Ръководство на работодателите в Ню Йорк за внедряване на софтуер за наблюдение на служителите

Проучването на законовите изисквания трябва да бъде първата стъпка за всеки работодател в Ню Йорк, който иска да приложи или в момента използва софтуер за наблюдение на служителите Федералните и щатските закони имат за цел защита на правата на служителите (включително правото на неприкосновеност на личния живот). Те могат да наложат значителни ограничения върху практиките за наблюдение, които бизнесът може да използва.

Федерални закони

На федерално ниво забележителният законодателен акт е Законът за поверителност на електронните комуникации (ECPA) от 1986 г. Съгласно него умишленото прихващане на кабелни, устни и електронни комуникации е забранено. Има обаче две изключения за работодателите:

• Те могат да наблюдават комуникациите, ако имат легитимен бизнес интерес (изключение за бизнес цел).

• На работодателите е разрешено проследяване, ако поне едната страна в комуникацията е дала съгласие (изключение за съгласие). В идеалния случай това съгласие трябва да бъде изрично. Въпреки че съдилищата често тълкуват използването на предоставени от компанията устройства от служител след известието за наблюдение като подразбиращо се съгласие, изричното разрешение винаги е по-безопасен подход.

Работодателите могат да проследяват само устройства и системи, собственост на компанията. Ако искат да проследяват лични комуникации или устройства, те могат да го направят само с изрично съгласие или в случай на редки изключения.

Законът за съхранените комуникации (SCA) е част от ECPA, която регулира достъпа на работодателя до съхранените електронни комуникации. Примери за такива комуникации са имейли или записи на разговори, свързани с работата, запазени на сървърите на компанията. Като цяло работодателите имат достъп до съхранените комуникации в техните системи. Въпреки това, достъпът до лични акаунти на служител (като личен Gmail) изисква съгласието на служителя или правно основание като заповед.

Законите на щата Ню Йорк

Ню Йорк има няколко забележителни разпоредби, които допълват федералния закон. Първият е Законът за електронно наблюдение (раздел 52-c от Закона за гражданските права), който влезе в сила на 7 май 2022 г. Той се прилага за всички частни работодатели в района, независимо от техния размер, които наблюдават електронните комуникации на служителите.

Съгласно Закона за електронно наблюдение, организациите трябва да предоставят писмено известие на служителите при наемане и всяка година след това, като ги информират, че техните комуникации могат да бъдат наблюдавани. Служителите трябва да потвърдят получаването на това известие писмено или по електронен път. Освен това работодателите трябва да публикуват тези известия на видни места, където могат да се видят от всички служители (физически плакати или електронни известия на екрани за вход или вътрешни мрежи).

Следващата важна разпоредба е Законът за поверителността на служителите в Ню Йорк, който влиза в сила на 12 март 2024 г. Съгласно него работодателите не трябва да изискват от служителите или кандидатите за работа да разкриват потребителски имена, пароли или друга информация за удостоверяване на лични акаунти (като социални медии). Работодателите също не трябва да изискват от служителите да влизат в своите акаунти в присъствието на работодателя.

Освен тези вече съществуващи разпоредби, предложеното законодателство може допълнително да промени практиките за наблюдение. През 2023 г. Сенатът на щата Ню Йорк предложи проектозакон 7623, който ще ограничи работодателите да използват напълно автоматизирани инструменти за вземане на решения. Работодателите няма да могат да използват тези инструменти, за да проверяват кандидати или да вземат други решения, засягащи работните графици, компенсациите, дисциплинарните действия, оценките на представянето и други условия на работа. В светлината на бързото развитие на изкуствения интелект и неговите потенциално предубедени резултати, подобни разпоредби са разумни. Освен това законопроектът на Сената 7623 предлага допълнителни ограничения за наблюдение на работното място, като например използване на най-малко натрапчиви методи, минимизиране на събирането на данни, пропорционалност и подробно известие за това какви данни се събират, как, кога и с каква цел.

