Софтуер за наблюдение на служители в Северна Каролина: Прозрения за малки и средни предприятия

Малките и средните предприятия в Северна Каролина са изправени пред натиска на дигиталната сигурност и поддържането на продуктивността сега повече от всякога, тъй като икономиката на щата все повече разчита на технологиите и дистанционната работа. Как компаниите могат да гарантират, че техните поверителни данни са безопасни и служителите правят всичко възможно?
Тази статия разглежда отделните предизвикателства, пред които са изправени малките и средни предприятия (SMB) в Северна Каролина – от особеностите на местния пазар до твърде често срещаните пропуски във вътрешната сигурност. След това ще разкрием как авангарден софтуер за наблюдение на служители предлага практически решения, като ви помага да предотвратите изтичане на данни, да проследявате точно работното време и да изградите по-сигурно и продуктивно бъдеще за вашия бизнес.
Бизнес средата и вътрешната сигурност в Северна Каролина
Основата на икономиката на Северна Каролина са нейните малки и средни предприятия - 99,6% от всички предприятия в щата са малки и средни предприятия. В тях работят 45,3% от всички държавни служители, или 1,7 милиона души. Сред основните бизнес сектори в Северна Каролина са:
Здравеопазване: големи болници и специализирани клиники обработват много чувствителни данни на пациенти, което ги прави постоянна цел за изтичане на данни.
Професионални, научни и технически услуги, включително юридически фирми, консултантски агенции и технологични стартиращи компании, боравят с огромни количества поверителна клиентска информация и интелектуална собственост.
Производство: производствените предприятия са особено уязвими към промишлен шпионаж и кражба на дизайн или интелектуална собственост.
Финансови услуги, включително банкирането, инвестициите и застраховането са основни цели за финансови измами и пробиви на данни.
Продължаващото преминаване към дистанционни и хибридни работни модели прави защитата на поверителни данни и поддържането на продуктивността още по-сложни. Северна Каролина е класирана на 11-то място сред щатите и окръг Колумбия по отдалечена работа през 2023 г., като 16,1% от нейната работна сила работи основно от вкъщи. Основните градски райони като Raleigh-Cary (24,5% отдалечени работници) и Charlotte-Concord-Gastonia (21,5% отдалечени работници) са особени центрове за тази тенденция. Дистанционната работа предлага несъмнена гъвкавост и спестяване на разходи; но също така разширява цифровия периметър на бизнеса и го прави по-уязвим за пробиви в сигурността.
Типични нарушения на сигурността и проблеми с производителността
Опасностите за сигурността могат да приемат различни форми, но могат да бъдат грубо разделени на две основни категории: управлявани от служителите и външни.
Изтичането на данни, предизвикано от служители, може да бъде умишлено или случайно и да причини до 88% от всички пробиви на данни. Случайното изтичане на данни се случва поради човешка небрежност или неспазване на протоколите за сигурност. Например, служителите могат да изпратят важни данни до грешен получател по погрешка, да оставят работните си устройства незащитени или да станат жертва на измами със социално инженерство.
Умишлената кражба на данни е по-рядък случай, но има тежки последици. Недоволни служители, тези, които търсят лична изгода, или лица, наети от конкуренти, могат умишлено да измъкнат списъци с клиенти, търговски тайни, финансови записи или други лични данни.
И накрая, служителите могат да получат неоторизиран достъп до данни или системи, до които не би трябвало да имат достъп. Това може да доведе до злоупотреба с данни или да създаде възможности за допълнителни нарушения.
Освен изтичането на данни, предизвикано от служителите, има и външни заплахи. Например фишинг атаките остават най-често съобщаваните престъпления в Северна Каролина, като често са насочени към служители, за да получат достъп до идентификационни данни или системи. Рансъмуерът също е значителна заплаха. Едно щракване върху грешна връзка или отваряне на заразен прикачен файл - и организацията е блокирана от критични системи и е осакатена. И накрая, има измами с компрометиране на бизнес имейл. Те са сложни схеми за социално инженерство, когато измамникът често се представя за изпълнителен директор, партньор на компанията или доверен доставчик и подмамва служител да извършва измамни плащания или да споделя чувствителна информация.
