Най-добри практики за проследяване на дейности при сърфиране без компромис с доверието

Проследяването на дейностите по сърфиране на работното място обикновено включва записване на посетени уебсайтове, заявки за търсене, активност в социалните медии и чатове (понякога включително регистрационни файлове за съобщения). Понякога работодателят може също да проследява прехвърлянето на файлове и натисканията на клавиши (например съобщения или заявки за търсене).

Организациите могат да използват един от няколко метода за наблюдение на интернет активността:

1. Наблюдение на мрежата чрез конфигурация на рутер: настройка на рутера да записва интернет трафик;
2. Прокси сървърите и защитните стени могат да регистрират интернет трафик за административен преглед. Те могат също да блокират достъпа до неподходящи уебсайтове;
3. Софтуерът за наблюдение на служители регистрира цялата компютърна дейност на служителите, включително хронология на сърфирането и активност в социалните медии, и има функция за блокиране на сайтове.

Законността на проследяването на интернет активност зависи от държавните и местните закони във вашия район. Например според законодателството на САЩ наблюдението на служителите обикновено е законно. Законът за поверителност на електронните комуникации (ECPA) обикновено позволява на работодателите да наблюдават устройства и мрежи, собственост на компанията, ако преследват законни бизнес цели. Някои щати настояват организациите да уведомяват служителите за дейности по проследяване; други държави оставят уведомяването по преценка на работодателя. Работодателите също се съветват да имат ясна политика, очертаваща обхвата и практиките на наблюдение.

Общият регламент за защита на данните (GDPR) урежда проследяването на компютърната дейност на служителите в ЕС. Съгласно него организациите трябва да ограничат събирането на данни до строго необходими за законни бизнес цели, да информират персонала за наблюдение и често да получават тяхното съгласие.

Подобни разпоредби за защита на данните се прилагат в Австралия, Индия, Канада, Дания и други страни.

Други юрисдикции имат по-строга защита на поверителността. В Гърция, например, електронното наблюдение е забранено, освен ако работодателят няма законово разрешение или законни бизнес цели. Холандия изисква организациите да имат законни бизнес интереси, които надделяват над правата на служителите за поверителност, за да прилагат наблюдение на служителите. Финландия ограничава наблюдението на имейли, обаждания и използване на компютър.

В този раздел направихме само кратък преглед на законността на наблюдението на служителите в рамките на различни юрисдикции. Като цяло, докато наблюдението на служителите като цяло е законно в повечето страни, все повече се набляга на балансирането на интересите на работодателя с правата на служителите за поверителност. Препоръчваме да се консултирате с вашия правен съветник, преди да приложите практики за проследяване във вашата организация.

Проследяването на дейностите при сърфиране може да бъде от полза както за организациите, така и за служителите и ето как:

1. Мониторингът подобрява производителността. Борбата с изкушението да проверите входящи съобщения в чата или уебсайт за пазаруване може да бъде предизвикателство и не всеки може да му устои. Проследяването на дейностите при сърфиране разкрива служители, които прекарват прекалено много време в дейности, несвързани с работа, като лично сърфиране, социални медии, видео платформи и други. С тази информация мениджърите могат да предприемат мерки за подобряване на фокуса и производителността, например чрез блокиране на разсейването.
2. Събраните данни разкриват пропуски в уменията. Ако служител често търси в Google как да използва определено приложение, необходимо за работа, може да се нуждае от допълнително обучение. Анализирането на хронологията на сърфиране на служител може да ви даде представа какви умения и знания му липсват. След това можете да планирате съответно програми за обучение и развитие.
3. Проследяването повишава сигурността на данните. Силното DLP решение може да открие и предотврати неоторизиран достъп на служители, споделяне или изтегляне на чувствителни фирмени данни.
4. Мониторингът помага да се увеличи сигурността на фирмената мрежа. Специализиран софтуер може да идентифицира опити за достъп до злонамерени уебсайтове или изтегляне на заразени файлове.

Въпреки всичките си предимства, проследяването на дейностите по сърфиране на служители може да има обратен ефект, ако се прилага неетично. Основната грижа тук е поверителността на работниците. Служителите имат право на поверителност и използването на твърде натрапчиви методи за наблюдение може да доведе до недоверие, враждебна работна среда и дори правни последици. Служителите може да се почувстват микроуправлявани и недоверени, което може да намали удовлетворението им от работата и да ги накара да търсят по-добри условия в други компании.