Ефективното внедряване на софтуер за наблюдение на служители надхвърля простото спазване на съответните разпоредби за поверителност. Работодателите също трябва да помислят за етичната страна на въпроса и потенциалните ефекти от наблюдението върху морала и мотивацията на служителите. Ако комбинираме правни изисквания и етични съображения, можем да изброим следните най-добри практики за внедряване на софтуер за мониторинг:

• Бъдете прозрачни: Бъдете откровени със служителите си относно съществуването, естеството и целта на наблюдението. Получете съгласие на служителите за проследяване, особено ако проследявате техните комуникации.
• Ограничете наблюдението до легитимни бизнес цели: наблюдавайте само дейности, пряко свързани с заявените от вас бизнес цели, като оценка на ефективността или защита на търговски тайни. Избягвайте да наблюдавате личните комуникации на служителите или области, където служителите имат разумни очаквания за поверителност.
• Минимизирайте събирането на данни: събирайте само данните, необходими за постигане на вашата цел за наблюдение. Колкото по-малко чувствителни данни събирате, толкова по-малък е рискът от злоупотреба или нарушение на сигурността на данните. Изтрийте данните, които вече не служат на предназначението си.
• Никога не наблюдавайте личните акаунти на служителите в социалните медии и не ги молете да предоставят своите потребителски имена или пароли за личните си акаунти.
• Потърсете експертен правен съвет: правната област може да бъде трудна и променлива. Тази статия е общ преглед и може да не разкрива всички тънкости на разпоредбите на Ню Йорк и уникалните обстоятелства на вашия бизнес. Когато се съмнявате, консултирайте се с адвокат, специализиран в трудовото право в Ню Йорк, за да сте сигурни, че вашите планове за наблюдение, политики и методи за изпълнение са напълно съвместими.
• Разработете цялостна политика за наблюдение на служителите: тази политика трябва да обхваща обхвата на събраните данни, условията за тяхното съхранение и използване и практиките за наблюдение. Политиката трябва да бъде лесно достъпна за всички служители.
• Редовно преглеждайте и актуализирайте правилата: Технологиите се променят бързо, както и законите и най-добрите практики. Периодично преглеждайте политиката и практиките си за наблюдение, за да сте сигурни, че остават в съответствие с действащите федерални закони и закони на щата Ню Йорк и продължават да служат ефективно и етично на предназначението си.
• Осигурете последователност и недискриминация.

Ясната, изчерпателна, добре изработена политика за наблюдение на служителите е необходима част от наблюдението на служителите. Това прави практиките за проследяване ясни за персонала и работодателя и свежда до минимум потенциалните правни и етични капани. Тя трябва да включва следните ключови компоненти:

• Ясно изложение на целта на мониторинга
• Обхват на наблюдение: какви дейности и комуникации се проследяват
• Методи, използвани за наблюдение (видео наблюдение, мрежови регистрационни файлове, софтуер за наблюдение и др.)
• Описание на това как се използват събраните данни, колко дълго се съхраняват и кой има достъп до тях
• Ясно изявление, че служителите не трябва да очакват поверителност, когато използват устройства, мрежи и системи, собственост на компанията, независимо дали използването е свързано с работата или лично
• Спазване на закона
• Последици от нарушение на правилата
• Раздел, в който служителите подписват или потвърждават по електронен път, че са получили, прочели и разбрали политиката.

Когато първият проект на политиката е завършен, помолете правен съветник с опит в трудовото право в Ню Йорк да я прегледа. По този начин ще сте сигурни, че отговаря на настоящите държавни и федерални разпоредби.

Когато полицата е готова, раздайте я сред служителите. Съберете писмени или електронни потвърждения за приемане от всички служители, особено от новоназначените по време на приемането. Поддържайте записи на тези признания.

Политиката трябва винаги да е достъпна за всички служители. Например, можете да го поставите в наръчника на служителите, фирмения интранет или общата зона.

Не забравяйте редовно да преглеждате и актуализирате политиката, следвайки развиващите се технологии и правна среда.

Прилагането на наблюдение на служителите в Ню Йорк изисква внимателно разглеждане на федералните и строгите държавни разпоредби и създаването на цялостна политика за наблюдение. Даването на приоритет на легитимните бизнес цели, практикуването на минимизиране на данните и търсенето на правен съвет са основни стъпки в създаването на съвместима и етична програма за мониторинг, която е от полза за работодателя и работната сила. Отговорното внедряване е от ключово значение за ефективното използване на технологията за наблюдение, като същевременно се спазват законови задължения и се насърчава работна среда, която осигурява доверие.