Случай CleverControl: Подобряване на отчетността на служителите в отдалечен екип

В този случай на CleverControl клиентът е маркетингова агенция с екип от 50 служители, разпределени в няколко часови зони.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. Трудности при оценката на действителния резултат от работата и времето, изразходвано за таксувани задачи спрямо неплатими дейности;
2. Несигурност относно служителите, които работят последователно през определеното работно време;
3. Непоследователно представяне: някои служители надминават очакванията, докато други постоянно се представят по-слабо;
4. Ограничена видимост в работните процеси и индивидуален принос към проекти.

Предишните методи за контрол се оказаха неефективни. Ето защо компанията реши да изпробва софтуер за наблюдение на служителите.

Агенцията внедри CleverControl, за да преодолее описаните предизвикателства. Връзките за изтегляне бяха изпратени на служителите, за да могат да инсталират агента за наблюдение на издадени от компанията лаптопи.

Ръководството беше изненадано колко лесно премина инсталацията: екипът можеше да инсталира агента без ИТ специалист и не срещна почти никакви затруднения.

С CleverControl ръководството може да проверява работата на служителите в реално време и да има подробни регистрационни файлове за дейността за по-нататъшен преглед. Организацията беше особено заинтересована от следната информация:

1. Работно време: записи на влизане/излизане и активно/неактивно време;
2. Използване на приложения: какви приложения са използвани и за колко време;
3. История на уебсайтове: посетени уебсайтове и време, прекарано в тях;
4. Активност в социалните медии и месинджъри: какви социални медии и приложения за чат са били използвани и за колко време;
5. Екранни снимки и екранни записи;
6. Предаване на живо от екраните на служителите.

Тази информация даде представа за работния процес на всеки служител, помогна да се намерят причините за непоследователна производителност и разкри няколко безделници.

Например CleverControl разкри продължителни периоди на неактивност или лично сърфиране на един служител след влизане. Служителят може да влезе в 9:00 сутринта, но да не показва значителна свързана с работата дейност до 10:30 сутринта.

Друг служител беше хванат на последователни ранни напускания и късни напускания. Общите седмични работни часове, проследени от CleverControl, бяха около 36 часа вместо очакваните 40.

Въпреки че договорът им не включваше гъвкаво работно време, някои служители ги присвоиха на собствена власт. Те можеха да работят до късно през нощта, докато останалите работеха обичайните 9-5. Липсата на припокриващи се работни часове доведе до предизвикателства в комуникацията и пропуснати срокове.

Анализът на използването на програмата и уебсайта показа прекомерно използване на социални медии и платформи за стрийминг през определеното работно време. Служителите може да са имали отворени приложения, свързани с работата, но фокусът очевидно е бил върху други програми.

В други случаи служителят може да е прекарал часове в програма, свързана с работата, но резултатът е минимален. Това може да означава, че служителят или е бил фокусиран върху нещо друго извън работния лаптоп, или работният им процес е бил неефективен.

Въз основа на информацията, получена от мониторинга, маркетинговата агенция предприе мерки за подобряване на отчетността на служителите.

Регистрационните файлове на CleverControl позволиха целево адресиране на проблеми като кражба на време и постоянна недостатъчна производителност. Навременната намеса предотврати ескалирането на проблеми с производителността и изпрати ясно послание, че отговорността на служителите се приема сериозно.

Организацията въведе редовни проверки между мениджъри и служители, за да обсъдят напредъка, да се справят с предизвикателствата и да предоставят обратна връзка. Мениджърът използва резюмета на дейността на CleverControl в прегледите на ефективността, правейки прегледите по-малко субективни и по-обективни и директни. Обобщенията на дейностите предоставиха необходимите конкретни доказателства за изпълнението, както положителни, така и отрицателни. Въз основа на доказателствата мениджърът може да даде целева обратна връзка и да помогне за разработването на стратегии за подобрение.

Освен това мениджърът установи ясни очаквания за работното време, изпълнението на задачите и използването на нежелани/непродуктивни приложения и уебсайтове. Мониторингът с CleverControl гарантира, че служителите отговарят на тези очаквания.

В резултат на това маркетинговата агенция отбеляза 14% увеличение на общата продуктивност на екипа в рамките на два месеца след внедряването на CleverControl. Управляваните от данни прозрения за представянето на служителите позволиха по-обективни и справедливи прегледи на представянето и целева подкрепа. Освен това функциите за проследяване на времето на CleverControl действат като възпиращ фактор срещу кражба на време, минимизирайки загубените таксувани часове. Служителите станаха по-отговорни и съзнателни за управлението на времето си. Те прекарват значително по-малко време в несвързани с работата задачи.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

Този случай на CleverControl демонстрира колко ефективно може да бъде наблюдението на служителите при управлението на отдалечен екип. Той разкрива пропуски в уменията, разсейване и безделие, което позволява на ръководството да взема информирани решения за подобряване на ситуацията. Ако искате да научите повече за функциите на CleverСontrol и как може да трансформира вашия екип, научете повече  тук