Заплахите за сигурността са само част от проблема за малките и средни предприятия в Северна Каролина. Бизнесът трябва да се справя с проблеми с производителността, които могат да се увеличат в отдалечената работна среда. Има неточно отчитане на времето или дори кражба на време, когато служителите преувеличават работното време или правят лични неща по време на платеното си работно време. Прекомерната дейност, която не е свързана с работата, и неоторизираните софтуерни инсталации не само подкопават производителността, но също така могат да причинят пробив в сигурността. Служителят може случайно да изложи компанията на злонамерени уебсайтове, да зарази устройството със зловреден софтуер или да наруши лицензионните споразумения.
През 2023 г. фирми и физически лица в Северна Каролина докладваха зашеметяващите $234 милиона финансови загуби поради киберпрестъпления, което прави щата 13-ти в нацията по общи загуби с 12 282 подадени жалби. Тези числа доказват, че компаниите трябва да предприемат проактивни мерки за защита на чувствителните данни от вътрешни и външни заплахи.

Инструменти за предотвратяване на течове и проследяване на работното време
Киберсигурността и производителността са сложни проблеми, които изискват обмислен подход към тяхното разрешаване. Един инструмент, който със сигурност ще помогне и при двата проблема, е софтуерът за наблюдение на служителите, по-специално двата му вида: предотвратяване на загуба на данни (DLP) и наблюдение на дейността.
Софтуер за предотвратяване на загуба на данни (DLP).
В основата си DLP софтуерът е проектиран да предотвратява излизането на чувствителни данни от контрола на вашата организация, независимо дали случайно или умишлено. За малките и средни предприятия в Северна Каролина, които обработват информация за клиенти, интелектуална собственост или финансови данни, DLP е основен слой на защита.
DLP софтуерът може:
- Проследявайте как се прехвърлят файловете и блокирайте неоторизирано копиране на USB устройства, облачно хранилище, приложения за съобщения или външни твърди дискове.
- Сканирайте изходящи имейли, качвания в мрежата, документи и други за чувствителна информация, като например лична идентификационна информация (PII), защитена здравна информация (PHI) или данни на индустрията за разплащателни карти (PCI). Ако тази информация бъде открита, софтуерът може да изпрати предупреждение или да блокира процеса.
- Предотвратете служителите да правят екранни снимки или да записват екрани.
- Установете базова линия на нормалното поведение на служителите и идентифицирайте отклоненията, които биха могли да показват опит за кражба на данни или нарушение на правилата.
- Извличайте и анализирайте текст от изображения и екранни снимки, като гарантирате, че чувствителните данни няма да изтекат чрез нетекстови средства.
Едно от основните предимства на DLP е възможността за предотвратяване на изтичане на данни, преди те да се появят, и следователно минимизиране на финансови и репутационни щети. Освен това DLP помага да се изпълнят регулаторните изисквания, свързани със защитата на данните (напр. HIPAA за здравеопазването, Законът на Gramm-Leach-Bliley за финансовите услуги).
Софтуер за наблюдение на активността
Докато DLP софтуерът се фокусира главно върху проследяване на чувствителна информация и служители, които имат достъп до тези данни, софтуерът за наблюдение на активността обхваща по-широкия обхват на поведението на служителите. Следователно може да се използва не само за сигурност, но и за проследяване на производителността и работното време.
Основни характеристики за сигурност и продуктивност:
- Проследяване на посетени уебсайтове и използвани приложения през работния ден.
- Заснемане на началото и края на работния ден, идентифициране на времето на бездействие и активност, както и действителните работни часове.
- Наблюдение на имейли и комуникации на устройства, собственост на компанията.
- Генериране на подробни отчети за дейността на служителите, идентифициране на тенденции, времена на пикова продуктивност и области за подобрение.
- Правене на периодични екранни снимки или запис на екрана.
- Разпознаване на лица, за да контролирате кой има достъп до устройството.
