Как да информираме служителите за мониторинга: най-добри практики

Вашата компания е инвестирала в софтуер за наблюдение на служителите. Той проследява присъствието и производителността на служителите, отбелязва проблеми със сигурността и внимателно регистрира всеки уебсайт, който всеки служител посещава. Използването на мониторинг е интелигентна и легитимна стъпка: показателите за производителност помагат на всеки да остане на път и да бъде отговорен. Освен това информацията е един от най-ценните ресурси днес, а рисковете от изтичане на данни и заплахи за сигурността са по-високи от всякога. Но вашите служители знаят ли, че са под наблюдение?

На пръв поглед тайното наблюдение изглежда дава по-честни резултати. Когато служителите не знаят за проследяването, те се държат както обикновено. Те могат да закъснеят, да прекарат половината от работния ден в сайтове за пазаруване или да си вземат двучасова почивка за обяд. В действителност обаче тайното наблюдение е минно поле. Това може да предизвика правни проблеми, да разруши доверието и да превърне работното ви място в тенджера под налягане от подозрения.

Истината е, че начинът, по който информирате служителите за мониторинга, има значение не по-малко от самия мониторинг.

Повечето служители приемат, че техните работни устройства не са напълно лични. Но предположението не е съгласие. И когато наблюдават повърхности неочаквано - да речем, в преглед на изпълнението или дисциплинарна среща - служителите се чувстват заслепени. Следва недоверието. Негодуванието расте.

Освен това тайното наблюдение е незаконно в много юрисдикции. GDPR в Европа, законите в няколко щата на САЩ, като Кънектикът, Ню Йорк и Калифорния, PIPEDA в Канада, Законът за наблюдение на работното място от 2005 г. в Австралия, LGPD в Бразилия и други разпоредби по света изискват от работодателите да уведомяват служителите за наблюдение. Неспазването им може да доведе до глоби, съдебни дела и накърнен публичен имидж на компанията.

На последно място – но не на последно място – е културата. Работна сила, която се чувства наблюдавана без обяснение, се освобождава и може дори тихо да търси изхода. Проучванията го доказват: натрапчивият софтуер за наблюдение на служителите би бил причина да напуснат работата си за 63% служители. Прозрачността, от друга страна, насърчава отчетността. Когато хората знаят защо съществува мониторинг, те са по-склонни да спазват границите и целта.

Когато разглеждате наблюдението на служителите, най-добрата практика номер едно е разбирането на правната среда. Няма универсална рецепта; разпоредбите се различават значително в зависимост от страната или дори района. Някои методи за наблюдение, като например запис на разговори или наблюдение с уеб камера, може да са забранени във вашия район, докато други, като например наблюдение на имейл, може да изискват изрично писмено съгласие на служителите.

Индустрията също може да повлияе на вашите практики за наблюдение. Някои индустрии, например финансите и здравеопазването, изискват по-строги мерки за контрол от други.

Долен ред? Препоръчваме да проучите изискванията на вашия отрасъл, да се консултирате с правен експерт във вашия район и да приспособите своите практики за наблюдение към препоръките. Един универсален шаблон може да изглежда удобен, но няма да ви предпази от потенциални съдебни дела.

Избягвайте неясни фрази като "активността на системата може да бъде прегледана". Вместо това обяснете директно какво правите:

"Ние наблюдаваме използването на интернет на фирмените устройства, за да предотвратим злонамерен софтуер и да гарантираме сигурността на мрежата."

"Имейлите, изпратени чрез фирмени акаунти, подлежат на преглед за съответствие с индустриалните разпоредби."

Яснотата намалява безпокойството и стреса, обикновено свързани с наблюдението.

Хората приемат правила, които разбират. Така че най-добрата практика тук е не само да се обяви наблюдението, но и да се контекстуализира.

Може да кажете:

"Ние наблюдаваме отдалечени работни станции, за да открием неоторизиран достъп, тъй като миналата година фишинг атака почти компрометира клиентските данни."

Или: "Проследяваме времето за работа на системата, за да идентифицираме тесните места, които забавят работата ви."

Когато наблюдението е оформено като защита или подобрение, а не подозрение, то има различен ефект.

