Мониторинг на компютрите на служителите: 5 безплатни инструмента за малък бизнес

Популярността на софтуера за наблюдение на служителите е на върха си - 96% от отдалечените компании го използват, а 85% от служителите, работещи лично, са подложени на някаква форма на наблюдение. 81% Фирмите, които внедриха софтуер за проследяване, отбелязаха подобрение в представянето на служителите. Софтуерът за мониторинг може да записва и анализира дейността на служителите и да помогне за идентифициране и справяне с проблеми с производителността. В резултат на това работодателите могат да управляват тези проблеми рано и да намалят разходите, свързани със загуба на производителност, текучество на служители и правни задължения.

Събраните данни за производителността могат да разкрият пропуски в знанията, което позволява създаването на целенасочени програми за обучение и развитие.

И накрая, наблюдението на компютърната активност на служителите може да помогне за откриване и предотвратяване на заплахи за сигурността, като например неоторизиран достъп или нарушения на данните.

Предимствата на наблюдението на компютрите на служителите са трудни за подценяване: справянето с проблемите с производителността и сигурността е жизненоважно за компании от всякакъв мащаб. Докато по-големите компании разполагат с повече ресурси за избор на подходящо решение, малките предприятия често не могат да си позволят софтуер за наблюдение на служителите поради високите лицензионни и оперативни разходи, както и сложното внедряване.

Тази статия разглежда пет безплатни или достъпни инструмента за наблюдение на активността на служителите на компютрите, подходящи за малки фирми.

CleverControl е усъвършенствано решение за наблюдение на използването на компютрите на служителите. Основната му функционалност включва запис на клавишни комбинации, скрийншотове, проследяване на интернет активността и заявките за търсене, наблюдение на използването на социални медии, заснемане на събития в клипборда и задачи за печат, наблюдение с уеб камера и звук и други. Софтуерът предлага и функция за проследяване на времето. Той автоматично проследява посещаемостта и заснема началото и края на работния ден, общото работно време и времето на активност/неактивност по служител, екип или цялата компания.

След това CleverControl анализира събраните данни и представя статистика за производителността: работно време, приложения, динамика на използването на уебсайта и социалните медии, най-използвани сайтове и приложения и други. Наскоро добавената функция за оценка с изкуствен интелект ще оцени представянето на всеки служител и ще открои непродуктивни модели с помощта на изкуствен интелект.

CleverControl ви позволява да наблюдавате екраните на служителите в реално време - можете да гледате стриймове от техните компютри, сякаш седите пред тях. Програмата може също да предава видео от уеб камерата на компютъра, превръщайки я в проста, но ефективна система за наблюдение.

Разширените функции на CleverControl включват запис на екрана, запис на разговори и разпознаване на лица.

Можете да получавате отчети с данни на онлайн таблото си за управление, които можете да изтеглите за преглед офлайн. Освен това можете да планирате дневни, седмични или месечни отчети по имейл.

CleverControl е идеален за малкия бизнес, тъй като едно решение съчетава цялостно наблюдение на служителите, проследяване на времето и основна функционалност за защита на данните. Благодарение на това компаниите могат да получат цялостно решение за проследяване, да намалят разходите за софтуер и да насочат ценни ресурси към растеж и развитие.

Решението предлага безплатен 14-дневен пълен пробен период, достъпни цени, започващи от $4,70 на компютър/месец, и отстъпки.

Предимства

• Цялостно разработен софтуер за детайлно наблюдение на използването на компютрите и посещаемостта на служителите

• Лесен и бърз монтаж, който не изисква технически познания

• Удобен за потребителя интерфейс и гъвкави настройки за дистанционно управление

• Няколко администраторски подакаунта с по-ниско ниво на разрешения

• Самонаблюдение: служителите могат да виждат статистиката за производителността си и да я анализират

• Блокер на сайтове

• Предлага се за Windows и macOS

• Достъпни цени и отстъпки

Недостатъци

• Няма безплатен план

DeskTime е софтуер за проследяване на времето, предназначен да помогне за повишаване на производителността и подобряване на работния процес, подходящ за бизнеси от всякакъв мащаб и за отделни лица. Той автоматично проследява цялата компютърна активност, елиминирайки необходимостта от попълване на отчети и отчети. Ако работата е извън мрежата - например, среща на екипа или обяд с клиент - служителят може да я добави ръчно към отчета, за да се увери, че това време е отчетено. Мениджърите могат да планират отсъствията на служителите, като например отпуски, почивни дни, болнични и др., и да ги маркират в календара за бърз преглед.

