Софтуер за наблюдение на служители в Ню Джърси: сигурност на данните и съответствие

Броят на компаниите, които проследяват служителите си, се увеличи значително в САЩ поради нарастването на дистанционната и хибридна работа. Бизнесът в Ню Джърси отразява националната тенденция: те използват инструменти за проследяване, за да подобрят ефективността на работата и да се предпазят от изтичане на данни и кибератаки. Но как фирмите в Ню Джърси могат да балансират нуждата от наблюдение с изискванията за сигурност на данните и поверителността на служителите?

Тази статия разглежда тези два основни аспекта, като предлага прозрения за бизнеса в Ню Джърси, който иска да приложи или усъвършенства своите стратегии за наблюдение на служителите. Ще проучим как стабилната киберсигурност и защитата на личните данни трябва да формират основата на всяка програма за мониторинг и защо един холистичен подход, интегриращ мониторинг с контрол на достъпа, не е просто добра идея – той е необходимост за цялостна сигурност и съответствие.

В основата си наблюдението е нещо повече от просто проследяване на производителността. Този термин включва и защита на фирмените активи и намаляване на рисковете от пробиви и изтичане на данни.

Наблюдението на служителите е жизненоважен компонент на всяка система за сигурност, защитаваща поверителни данни и интелектуална собственост. Това не е изненада, като се има предвид, че грешките на служителите причиняват или значително влошават 88% от всички нарушения на данните. Специализиран софтуер за предотвратяване на изтичане на данни (DLP) може да открие неоторизиран достъп до файлове, подозрителни комуникационни модели или необичайно поведение при влизане, преди те да ескалират в пълномащабни инциденти.

Специализиран софтуер за предотвратяване на изтичане на данни (DLP) може да открие неоторизиран достъп до файлове, подозрителни комуникационни модели или необичайно поведение при влизане, преди те да ескалират в пълномащабни инциденти.

Контролът дали вашата организация спазва разпоредбите е друга област, в която наблюдението на служителите може да помогне. Например доставчиците на здравни услуги трябва да спазват HIPAA, а финансовите институции - FINRA. Някои компании от Ню Джърси може дори да се наложи да вземат предвид GDPR, ако имат базирани в Европа служители. Мониторингът създава одитна пътека и гарантира отчетност, което улеснява демонстрирането на съответствие.

Мениджърите могат да използват инструменти за наблюдение, за да открият безделници и претоварени служители, да преразпределят натоварванията, да разкрият препятствия и като цяло да подобрят работните процеси. Не става дума за микромениджмънт – става въпрос за получаване на обективна информация и вземане на по-ефективни решения.

Но с тези предимства идват и предизвикателства. Ню Джърси има стабилна защита на труда; освен това служителите стават все по-наясно с правата си на поверителност. Тези фактори карат бизнеса да стъпва по-внимателно на терена за наблюдение. Те трябва да балансират обема на необходимия надзор и зачитането на поверителността на служителите и законовите разпоредби.

Мониторингът на служители означава събиране на данни, често чувствителни. Дори ако събирате само строго необходимите данни, полученият цифров отпечатък може да е огромен: екранни снимки, имейли и чат журнали, история на сърфиране в мрежата и др. Съхраняването и защитата на личните данни на вашите служители е огромна отговорност.

Първата стъпка към отговорното боравене с данни е да определите какви данни трябва да събира вашата организация и защо. Това е принципът на минимизиране на данните: събиране само на данните, които са абсолютно необходими за постигане на вашите законни бизнес цели. Трябва ли да регистрирате всяко натискане на клавиш или обобщение на използваните приложения ще бъде достатъчно? Трябва ли да записвате уеб история, ако целта ви е да проследявате посещаемостта? Задаването на тези въпроси предварително може да спаси вашата компания от проблеми по-късно.

Когато обхватът на необходимите данни е дефиниран и мониторингът започне, сигурността на събраната информация става първостепенна. Тя трябва да бъде защитена не само от външни атаки, но и от неоторизиран достъп вътре в компанията. Основните аспекти на защитата са:

1. Шифроване: Данните за наблюдение трябва да бъдат криптирани както когато се движат (с помощта на протоколи като TLS/SSL), така и когато се съхраняват на сървъри (обикновено с алгоритми като AES-256). Проверете при вашия доставчик на софтуер за наблюдение на служителите дали криптира данни в покой и при пренос.
2. Контрол на достъпа: Важно е кой вижда събраните данни. Вашата система за наблюдение трябва да има строг контрол на достъпа, базиран на роли (RBAC). Обикновено се прави чрез създаване на администраторски акаунт и няколко подакаунта, например за мениджърите да виждат само данните на своя екип.
3. Сигурно съхранение: Независимо дали избирате базирани на облак или локални решения, уверете се, че средата за съхранение е защитена. Това включва защитени центрове за данни, редовно архивиране и добре дефиниран план за възстановяване след бедствие.
4. Управление на уязвимости: Никой софтуер не е непробиваем. Ето защо трябва да провеждате редовни одити на сигурността, тестове за проникване и да актуализирате инструмента си за наблюдение навреме. Тези мерки позволяват коригиране на потенциални уязвимости, преди те да могат да бъдат използвани.

Ню Джърси, подобно на много щати, има своя собствена правна среда относно поверителността на служителите. Въпреки че конкретните правни съвети винаги трябва да идват от квалифициран съветник, в тази статия ще разгледаме общите принципи.

