arbeit zufrieden.

Wie bereits eingangs erwähnt, erfordert die virtuelle Arbeitsweise Überlegung, Planung, Zeit, Technologie und hohe Führungsstandards.

Der erste Schritt besteht darin, die besonderen Bedürfnisse und die Dynamik eines virtuellen Teams zu ermitteln. Die Führungskräfte müssen die unterschiedlichen Hintergründe, Arbeitsstile und persönlichen Umstände ihrer Teammitglieder berücksichtigen.

Sie müssen sich auch mit den geschäftlichen Anforderungen auseinandersetzen. Dieser Balanceakt erfordert von den Führungskräften sowohl Einfühlungsvermögen als auch strategisches Denken.

In einer virtuellen Umgebung, in der spontane Anpassungen weniger möglich sind, ist eine sorgfältige Planung noch wichtiger.

• Zum einen müssen die Führungskräfte potenzielle Herausforderungen wie Zeitzonenunterschiede, Kommunikationsverzögerungen und unterschiedliche Verfügbarkeit der Teammitglieder vorhersehen. Sie müssen diese Überlegungen in den Zeitplan des Projekts einbeziehen.
• Zweitens sollten die Ziele, die sich aus diesen Überlegungen ergeben, "intellektuell, rational und glaubwürdig" sein. Der Fahrplan zur Erreichung dieser Ziele muss daher "quantifiziert, definiert und gemessen werden".

Führungskräfte müssen sicherstellen, dass ihre Teams Zugang zu zuverlässigen, benutzerfreundlichen Tools haben, die Kommunikation, Zusammenarbeit und effektives Projektmanagement erleichtern.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Tools wie Slack, Microsoft Teams usw. können sich für die sofortige unternehmensweite Kommunikation, Aktualisierungen und tiefgreifende Diskussionen als äußerst nützlich erweisen. Slack ermöglicht beispielsweise die Einrichtung von Gruppen und Kanälen, in denen Diskussionen nach Projekten oder Themen organisiert werden können. Bestimmte Teammitglieder können zu solchen Gruppen eingeladen werden.

Projektleitung

Tools wie Asana, Trello oder Jira sind unverzichtbar, wenn es darum geht, den Überblick über Aufgaben, Fristen und den allgemeinen Projektfortschritt zu behalten. Atlassian, der Entwickler von Jira, berichtete eine 3-fache Erhöhung an bezahlten Sitzen im 3. Quartal 2024. Ihr Cloud-Modell ist unglaublich nützlich für vollständig dezentralisierte Unternehmen. Das gilt auch für die meisten projektmanagementspezifischen Lösungen.

Überwachung der Produktivität

Die Überwachung der Mitarbeiteraktivitäten in einer virtuellen Umgebung kann eine Herausforderung sein, ist aber unerlässlich, um die Produktivität aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die Teammitglieder auf dem richtigen Weg sind und nicht nachlässig werden.

Ein Werkzeug wie CleverControl kann als leistungsstarker virtueller Assistent eine umfassende und erfolgreiche Produktivitätsüberwachung ermöglichen. Zum Beispiel kann es erleichtern:

• Echtzeit-Aktivitätsverfolgung, die durch Funktionen wie Bildschirmaufzeichnung, Webcam-Überwachung und mehr ermöglicht wird
• Gesichtserkennung für mehr Verantwortlichkeit, Verringerung des Arbeitsaufwands und Zeitdiebstahl
• Umfassende Berichte und Analysen, die Produktivitätstrends im Zeitverlauf wiedergeben und Leistungsüberprüfungen, Workflow-Optimierungen und die Identifizierung von Engpässen verbessern können

Der Aufbau leistungsfähiger virtueller Teams ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft. Führungskräfte müssen die objektiven und quantifizierbaren geschäftlichen Nuancen berücksichtigen. Gleichzeitig müssen sie aber auch die emotionalen und einfühlsamen Aspekte des Managements und der Aufladung verteilter Teams verstehen.

Zunächst einmal können sie sich darauf konzentrieren, die Kontrolle über die Daten zu erlangen. Die Einführung von Werkzeugen und Technologien, die einen Echtzeit-Zugang zu genauen, umsetzbaren Erkenntnissen ermöglichen, sollte oberste Priorität haben.