Как да реагираме на кражби, измами и безделие на служителите

Като работодател, една от основните ви задачи е да насърчавате продуктивна и съгласувана работна сила. Повечето служители изпълняват задачите си по най-добрия възможен начин, но някои може да се възползват от компанията. Кражбата, измамата и бездействието могат да представляват значителни рискове за здравето на вашата компания, ако нямате правилните техники и политики за справяне с тях.

В тази статия ще разгледаме три отделни случая, разглеждащи съответно кражба, измама и безделие. Преди да направим това, е необходимо да разберем какво точно представляват тези три понятия.

Преди да проучим как да реагираме, трябва да дефинираме тези три категории нарушения на работното място.

Кражбата от страна на служители се отнася до кражба от страна на служителите от техните работодатели. Съществуват различни степени на кражба от страна на служителите. Присвояването е най-известното, тъй като се отнася до злоупотреба от страна на служител с корпоративни ресурси - пари или имущество - с които той се грижи. Кражбата е друга форма на кражба от страна на служителите, която се отнася до кражба на по-малки предмети, като например офис консумативи, или количества.

Като цяло, кражбата от страна на служителите често попада в категорията на професионалната измама, която представлява използването на нечия професия като начин за лично обогатяване чрез злоупотреба или неправилно разпределение на фирмените ресурси.

Измамата на служителите, която обикновено попада в категорията „измама на служителите“, се отнася до това служител да лъже или да подвежда, за да спечели повече от работодателя си. Кражбата на данни, нарушаването на поверителността, счетоводните измами, подкупът и дори някои видове кражби попадат в категорията „измама на служителите“.

Безделието на работното място се отнася до постоянното разхищение на платени работни часове за дейности, несвързани с работата. Това не е случайна почивка, а постоянен модел, който вреди на производителността. Проявява се като хронично отлагане, прекомерно лично общуване, необясними отсъствия от срещи или навик за извинения за пропуснати срокове. Резултатът е значителна част от работния ден, през която служителят е неангажиран и непродуктивен.

Когато подозирате или разкриете кражба, измама или хронично безделие, реактивната, емоционална реакция може да доведе до правен риск, нисък морал на екипа и несправедливи резултати. Вместо това, следвайте тази структурирана, основана на доказателства рамка, за да гарантирате, че реакцията ви е последователна, справедлива и ефективна.

Стъпка 1: Събиране на обективни доказателства
Преди какъвто и да е разговор или обвинение, преминете от подозрение към факт. Използвайте данни от вашите инструменти за мониторинг (като скрийншотове или регистрационни файлове за дейности на CleverControl), записи за достъп, финансови одити или системи за управление на проекти. Тези доказателства формират безпристрастната основа за целия ви процес и премахват личните пристрастия от първоначалното решение.

Стъпка 2: Проведете задълбочено и безпристрастно разследване
Интервюирайте служителя в лична обстановка, като му позволите да обясни действията си. Целта е да се разбере контекстът и намерението. Дали това е било умишлено действие, грешка по небрежност или симптом на по-голям проблем, като лошо обучение или прегаряне? Също така, говорете дискретно с всички съответни свидетели, за да потвърдите фактите.

Стъпка 3: Класифициране на тежестта и намерението
Въз основа на вашите доказателства и разследване, категоризирайте инцидента. Това ще насочва вашия отговор:

Неволно/небрежно: Служителят е допуснал грешка поради липса на знания, обучение или внимание, но без злонамерено намерение. (Пример: Случайно изпращане на поверителен имейл на грешен човек).

Умишлено нарушение: Служителят съзнателно е нарушил политиката за лично удобство или изгода, но без сериозни вреди. (Пример: Постоянно фалшифициране на отчети за работно време).

Грубо нарушение/злонамерено намерение: Служителят е извършил сериозно, умишлено деяние, което е навредило на компанията, като например кражба, измама или саботаж на данни. Това често налага най-тежките дисциплинарни мерки.

Стъпка 4: Определете пропорционален отговор
Съобразете действието си с тежестта и намерението на нарушението. Целта може да бъде коригираща или защитна.

Коригиращи действия (за неволно/небрежно или незначително умишлено нарушение):

• Коучинг и преквалификация: Отстраняване на пропуски в уменията или знанията.
• Устно или писмено предупреждение: Официално документирайте проблема и очакванията за подобрение.
• План за подобряване на производителността (PIP): Структуриран план с ясни цели и срокове.

Защитни действия (при грубо нарушение):

• Временно отстраняване: Може да се наложи платено временно отстраняване по време на пълно разследване.
• Прекратяване: Незабавно прекратяване на трудовия договор за действия, които съществено нарушават доверието и политиката на компанията.

Стъпка 5: Консултирайте се с отдел „Човешки ресурси“ и документирайте всичко
Преди да предприемете окончателни действия, винаги се консултирайте с отдел „Човешки ресурси“ или с юрисконсулт. Те ще осигурят спазването на фирмената политика и местните закони за заетостта. През целия процес щателно документирайте всяка стъпка: първоначалните доказателства, бележките от интервютата, заключенията и окончателното решение. Това създава жизненоважна документална следа.

