Überwachung der Mitarbeiterleistung: 6 wirksame Methoden

Die Leistung der Mitarbeiter ist die Grundlage für jedes Unternehmen, das wettbewerbsfähig bleiben will. Leistungsstarke Mitarbeiter steigern die Gewinne und die Kundenzufriedenheit und schaffen ein positives Unternehmensimage.

Die Überwachung der Mitarbeiterleistung ist unerlässlich, um den Beitrag des Einzelnen zu verstehen, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und Leistungsträger zu belohnen. Rechtzeitige Maßnahmen zur Unterstützung der Produktivität sind der Schlüssel, um jedem Mitarbeiter und dem Unternehmen zu helfen, sein wahres Potenzial zu entfalten. Leistung ist jedoch ein weit gefasster Begriff, dessen Bedeutung je nach Unternehmen, Bereich und Position variieren kann. Was genau sollte eine Führungskraft bewerten, und wie geht sie dabei am besten vor? Diese Fragen werden wir in diesem Artikel beantworten.

Im traditionellen Verständnis ist die Leistung eines Mitarbeiters die Qualität, Effizienz und Quantität der geleisteten Arbeit.

Um die Qualität der Arbeit zu beurteilen, sollten Sie prüfen, ob die Arbeit des Mitarbeiters den Erwartungen und den Branchen-/Firmenstandards entspricht. Stellen Sie fest, ob der Mitarbeiter seine Ziele erreicht hat und sein Bestes bei der Bearbeitung der Aufgabe gegeben hat. Je nach Bereich und Position können qualitative Kriterien herangezogen werden:

• Kundenzufriedenheit: wie zufrieden die Kunden mit der Arbeit des Mitarbeiters sind; wie gut und schnell der Mitarbeiter ihre Anfragen bearbeitet; ob der Mitarbeiter den Verhaltenskodex einhält usw.

• Teamwork und Zusammenarbeit: wie gut der Mitarbeiter mit anderen zusammenarbeitet, zu den Teamzielen beiträgt und Kollegen unterstützt.

• Initiative: ob der Mitarbeiter in der Lage ist, neue Aufgaben zu übernehmen, neue Ideen einzubringen und Probleme selbständig zu lösen.

• Anpassungsfähigkeit: wie flexibel der Mitarbeiter mit wechselnden Situationen und neuen Herausforderungen umgehen kann.

• Kommunikation: wie gut der Mitarbeiter mit Kollegen, Kunden und dem Management kommunizieren kann.

Die Menge bezieht sich auf den Output des Mitarbeiters - die Anzahl der produzierten Artikel. Es mag den Anschein haben, dass Quantität nur in der Fertigung gemessen werden kann, aber tatsächlich kann sie sich auf jeden Gegenstand beziehen, auch auf immaterielle: erzielte Umsätze, abgeschlossene Projekte, geführte Gespräche usw.

Die Effizienz misst, wie schnell und effektiv Aufgaben erledigt werden, z. B. die Zeit pro produzierter Einheit oder die Reaktionszeit des Kundendienstes. Sie bezieht sich auf die Einhaltung von Fristen, die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben ohne Qualitätseinbußen und die Anwendung der effizientesten Methoden zur Erreichung der Arbeitsziele. Effizienz kann gemessen werden in:

• Produzierte Artikel/Aufgaben pro Stunde/Tag/Monat abgeschlossen;

• Maschinenstillstand - die Zeit, in der Geräte aufgrund von Wartung, Ausfällen oder anderen Problemen nicht betriebsbereit sind;

• Materialverbrauch und Abfall - die Menge der verwendeten oder weggeworfenen Materialien oder Vorräte;

• Zykluszeit - die Zeit, die benötigt wird, um einen Prozess von Anfang bis Ende abzuschließen;

• Fehler pro Einheit - die Anzahl der Fehler oder Defekte, die in einer Einheit des Outputs gefunden werden.

Viele moderne Unternehmen legen neben den traditionellen Kennzahlen auch Wert auf das Wohlbefinden und das Engagement ihrer Mitarbeiter. Dieser Ansatz ist vernünftig. Nicht engagierte Mitarbeiter fehlen häufiger bei der Arbeit, sind unproduktiv und haben negative Auswirkungen auf ihre Kollegen und Kunden. Das kostet die Unternehmen allein in den USA jährlich rund 34 % des Jahresgehalts eines solchen Arbeitnehmers oder 450-550 Milliarden Dollar. Im Gegensatz dazu weisen hoch engagierte Teams eine um 23 % höhere Rentabilität auf.