DeskTime позволява на мениджърите да планират смените и да уведомяват служителите кога трябва да работят и в продължение на колко часа. Служителите могат също така да подават заявки за смени с предпочитани дати и часове.

Функциите на DeskTime не се ограничават само до проследяване на времето - софтуерът записва уебсайтовете и приложенията, които служителите използват през целия ден, с времеви отметки и продължителност на ползване. Всеки уебсайт или приложение се маркира като продуктивен, неутрален или непродуктивен. Въз основа на тези данни програмата предоставя индивидуални статистически данни за производителността, като например общото количество продуктивно време и нивата на производителност и ефективност. Тези отчети помагат за разкриване на най-добрите и най-слабите служители.

Освен това, DeskTime може да прави екранни снимки и имената на документите, темите на имейлите, имената на Slack каналите и т.н., както и да проследява точно колко време се отделя за всеки проект и задача. По този начин можете да сте сигурни, че всеки е фокусиран върху своите задачи.

Отчетите се актуализират в реално време и могат да бъдат изтеглени за архивиране или по-нататъшен анализ. Инструментът може да се интегрира с популярни приложения за управление на проекти и календари, като Trello, Jira, Google Calendar и други.

Безплатната версия на DeskTime е ограничена само до време, приложения и събиране на URL адреси. Пълната функционалност ще ви струва от $7 на потребител на месец.

Предимства

• Точните автоматични отчети за работно време опростяват изплащането на заплати

• Проследяване на времето, прекарано в дадена задача или проект

• Интеграции със софтуер за управление на проекти и календар

Недостатъци

• Безплатната версия има ограничени функции и може да не е подходяща за екипи

• Пълната версия може да е скъпа

• Липса на подробно проследяване на активността на служителите

Traqq е друго решение за проследяване на времето, подходящо за физически лица и фирми от всякакъв размер. Функционалността му включва автоматично и ръчно проследяване на времето, записване на активно и неактивно време, както и статистика за работното време. Traqq изпраща напомняния на служителите, които забравят да включат или изключат таймера си, за да не пропуснат часове за фактуриране.

Traqq анализира нивата на активност на всеки служител през целия ден, като проследява движенията на мишката и натисканията на клавиши. Той показва данните за дневната активност като цветно кодирана диаграма, където зеленото представлява часове с висока активност, жълтото - нормална активност, а червеното - часове с ниска активност. Тази диаграма ви позволява да наблюдавате производителността на служителите с един поглед, да виждате пикове и спадове и да анализирате причините за спада.

Traqq предупреждава служителите, когато са бездействали дълго време, за да им помогне да се върнат към ритъма. И обратно, ако служител претоварва работата си, Traqq ще му напомни да си вземе почивка, за да избегне прегаряне.

Софтуерът предлага основно наблюдение на активността на служителите на компютъра. Той записва всички приложения и уебсайтове, на които служителят прекарва повече от 10 секунди, и показва 3-те най-популярни приложения и уебсайта на всеки 15 минути. Цялата активност се показва като цветно кодирана кръгова диаграма и списък с 10-те най-популярни сайта и приложения.

Traqq позволява ограничаване на наблюдението до определени дни и часове. Тази функция работи най-добре за служители, работещи дистанционно на лични устройства и желаещи да запазят поверителността си. Тя също така предотвратява неоторизиран извънреден труд и помага да се избегне прегаряне на служителите.

Всички отчети за време и дейности са достъпни в онлайн таблото за управление, където могат да бъдат преглеждани, изтегляни и споделяни по имейл. Можете да споделяте данните с множество мениджъри или служители, като им помагате да анализират и оценят представянето си.

Всички функции на Traqq са достъпни безплатно за до три места. По-големите екипи могат да получат Premium план за $7 на потребител/месец.

