Софтуер за мониторинг на служители в Пенсилвания: Най-добри практики за регулирани индустрии

Можете да управлявате банка в Питсбърг или да управлявате болница в Харисбърг. Или може би вашата застрахователна фирма във Филаделфия обработва хиляди чувствителни клиентски досиета всеки ден. Във всички тези случаи вашите служители имат достъп до чувствителни данни, които, ако бъдат умишлено или случайно неправилно използвани, могат да доведат до сериозни правни, финансови и репутационни последици.

В цяла Пенсилвания организациите в банкирането, финансите, застраховането и здравеопазването са под строги изисквания за сигурност и съответствие. Софтуерът за наблюдение на служителите е критичен компонент за изпълнение на тези изисквания, управление на рисковете и подобряване на сигурността.

Но как може да се приложи правилно в Пенсилвания? Нека разгледаме тази тема в днешната статия.

Разбирането на държавните и местните разпоредби за поверителност е от решаващо значение за прилагането на наблюдение на служители във всяка индустрия; в регулираните сфери обаче е двойно по-критично. Софтуерът за наблюдение на служителите помага да се гарантира, че данните на клиента или пациента са защитени и се обработват правилно. В процеса той събира обширни количества данни за дейността на служителите и може по невнимание да улови и чувствителни данни за клиенти или пациенти. Така че, когато внедрявате софтуер за проследяване в регулирани индустрии в Пенсилвания, трябва да имате предвид следното:

1. Колко добре помага за защитата на чувствителни клиентски данни?

2. Съответства ли на специфичните за индустрията разпоредби?

3. Поддържа ли правата на служителите по отношение на събраните за тях данни?

За да се отговори на тези въпроси, е необходимо познаване на правната среда на Пенсилвания. Нека започнем със специфичните за индустрията разпоредби.

В здравеопазването работодателите трябва да спазват HIPAA (Закон за преносимост и отчетност на здравното осигуряване). Той изисква най-голяма защита на защитената здравна информация (PHI), която е индивидуално разпознаваема здравна информация, като например медицински истории, резултати от тестове, застрахователна информация или всякакви данни, които се отнасят до физическото или психическото здраве на дадено лице, предоставеното здравеопазване или плащането за здравеопазване.

Законът на Пенсилвания също забранява разкриването на информация, свързана с ХИВ, и записи за лечение на психично здраве или злоупотреба с вещества без писмено съгласие.

Софтуерът за наблюдение на служителите, когато е внедрен правилно, действа като бдителен пазач, помагайки ви да откриете и предотвратите потенциални нарушения на тези чувствителни данни.

Фирмите, работещи в областта на финансите, трябва да спазват GLBA (Gramm-Leach-Bliley Act). Това изисква защита на непубличната лична информация (NPI) на потребителя. NPI е всяка информация, която:

1. Клиентът предоставя за получаване на финансов продукт или услуга (име, адрес, доход и др.)

2. Резултати от всяка транзакция, извършена за клиент (номера на сметки, плащане, история, баланс и т.н.)

3. Финансова компания получава информация за клиента, за да предостави услуга или продукт (съдебни регистри, потребителски отчети и др.)

Наблюдението на служителите е от решаващо значение за ранното идентифициране на заплахите за сигурността и тяхното отстраняване.

В застраховането Законът за сигурност на застрахователните данни на Пенсилвания (PIDSA), в сила от декември 2023 г., изисква стабилни предпазни мерки за непублична информация, реакция при инциденти и обучение на служители по отношение на киберсигурността и наблюдението.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Въпреки че Законът за подслушване ограничава аудиозаписа, той обикновено не забранява видеонаблюдението, стига да не се записва аудио. Видеонаблюдението е забранено в тоалетни, съблекални и други зони, където служителите имат основателни очаквания за поверителност.

Федералният закон за поверителност на електронните комуникации (ECPA) е подобен на Закона за подслушване. Той забранява на работодателите да прихващат електронни комуникации без съгласие, но предвижда изключения при наблюдение на системи, собственост на работодателя, особено по законни бизнес причини.

Съгласно закона на Пенсилвания, работодателите не са длъжни да информират служителите за наблюдение, освен за наблюдение на комуникациите.

Това беше само кратък преглед на разпоредбите на Пенсилвания. Препоръчваме да потърсите съвет от правен експерт, преди да приложите наблюдение на служителите.

Но защо служителите в отрасли като финанси, застраховане и здравеопазване трябва да бъдат наблюдавани на първо място?