Bei der Messung des Engagements können Manager folgende Aspekte berücksichtigen:

• Allgemeine Arbeitszufriedenheit;

• Die Zufriedenheit der Arbeitnehmer mit ihrer Work-Life-Balance;

• Wie die Mitarbeiter die Wachstums- und Karrieremöglichkeiten innerhalb des Unternehmens einschätzen;

• Zufriedenheit mit der Unternehmenskultur;

• Freiwilliger/unfreiwilliger Umsatz;

• Absentismus.

Neben Quantität, Qualität, Effizienz und Engagement lohnt sich auch ein Blick auf die Verhaltenskennzahlen, die sich ebenfalls auf die Leistung auswirken können:

• Arbeitsmoral: den Einsatz, das Engagement und die Professionalität des Mitarbeiters.

• Anwesenheit und Pünktlichkeit: the employee's reliability and adherence to work schedules.

• Einhaltung der Vorschriften: die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien, -verfahren und -vorschriften durch den Mitarbeiter.

Die Leistungsbeurteilung ist ein systematischer Prozess, bei dem die Leistung des Mitarbeiters anhand der vorgegebenen Ziele und Erwartungen bewertet wird. Es ist eine hervorragende Methode, um Erfolge zu besprechen, Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen und neue Ziele zu setzen.

Leistungsbeurteilungen erfordern umfangreiche Vorbereitungen. Beginnen Sie mit der Festlegung klarer Erwartungen: Legen Sie Verantwortlichkeiten und Leistungserwartungen fest und setzen Sie klare und messbare Ziele. Überwachen Sie die Leistung der Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum hinweg und sammeln Sie quantitative und qualitative Messgrößen. Das Feedback von Vorgesetzten, Kollegen und Kunden ist ein wertvoller Beitrag zum Gesamtbild der Leistung.

Versuchen Sie, während des Gesprächs eine angenehme und offene Atmosphäre zu schaffen. Bieten Sie sowohl positive Verstärkung als auch konstruktives Feedback zu verbesserungswürdigen Bereichen an. Seien Sie konkret - nennen Sie Beispiele für Ihr Feedback. Ermutigen Sie den Mitarbeiter, seine Sichtweise und Bedenken mitzuteilen. Erstellen Sie am Ende des Gesprächs einen Plan, um Leistungsprobleme und verbesserungswürdige Bereiche anzugehen.

Leistungsbeurteilungen sind wirksam, wenn sie regelmäßig durchgeführt werden. Die 69% der Unternehmen führen sie jedoch nur ein- oder zweimal im Jahr durch, was kaum ausreicht.

80% of employees würden es vorziehen, regelmäßiges Feedback anstelle von jährlichen Beurteilungen zu erhalten. Individuelle Check-ins sind eine gute Möglichkeit, die Lücke zwischen den Leistungsbeurteilungen zu füllen und über den Arbeitsablauf auf dem Laufenden zu bleiben. Während sich Leistungsbeurteilungen hauptsächlich auf vergangene Leistungen konzentrieren und größere Zeiträume abdecken, dienen Check-Ins dazu, eine regelmäßige Kommunikation aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass alles auf Kurs ist. Sie finden in der Regel häufiger statt, oft wöchentlich oder zweiwöchentlich, und sind eher informell. Check-ins konzentrieren sich auf bestimmte Projekte, behandeln alltägliche Aufgaben und bieten zeitnahe Unterstützung.

Software zur Mitarbeiterüberwachung ist ein wertvolles Instrument zur Leistungsüberwachung. Sie sammelt umfangreiche Daten über die Computernutzung des Mitarbeiters und ermöglicht es, zu sehen, wo die Arbeitszeit hingeht und wie die Unternehmensressourcen genutzt werden, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten und die Sicherheit zu stärken.

Die Software zur Mitarbeiterüberwachung sammelt und analysiert die Aktivitätsdaten und stellt sie in Form von grafischen Diagrammen über Produktivitätstrends, Anwesenheit, Software- und Internetnutzung dar. Fortgeschrittene Tools bieten zusätzliche Funktionen, wie z. B. Live-Streaming der Bildschirme der Mitarbeiter, so dass Sie sehen können, woran sie gerade arbeiten. CleverControl, die führende Software zur Überwachung der Mitarbeiterleistung, hat kürzlich das AI Scoring eingeführt. Der KI-basierte Algorithmus analysiert die Aktivität des Mitarbeiters, vergleicht sie mit Branchenstandards, berechnet einen individuellen Produktivitätswert und gibt Empfehlungen.