Проследяването на интернет активността е свързано и с технически предизвикателства. Внедряването и поддържането на системи за мониторинг може да бъде сложно и скъпо. Освен това дори най-надеждните решения са податливи на грешки. Те могат да маркират легитимни дейности като подозрителни, което води до ненужна проверка на служителите.

Прилагането на мониторинг на служителите изисква внимателен подход за смекчаване на тези трудности и извличане на всички предимства.

Събрахме най-добрите практики за внедряване на софтуер за проследяване.

Днешният пазар предлага изобилие от инструменти за наблюдение на служителите за проследяване на дейностите при сърфиране. CleverControl е едно от най-модерните и надеждни решения в сферата. Той проследява хронологията на сърфирането на всеки служител, заявките за търсене, времето, прекарано на всеки уебсайт и активността в социалните медии. Събраните данни се обобщават в ясни статистически диаграми и графики, позволяващи бърз анализ на индивидуалната продуктивност и тенденциите в целия екип. Платформата предлага и гъвкави настройки за блокиране на сайтове, така че можете да ограничите разсейването и да помогнете на служителите да се съсредоточат върху работата.

Един мениджър трудно ще спечели доверието на екипа си, като следи тайно дейността им. Честността винаги е най-добрата политика. Препоръчваме открито да съобщите причините за прилагането на мерки за проследяване на служителите, дори ако вашата юрисдикция не го изисква. Бъдете прозрачни за това какви данни се събират: посетени уебсайтове, време, прекарано на тези уебсайтове, екранни снимки, регистрационни файлове на социални медии и т.н. Винаги, когато е възможно, търсете съгласието на служителите за наблюдение, особено за по-натрапчиви методи.

Ако това е приемливо за целите на наблюдението ви, премахнете личната информация от анализа на дейността, за да защитите поверителността на служителите. Опитайте се да се съсредоточите върху анализирането на тенденциите, а не върху индивидуалната дейност. Не проследявайте историята на сърфирането на конкретен служител; вместо това потърсете модели като прекомерно време в социалните медии или посещения на рискови уебсайтове.

Определете ясни цели за мониторинг и обхвата на данните, които трябва да съберете, за да ги постигнете. Например, ако целта е да се разкрият разсейвания, ще бъде достатъчно да се заснемат посетените уебсайтове и времето, прекарано в тях. Записването на входящи и изходящи съобщения в социалните медии в този случай е прекомерно.

Дейностите по сърфиране трябва да се проследяват на устройства, собственост на компанията, и само в работно време. Избягвайте да наблюдавате дейността на служителите извън работно време или на лични устройства. Единственото изключение може да бъде, когато служител използва лично устройство за работа. В този случай избраното решение за наблюдение трябва да има функция за влизане и изключване, така че служителят да може да спре наблюдението, когато работният ден приключи.

Организацията трябва да има цялостна политика за използване на интернет, която определя приемливото и неприемливото онлайн поведение. Освен това трябва да има отделна политика, която да очертава обхвата на наблюдението, как се използват събраните данни, колко дълго се съхраняват и кой има достъп до тях. И двете политики трябва да са лесно достъпни за служителите. Екипът трябва да разбира политиките и техните последици и да има канал за изразяване на своите опасения.

Мониторинговите практики не трябва да бъдат фиксирани в камък. Те трябва периодично да се преразглеждат, за да се гарантира, че все още са необходими и ефективни.

Активно се вслушвайте в отзивите на служителите и коригирайте проследяването спрямо всякакви проблеми с поверителността. Освен това трябва да сте в течение със съответните закони за поверителност и трудови закони и да гарантирате спазването на промените.

Проследяването на дейностите на сърфиране на служителите може значително да подобри производителността и фокуса на служителите и да засили сигурността на компанията. Практиките за наблюдение обаче изискват внимателен подход, който ще ви позволи да избегнете техните отрицателни страни. Чрез приоритизиране на прозрачността, фокусиране върху обобщени данни и зачитане на поверителността на служителите, можете да приложите наблюдение на активността на сърфиране по начин, който поддържа доверието и насърчава положителна работна среда.