В Ню Джърси основният регулаторен фокус през последните години е върху проследяването на превозни средства на работното място, електронните комуникации, видеонаблюдението и по-широкото право на неприкосновеност на личния живот на служителите.

Известие преди проследяване на превозно средство (Сметка за събрание № 3950)

От 18 април 2022 г. работодателите в Ню Джърси трябва да предоставят на служителите писмено предизвестие, преди да използват електронно или механично устройство за проследяване в превозно средство, използвано от служителя. Това важи независимо дали превозното средство е собственост на компанията или на служителя.

Електронни комуникации и наблюдение

Законът за контрол на подслушването и електронното наблюдение на Ню Джърси забранява прихващането на телефонни или електронни комуникации на служители, освен ако поне едната страна не даде съгласието си. Обикновено работодателите осигуряват това съгласие чрез политики или наръчници за служителите.

Докато служителите имат известни очаквания за поверителност, наблюдението често е разрешено, ако служителите са били уведомени и наблюдението служи на законна бизнес цел.

Видеонаблюдение

Организациите могат да наблюдават служители в общи части, като офиси. Но видеонаблюдението е строго забранено на места, където служителите очакват уединение, като тоалетни или съблекални.

Законът не винаги изисква уведомяване на служителите за видеонаблюдение. Все пак се препоръчва на работодателите да го направят.

Мониторинг на имейл, използване на интернет и компютърна дейност

Работодателите имат законово право да наблюдават използването на компютъра на служителите, включително сърфиране в мрежата и имейли, ако има ясно съобщена политика.

Лични акаунти в социалните медии

Някои работодатели смятат, че имат право да наблюдават онлайн поведението на своите служители извън работното време или дори да искат достъп до личните им акаунти. Това е строго забранено от закона на Ню Джърси.

Както виждаме, ключът към спазването на повечето законови изисквания е прозрачността и ясната политика за наблюдение. Една добре написана и добре съобщена политика може да предотврати недоразумения, да управлява очакванията и дори да осигури правна защита, ако възникнат въпроси.

Представете си вашите системи за сигурност не като изолирани острови, а като свързана, интелигентна мрежа. Това е силата на интегрирането на наблюдението на служителите с вашите системи за контрол на достъпа. Можете да свържете отчетите на софтуера за мониторинг с данни от системи за физически достъп (като четци на значки и биометрични скенери) и системи за логически достъп (като влизане в мрежата и разрешения за приложения). Такъв подход създава наистина единна защита.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

Единният подход има значителни предимства, като например:

1. По-добро откриване на заплахи благодарение на корелиращи данни от различни източници
2. По-бързо идентифициране на източника и обхвата на нарушението
3. Автоматизирано прилагане на правилата
4. Единен, консолидиран изглед на дейността на служителите за съответствие и разследвания
5. Управлението на унифицирана система вместо множество несвързани системи намалява значително административното натоварване.

Постигането на тази безпроблемна интеграция изисква внимателно планиране:

1. API: Избраните от вас решения за наблюдение и контрол на достъпа трябва да имат отворени API (интерфейси за програмиране на приложения) и да се придържат към индустриалните стандарти, за да позволят плавен обмен на данни.
2. Синхронизиране на данни: Данните трябва да протичат между системите в реално или почти реално време, за да бъдат ефективни. Закъсненията могат да създадат пропуски в сигурността.
3. Мащабируемост: Тъй като вашият бизнес в Ню Джърси се разраства, вашето интегрирано решение за сигурност трябва да може да се мащабира с него, като побира повече служители, местоположения и точки за данни без загуба на производителност.
4. Интеграции: Дайте приоритет на решения от доставчици, които активно насърчават и поддържат интеграция с други платформи за сигурност.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Винаги бъдете откровени със служителите си относно мониторинга - прозрачността трябва да бъде ваш приоритет. Служителите трябва да са наясно защо се наблюдават, какви дейности записва софтуерът, кой може да вижда техните данни и какви права имат по отношение на тях. Отговорите на тези въпроси също трябва да бъдат включени в ясна политика за мониторинг. Тази политика трябва да бъде лесно достъпна по всяко време.

Практиките за наблюдение могат и трябва да се променят с времето. Регламентите и политиките на вашата организация се променят и по-старите подходи за проследяване стават по-малко ефективни. Ето защо трябва редовно да преглеждате практиките си за наблюдение и да проверявате дали са съвместими и ефективни. Запомнете първоначалните цели. Мониторингът винаги трябва да е пропорционален на вашите цели за мониторинг, без да става твърде натрапчив.

И накрая, служителите трябва да бъдат обучени за сигурността на данните като цяло. Добре информираната работна сила е вашата първа линия на защита.

Днес наблюдението на служителите е повече от инструмент за управление на представянето. Той е важен елемент от системата за сигурност на компанията и инструмент за съответствие.

Мониторингът на служителите може да работи още по-добре, ако е интегриран със системи за контрол на достъпа. Но независимо от начина, по който се използва, той трябва да се използва прозрачно и събраните данни за мониторинг трябва да бъдат правилно защитени. За лидери, които искат да внедрят или вече използват мониторинг: консултирайте се с експерти по правни въпроси и киберсигурност, инвестирайте в сигурни, мащабируеми решения и винаги комуникирайте с яснота и съпричастност. Направено правилно, наблюдението на служителите укрепва вашата организация, както оперативно, така и културно.

Нека преминем отвъд водения от страх надзор и към интелигентен, интегриран и уважителен мониторинг.