Като се придържате към тази рамка, вие се превръщате от съдия в професионален следовател и мениджър, защитавайки компанията си, като същевременно предоставяте на служителите справедлив процес.

Изтичането на поверителна информация към неоторизирана трета страна може да бъде един от най-големите проблеми, с които една компания трябва да се сблъска. Когато за първи път откриете изтичане, има няколко различни стъпки, които ще трябва да предприемете. Тези стъпки ще ви помогнат да разберете по-добре какво се е объркало, както и ще ви предоставят по-ефективни инструменти за коригиране на ситуацията.

Събиране на доказателства

В случай че ваш служител случайно разкрие търговски тайни на конкурент, първото нещо, което трябва да определите, е как точно се е случило изтичането на информация. Обикновено в този случай има два варианта. Първият е, че въпросният служител не е спазил политиките за сигурност за опазване на документа и данните, които имате във файла. Това е довело до достъп на конкурент до данните на вашата компания.

Вторият сценарий може да е, че във вашата компания няма ясни политики за обработка на данни. Служителят е споделил информацията по начин, който изглежда легитимен, защото не е съществувала ясна политика, която да го забранява.

Разследване и класифициране на намеренията

Тази стъпка е от решаващо значение за вземането на решение за вашия отговор. Интервюирайте служителя, за да разберете неговите разсъждения.

• Ако разследването потвърди първия сценарий, деянието е проява на небрежност. Служителят е знаел правилата, но не е спазил правилата, което е довело до неволно нарушение.
• Ако разследването потвърди втория сценарий, грешката е на компанията, а не на служителя. Нямаше злонамерено намерение и служителят не е нарушавал известно правило.

Определяне на пропорционален отговор

Действията ви трябва да са пропорционални на констатациите.

В първия случай, макар че служителят неволно е помогнал на вашия конкурент да получи достъп до фирмени тайни, той е получил достъп до данни и е изпълнявал задачи, без да спазва протоколите и политиките, въведени във вашата компания. Следователно, от вас зависи да определите как да продължите.

Обикновено в тези случаи е необходимо преквалифициране. Освен това ще трябва да се уверите, че никой от вашите служители няма да допусне същите грешки. Простото ограничаване на достъпа на служителя до данни и информация не винаги ще работи в тези случаи. Ето защо често е най-добре да се обмисли какви специфични промени са необходими в начина на обучение на служителите, за да се изгради по-голямо доверие в компанията.

Ако причината за изтичането на данни не е, че служителят случайно не е спазил правилните процедури, а защото не е имало подходящи политики, които биха могли да предотвратят възникването на тази ситуация, тогава грешката не е на служителя. Като работодател, от вас зависи да признаете пропуска и да започнете да създавате нови политики, които ще помогнат за защитата на вашите данни и ще предотвратят повторното случване на подобно нещо.

Ако изтичането на информация е станало, защото служителят е споделил информация с грешен получател - дори неволно - това все още е нарушение на поверителността, произтичащо от небрежност. Реакцията трябва да съответства на тежестта на небрежността: дали е била единична грешка поради небрежност или модел на невнимание? Това ще определи дали ситуацията изисква допълнително обучение или по-сериозни дисциплинарни мерки, включително потенциално уволнение.

От вас зависи да определите сериозността на ситуацията и какво точно се е случило, за да решите дали да прекратите договора на служителите си или просто да им предложите допълнително обучение.

Ако решите да запазите служителя, може да обмислите внедряването на софтуер за наблюдение на служителите, за да вземете предпазни мерки. Можете да намерите повече информация за системите за наблюдение на служителите и как да изберете най-добрата. тук.

Мониторингът с CleverControl ви предоставя много информация за това какво правят вашите служители и как прекарват работното си време. Ако се окаже, че даден служител е прекарвал половината от деня си в YouTube, може би се чудите дали това е основание за уволнение. Преди да вземете решение, ето няколко неща, които ще трябва да определите.

Събиране на доказателства
Вашите данни от мониторинг са вашата отправна точка. Използвайте отчетите на CleverControl, за да определите:

• Конкретните часове от деня, в които се проявява това поведение извън задачата.
• Независимо дали е ежедневен модел или е свързан с конкретни дни/проекти.
• Ако служителят все още спазва основните си срокове въпреки разсейващите фактори.

Разследване и класифициране на намеренията

This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:

Неволно / Симптом на по-сериозен проблем: Служителят може да използва YouTube като фонов шум, да се бори с концентрацията поради прегаряне или може да е завършил възложените си задачи и да му липсват нови. Възможно е да не осъзнава мащаба на прекараното време.

Умишлено нарушение: The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.

Determining a proportional response

Your action should be based on the root cause identified in your investigation.