Вашата политика за наблюдение принадлежи към наръчника на служителите. Или, ако е подробно, като самостоятелен документ. Така или иначе, трябва да покрива:

1. Какво се наблюдава (напр. времена за влизане, достъп до файлове, използване на уеб камера)
2. Защо се наблюдава (сигурност, съответствие, производителност)
3. Колко време се съхраняват данните
4. Who can access it (e.g., IT, HR, department heads)
5. Права на служителите (напр. да изискват техните данни)

Поддържайте тона професионален, но достъпен.

Обявете полицата лично. Организирайте кратка екипна среща. Изпратете последващ имейл с прикачения документ. Направете го лесно за намиране във вашия интранет.

Притесненията са очаквани и нормални тук. Някои служители ще се тревожат за микромениджмънта. Други може да се страхуват да бъдат съдени за петминутно превъртане в социалните медии. Обърнете внимание на тези въпроси.

Можете дори да създадете ЧЗВ с най-честите въпроси на служителите, например:

1. "Можете ли да четете личните ми съобщения?" Само ако са на фирмени системи - и само ако политиката позволява.
2. "Личните ми файлове наблюдават ли се?" Не, освен ако не се съхраняват на фирмени устройства.
3. "Колко време се съхраняват данните?" Обикновено 90-180 дни, освен ако не е необходимо за разследване.

Покана за обратна връзка. Анонимните анкети работят добре. Може да научите, че служителите оценяват знанието, че системите са защитени, дори ако са наблюдавани.

Подписът не е просто документация. Това е доказателство, че служителите разбират какво са съгласни.

Можете да използвате прост формуляр за съгласие, като примера по-долу. Служителите трябва да го подпишат по време на приемане или когато политиката бъде въведена. Ако някой се чувства притиснат, това е червен флаг - не само етично, но и законово.

Образец на документ за съгласие за наблюдение

Ето шаблон, който можете да адаптирате (препоръчваме да се консултирате с вашия правен експерт):

Споразумение за съгласие за наблюдение на служителите

Аз, [Име на служител], потвърждавам, че [Име на фирмата] може да наблюдава, регистрира и преглежда използването ми на предоставени от компанията устройства, мрежи, имейл, достъп до интернет и софтуерни приложения. Това включва, но не се ограничава до посетени уебсайтове, достъпни файлове и използване на приложения.

Това наблюдение се провежда, за да се гарантира сигурността на данните, да се предотврати злоупотреба с ресурси, да се спазват законовите изисквания и да се поддържа продуктивна работна среда.

Разбирам, че дейността ми във фирмените системи може да бъде прегледана по всяко време. Личното използване на тези системи трябва да бъде минимално и в съответствие с фирмената политика.

Прочетох Политиката за наблюдение на служителите и имах възможност да задавам въпроси. Съгласен съм с това наблюдение като част от работата ми.

Подпис: _________________________

Печатно име: ______________________

Дата: ___________

Мениджърите са на първа линия. Ако не могат да информират служителите и да обяснят политиката спокойно - или по-лошо, злоупотребяват с данните - това може да е проблем.

Обучете ръководители на:

1. Как да отговаряте на въпроси на служители без защита
2. Какво могат и какво не могат да правят с данните от мониторинга
3. Как да избегнем създаването на култура на наблюдение

Мениджър, който казва „Видях, че бяхте в YouTube 20 минути“ без контекст, уврежда морала. Човек, който казва: "Забелязах сърфиране извън задачата - всичко е наред?", отваря диалог.

Дори на фирмените устройства служителите имат право на известна поверителност. Най-добрата практика е да избягвате наблюдение на лични имейли, частни чатове или неработни приложения, освен ако няма ясна политика и съгласие.

И никога не записвайте аудио или видео в частни зони. Камерите в стаите за почивка или тоалетните не са просто неетични; те са незаконни.

Информирането на служителите за наблюдение не е просто законово задължение – то е необходимост за поддържане на доверие. Когато се направи правилно, това превръща чувствителна тема в момент на яснота и взаимно уважение.

Рисковете за сигурността са реални. Производителността се нуждае от измерване. И е необходима някаква форма на наблюдение на служителите. Но необходимостта не замества нуждата от прозрачност. Най-добрите практики за наблюдение на служителите могат да бъдат обобщени с една фраза: справедливо отношение към хората.

Бъдете ясни. Бъдете честни. Бъдете последователни. Обяснете защо, получете истинско съгласие и уважавайте личните граници. Обучете мениджърите си не на полиция, а на поддръжка. Вашият екип не е под съмнение; те са част от решението.

Направено с почтеност, наблюдението не подкопава доверието - то го укрепва.