Представете си данните, с които работят ежедневно. Социалноосигурителни номера, баланси по сметки, медицински истории, лични идентификатори и много други ценни данни. Както научихме в предишния раздел, тези данни са защитени от закона, който налага задължения на организациите, които ги обработват. Софтуерът за наблюдение на служителите може да помогне:

1. Осигурете непрекъснато спазване на разпоредбите и генерирайте одитна пътека.

2. Откриване на неоторизиран достъп до чувствителни данни, необичайни трансфери на данни или друга подозрителна дейност, която може да показва потенциално изтичане на данни.

3. Обърнете внимание на вътрешни и външни заплахи.

4. Уверете се, че данните се обработват съгласно установени протоколи.

Прилагането на мониторинг на служителите може да бъде сложен и объркващ процес, особено в регулираните индустрии, където грешките могат да струват скъпо. Ето седем най-добри практики, пригодени за бизнес лидери в Пенсилвания.

Какви данни съхранява вашата организация? Кой има достъп? Къде са слабите места?

Преди да закупите софтуер, преценете рисковете си. Банка, обработваща банкови преводи, има различни нужди от клиника, управляваща приема на пациенти.

Не всеки софтуер за наблюдение е подходящ за регулирани индустрии. Избраният от вас софтуер трябва ясно да посочва, че е съвместим с HIPAA или други приложими разпоредби във вашата индустрия. Потърсете функции като:

1. Криптирани одитни пътеки (HIPAA изисква 6-годишно съхранение)

2. Регистриране на достъп въз основа на роли

3. Интеграция с DLP и SIEM системи

4. Сигнали за подозрително поведение (напр. достъп след работно време, групови изтегляния)

Изненадващият мониторинг може да има обратен ефект. Вместо това бъдете отворени. Разработете ясна, писмена политика, която изрично очертава какво ще се наблюдава, защо е необходимо и как събраните данни ще бъдат използвани и защитени. Проведете кратка среща. Обяснете, че мониторингът не се използва за залавяне на хора, а за защита на клиенти и изпълнение на законови задължения.

Въпреки че в Пенсилвания обикновено не се нуждаете от съгласие за визуално или компютърно наблюдение на работното място, прозрачността намалява съпротивата и насърчава сътрудничеството.

Няма нужда да записвате всяко натискане на клавиш. Определете ясни цели за вашата програма за мониторинг. За да се предотврати ексфилтрация на данни? За да се гарантира спазването на конкретни протоколи за сигурност? Ограничете вашите дейности по наблюдение до това, което е строго необходимо за постигане на тези заявени цели.

Съсредоточете се върху системи с висок риск: бази данни за пациенти, финансови платформи, инструменти за обработка на искове. Прилагайте мониторинг въз основа на ролята и чувствителността на данните. Рецепционистът не се нуждае от същия надзор като регулатора на искове.

Дневниците, които събирате, са чувствителни. Те могат да съдържат лична информация на вашите служители и неволно уловени клиентски данни.

Третирайте данните, събрани от вашия софтуер за наблюдение, със същото ниво на сигурност, което прилагате към чувствителната информация на вашите клиенти. Ако някой хакне вашата система за наблюдение, може да види всичко. Затова защитете, шифровайте и ограничете достъпа до него до ограничен брой служители и проверявайте кой преглежда регистрационните файлове.

Мениджърите трябва да разбират какво прави софтуерът, политиките на компанията за наблюдение, по-широките практики за сигурност и значението на спазването на нормативните изисквания. Служителите трябва да знаят своите отговорности. И ръководителите трябва да моделират етично поведение - без изключения.

Наредбите се променят. Случва се текучество на персонал. Технологията се развива. Прегледайте политиката си за наблюдение поне веднъж годишно. Освен това добрите практики са провеждане на симулирани одити и тестване на вашия план за реакция при инциденти.

Обобщавайки, наблюдението на служителите в регулираните зони е свързано с отговорност.

Ако вашата компания работи в областта на здравеопазването, застраховането или финансите в Пенсилвания, тя борави с някои от най-чувствителната информация, която хората имат. Вашите клиенти, пациенти и клиенти разчитат на вас да го защитите.

Когато се прилага внимателно, софтуерът за наблюдение е щит. Начин за улавяне на грешки, преди те да станат нарушения. Начин за доказване на съответствие, когато дойде времето на одита.

Крайната цел на мониторинга не е да се насърчи атмосфера на подозрение, а по-скоро да се култивира сигурна и съвместима среда, която защитава вашата организация, вашите клиенти и вашата репутация.