Software zur Mitarbeiterüberwachung spart Managern eine Menge Zeit und Mühe. Anstatt Leistungs- und Anwesenheitsberichte manuell zu überprüfen, können sie Statistiken per Mausklick abrufen. Dank ihrer allumfassenden Funktionalität und tiefgreifenden Analyse können solche Programme zur Überwachung der Mitarbeiterleistung allein oder in Kombination mit anderen Methoden eingesetzt werden. Die gesammelten Informationen können zum Beispiel für die jährliche Leistungsbeurteilung verwendet werden. Software zur Mitarbeiterüberwachung kann zur Erfassung von Qualitäts- und Effizienzkennzahlen und zur Bewertung des Mitarbeiterengagements eingesetzt werden.

Die Einführung von Software zur Mitarbeiterüberwachung erfordert Transparenz und Respekt vor der Privatsphäre. Nutzen Sie sie, um die Produktivität zu messen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Erfassen Sie nur die Daten, die unbedingt erforderlich sind, und achten Sie auf die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften. Es wird empfohlen, die Mitarbeiter über die Überwachung zu informieren und ihnen den Zweck der Überwachung zu erklären, um unnötigen Druck und Vertrauensprobleme zu vermeiden.

Aufgabenverwaltungssoftware ist ein weiteres wertvolles Instrument zur Leistungsüberwachung. Während Programme zur Mitarbeiterüberwachung die Gesamtaktivität der Mitarbeiter, Leerlaufzeiten und Ablenkungen erfassen, konzentrieren sich Aufgabenmanager auf bestimmte Projekte und Aufgaben. Diese Systeme können den Fortschritt der Mitarbeiteraufgaben überwachen, so dass Sie potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und rechtzeitig Unterstützung leisten können. Sie sehen, wie lange ein Mitarbeiter braucht, um eine Aufgabe zu erledigen, können den Fortschritt der Mitarbeiter verfolgen und sie für die Einhaltung von Fristen zur Verantwortung ziehen. Sie können das Arbeitspensum jedes einzelnen Mitarbeiters beobachten, es gleichmäßig auf das Team verteilen und die leistungsstärksten und schwächsten Mitarbeiter erkennen.

Aufgabenverwaltungssoftware eignet sich gut für die Erfassung quantitativer, qualitativer und effizienter Leistungskennzahlen. Um den größtmöglichen Nutzen aus diesen Tools zu ziehen, sollten Sie klare, erreichbare Ziele für jeden Mitarbeiter festlegen, den Fortschritt verfolgen und rechtzeitig Feedback geben.

Peer Reviews sind Rückmeldungen über die Leistung eines Mitarbeiters von seinen Kollegen. Solche Bewertungen ergänzen das Feedback von Vorgesetzten und Untergebenen und bieten eine andere wertvolle Perspektive. Außerdem fühlen sich die Mitarbeiter engagierter und wertvoller, wenn ihre Kollegen an der Bewertung ihrer Leistung beteiligt sind.

Um ehrliches Feedback zu fördern, sollten die Beurteilungen anonym sein und sich auf bestimmte Fähigkeiten und Verhaltensweisen konzentrieren, die für die Rolle des Mitarbeiters relevant sind.

Die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Bewertung ihrer Leistung ist eine wertvolle Methode der Überwachung. Sie fördert die Verantwortlichkeit, verbessert das Engagement und zeigt eine einzigartige Perspektive auf. Die Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit, ihre Gedanken über ihre Leistung, Aufgaben, Kollegen, mögliche Bedenken und Vorschläge zu äußern.

Die Selbstbeobachtung kann den Mitarbeitern helfen, ein besseres Verständnis für ihre Stärken und Schwächen zu entwickeln. Sie kann sogar die Produktivität steigern: Die Arbeitnehmer erreichen ihre Ziele eher, wenn sie ihre Fortschritte aktiv verfolgen und bei Bedarf anpassen.

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie Ihre Strategie zur Überwachung der Mitarbeiterleistung auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abstimmen. Es stehen verschiedene Methoden zur Verfügung, doch der effektivste Ansatz besteht häufig aus einer Kombination von Techniken.

Durch die Nutzung regelmäßiger Leistungsbeurteilungen, individueller Check-Ins, Software zur Mitarbeiterüberwachung, Aufgabenmanagement-Tools, Peer-Reviews und Selbstbeobachtung können Sie ein umfassendes System schaffen, das die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter unterstützt, ein positives Arbeitsumfeld fördert und den allgemeinen Unternehmenserfolg vorantreibt.