Предимства

• Подробни отчети за работно време с динамика на производителността

• Офлайн проследяване на времето

• Поддържа Windows, macOS и Linux

• Няколко администраторски подакаунта с различни нива на разрешения

Недостатъци

• Не следи подробно компютърната активност на служителите

• Няма интеграции със софтуер за управление на проекти и бюджетиране

ActivTrak е система за мониторинг, ориентирана към поверителността на служителите, която предоставя задълбочен анализ на моделите на производителност. Тя събира ограничени данни за използването на приложения и уебсайтове от служителите, като например името на приложението/сайта, продължителността, URL адресите и незадължителните екранни снимки. ActivTrak не записва действителните натискания на клавиши, видео от екран или уеб камера или други подробности за потребителската активност. Събраните данни се категоризират като продуктивни/непродуктивни, фокус/многозадачност, имейл/среща/социални медии и др. и се анализират от системата. В резултат на това виждате подробни диаграми на различни аспекти на производителността, като например продуктивно време, часове за фокус и часове за многозадачност. Можете да сравните тези статистики между екипите и да разкриете недоизползвани и претоварени екипи. Статистиката ви позволява да изследвате динамиката на производителността и как дистанционната или хибридната работа ѝ влияе, разсейващи фактори, модели на работа и служители на ръба на прегаряне.

ActivTrak има гъвкави настройки, които ви позволяват ръчно да категоризирате дейностите като продуктивни/непродуктивни и да задавате цели и графици за производителност, за да избегнете наблюдение извън работно време.

ActivTrak е безплатен за до трима потребители; функциите му обаче са ограничени до време, приложения и наблюдение на активността на уебсайта. Ако искате да проследявате производителността на служителите и да получавате пълна информация, можете да избирате от няколко плана, започващи от $10 на потребител/месец.

Предимства

• Задълбочен анализ на производителността, базиран на изкуствен интелект

• Интеграции с бизнес и календарни приложения на трети страни

• Осигурява измерима възвръщаемост на инвестициите в рамките на няколко седмици

• Фокус върху поверителността на служителите и сигурността на събраните данни

Недостатъци

• Интерфейсът и статистиката са сложни и объркващи за много потребители

• Не предоставя подробни отчети за действията на потребителите, оставяйки място на служителите да фалшифицират дейност

WorkTime е софтуер за наблюдение на компютрите на служителите с функции за проследяване на времето и производителността. Той може да записва времената за влизане и излизане от системата, да следи посещаемостта с разбивка на дистанционна и офис работа, да проследява времето на активност/престой и извънредните часове, и дори има класация за посещаемост! Тези функции помагат за разкриването на редовни закъснения и преждевременни напускащи, за откриване и предотвратяване на измами с извънреден труд и за поддържане на офис дисциплина.

WorkTime има основна функционалност за наблюдение на производителността на служителите. Той записва всички използвани приложения и посетени уебсайтове, категоризирайки ги като продуктивни или непродуктивни, и предоставя отчет за производителността, който се актуализира в реално време. Други отчети изброяват най-използваните социални мрежи, URL адреси и служители, които прекарват най-много време онлайн, с продължителността на ползване. Отчетите за използването на интернет могат да показват статистика по служител, отдел или цялата компания.

Мониторингът на времето, прекарано в онлайн срещи, е интересна функция, която предоставя информация за това колко работно време отнемат те и как влияят на производителността. В резултат на това можете да оптимизирате практиките за провеждане на срещи, като премахнете ненужните обаждания и направите необходимите по-ефективни.

Безплатната версия на WorkTime е достъпна за до трима служители. Тази версия предлага ограничени отчети за приложенията и използването на мрежата, лог файлове и обобщения на дейностите. Данните се съхраняват две седмици и само един администратор има достъп до тях. Повече функции са налични в плановете Basic, Premium и Enterprise, като цените започват от $6,99 на служител/месец.

Предимства

• Статистика за време, производителност и посещаемост с класации

• Блокер на сайтове

• Открива служители, които разглеждат сайтове за работа

• Резултат за разсейване

Недостатъци

• Дизайнът на интерфейса може да бъде подобрен

• Дизайнът на интерфейса може да бъде подобрен

Мониторингът на компютърната активност на служителите може не само да повиши производителността, но и да види къде отива работното време. Анализирането на начина, по който персоналът разпределя работното си време, разкриването на разсейващи фактори и неефективно използване на ресурсите помага на малките предприятия да изградят ефективни процеси, да експериментират с работни процеси и да избират най-добрите модели.

Мониторингът на служителите носи най-голяма стойност, когато се прилага открито и прозрачно. Екипът трябва да знае каква информация се събира и защо. Отчетите за производителност трябва да се използват за подкрепа на служителите, разкриване на техните слаби места и съвети как да се подобрят, а не за наказание. Тези прости практики ще помогнат за избягване на ненужен стрес, проблеми с доверието и поверителността.