- Усъвършенстваните решения за наблюдение на служителите могат също така да записват видео и звук от уеб камерата, да улавят повиквания, да управляват задачи, да виждат колко време е изразходвано за тях и много повече.
Софтуерът за наблюдение на служители е идеален за подобряване на производителността. Той помага да се идентифицират губещи време дейности и да се съсредоточи върху текущите работни задачи. Освен това гарантира точно фактуриране и ведомост на заплатите въз основа на действителните работни часове.
Софтуерът за наблюдение на активността може да допълни някои DLP функции. Въпреки че обикновено не проследява файловите операции, неговите обширни регистрационни файлове за дейността на служителите могат да предоставят необходимите доказателства в случаи на вътрешни разследвания.
И накрая, мониторингът на дейността насърчава култура, при която служителите са наясно с работата си и са отговорни за времето си.
Съвет 4. Насърчавайте саморефлексията и диалога
Constructive feedback is a two-way street. When you have given your evaluation, give the employee a word to explain their vision of the situation. You may prompt them by asking open questions, such as "What are your thoughts on your results?" or "What do you think might have contributed to that dip in performance?" They will encourage the employee to reflect on their work and share problems they may be experiencing. Often, they'll have valuable context you might not be aware of, or even suggest solutions themselves. Listen actively and take notes of their insights.
Правни и етични съображения в Северна Каролина
Независимо какъв тип софтуер за мониторинг избере даден бизнес, внедряването му ще изисква повече от простото му пускане на офис компютри. Разбирането на правния пейзаж - федерални и щатски специфични правила за неприкосновеност на личния живот и трудови разпоредби - е от първостепенно значение, преди да може да се използва какъвто и да е мониторинг.
Федералният закон за поверителност на електронните комуникации (ECPA) обикновено позволява на работодателите да наблюдават комуникациите в системите, притежавани от компанията, поради законни бизнес причини. Отделните щати могат да добавят повече изисквания, но Северна Каролина не налага прекалено строги уникални мандати. Това обаче не означава, че бизнесът не трябва да ги обмисля внимателно, за да гарантира съответствие.
Първо, изричното съгласие на служителите за наблюдение, въпреки че не винаги е изрично необходимо, все още е силно препоръчително, особено при наблюдение на комуникациите. Това обикновено се прави чрез ясна, изчерпателна политика за наблюдение на служителите, подписана при наемане или когато се въвеждат нови мерки за наблюдение.
Secret monitoring may be illegal for some types of monitoring. North Carolina's cyberstalking law, for example, prohibits GPS tracking without consent, though exceptions exist for fleet vehicles. Even if a certain type of monitoring is not explicitly illegal to use secretly, the lack of transparency can severely damage employee morale and lead to distrust or legal disputes based on "reasonable expectation of privacy."
Работодателите в Северна Каролина никога не трябва да наблюдават служителите в частни зони като тоалетни, съблекални или стаи за почивка, тъй като това е почти универсално забранено и се счита за сериозно нахлуване в личния живот. По същия начин наблюдението на личните устройства на служител (напр. техния личен телефон или лаптоп, използвани за случайни работни задачи) или проследяването на местоположението му извън работното време без изрично, конкретно съгласие вероятно ще наруши очакванията за поверителност и може да доведе до правни последици. Служителят обаче няма разумни очаквания за поверителност, докато използва устройства, мрежи или имейл акаунти, собственост на компанията, за свързани с работата цели.
Освен законовите изисквания, предприятията трябва да вземат предвид етичната страна на прилагането на мониторинг на служителите. Това само по себе си е обширна тема, която разгледахме подробно в тази статия.
Заключение
Уникалният характер на икономиката на Северна Каролина, нарастващата тенденция за дистанционна и хибридна работа и в резултат на това повишените рискове за сигурността и търсенето на продуктивност налагат проактивен подход. Този подход е софтуер за наблюдение на служителите.
Когато се внедри обмислено, проследяването на служителите се превръща в нещо повече от инструмент за наблюдение. Той се превръща в стратегически актив, който дава възможност на бизнеса в Северна Каролина да изгради по-сигурно, продуктивно и в крайна сметка по-успешно бъдеще.