Ако причината е непреднамерена (напр. прегаряне, неясни задачи, липса на предизвикателство), добра практика е да проведете сериозен разговор със служителя си, за да разберете защо му липсва ентусиазъм. Може да се наложи да преразгледате задачите, натовареността и интереса му към работата. Реакцията трябва да бъде подкрепяща и коригираща:

• Коучинг: Обсъдете стратегиите за управление на времето и значението на фокусираната работа.
• Преструктуриране на работното натоварване: Изясняване на приоритетите, предоставяне на по-предизвикателни задачи или решаване на проблеми с работния процес.
• Поставяне на ясни очаквания: Повторете политиката на компанията относно личното използване на интернет.

В случаи на умишлено безделие е необходим сериозен разговор. Добра практика би била да се постави под изпитателен срок за определен период и действията им да се наблюдават по-задълбочено. Реакцията се измества към по-формално и дисциплинарно отношение:

• Официално предупреждение: Направете устно или писмено предупреждение, което очертава документираното нарушение на правилата.
• План за подобряване на производителността (PIP): Внедрете PIP с ясни, измерими цели за производителност и строг график за подобрение.
• Непрекъснато наблюдение: Използвайте CleverControl, за да проследявате обективно напредъка спрямо целите на PIP.

Решението за уволнение на служител по тази причина не трябва да се основава единствено на активността му в YouTube, а на реакцията му на вашата намеса. Ако след разговора ви и изпитателния срок той продължи със същите модели на отлагане и не успее да отговори на договорените стандарти, уволнението може да е необходимата стъпка за защита на цялостната производителност на вашия екип. Ако покаже подобрение, значи успешно сте спасили потенциално ценен служител.

Мониторингът с CleverControl може да разкрие други тревожни дейности, като например копиране на служебни данни на флаш устройство от служител и разглеждане на сайтове за работа по време на работно време. Тези две действия трябва да се разглеждат поотделно, тъй като представляват различни нива на тежест.

Събиране на доказателства

Вашите данни от наблюдение - посещения на сайтове за работа като LinkedIn, Indeed и др. по време на работно време и използването на сменяемо USB устройство за копиране и запазване на служебни файлове - вече са доказателство за предприемане на действия.

Разследване и класифициране на намеренията

Това изисква внимателно разследване, за да се разберат мотивите на служителя за всяко действие.

Ако вашият служител прекарва работното си време в търсене на друга работа, това показва, че той не е отдаден на вашата компания или на работата, която вършите. Трябва да обсъдите това със служителя си и да се опитате да разберете защо е недоволен и се опитва да си намери нова работа. Това би могло потенциално да помогне на вашата компания да промени политиките си, така че да можете най-добре да задържите талантите.

Макар и непрофесионално, търсенето на работа само по себе си обикновено е акт на отказване от ангажираност, а не на злонамереност. Целта често е да се напусне компанията, а не да се ѝ навреди.

Ако обаче този служител запазва служебните си данни и на флаш устройство, имате много по-големи проблеми, с които да се справите, отколкото фактът, че той търси друга работа. Кражбата на данни от този вид обикновено попада в категорията корпоративен шпионаж или понякога може да се използва като тактика за скрита конкуренция. Информацията, която вашият служител запазва на флаш устройството, не само е незащитена, след като напусне помещенията ви, но може и да изтече, което би причинило щети на вашата компания.

Това е умишлено действие, което нарушава протоколите за сигурност на данните. Целта може да бъде предоставянето на поверителна информация на конкурент, задържането ѝ като предимство или за други неоторизирани цели. Това е сериозно деяние с потенциално злонамерено намерение.

Определяне на пропорционален отговор

Двете дейности изискват комбиниран, но различен отговор.

За търсене на работа, трябва да ги обсъдите със служителя си и да го информирате, че тези търсения по време на работно време не са разрешени. Дали ще го уволните за тези търсения ще зависи до голяма степен от това дали той изпълнява задачите си навреме. Ако вашият служител продължава да бъде усърден в работата си и просто иска да продължи напред или да се издигне от вашата компания, няма причина да го уволнявате все още. Въпреки това, поставете ясни очаквания за това какво очаквате от него по време на неговия мандат, както и по отношение на намирането и обучението на неговия заместник навреме.

Пробив в сигурността на данните е друг проблем. Това е грубо нарушение. Ако установите, че някой от вашите служители умишлено съхранява служебни данни на такова устройство, ще трябва да започнете разследване, за да разберете защо го прави, какви данни е съхранил и кой друг може да е получил достъп до тях.

В повечето случаи това е основание за прекратяване на договора на служителя, тъй като той е предприел умишлени действия, които биха могли да навредят на вашия бизнес и вашите клиенти, ако тази чувствителна информация бъде разкрита. Осигуряването на информацията трябва да бъде ваш основен приоритет в тези случаи.

Трябва също да прегледате съществуващите си политики, за да се уверите, че това няма да се повтори. Политиките за висока сигурност и защита на информацията може да са необходими, ако искате да защитите данните на вашата компания. Споразуменията за неразкриване на информация и проследяването на споделянето и движението на чувствителна информация също могат да ви помогнат да запазите информацията си по-безопасна, както и да можете да проследявате откъде е дошло нарушението на данните.

По-засиленото наблюдение на данните може да помогне за защитата на вашата компания. Това обаче трябва да бъде политика за цялата компания, а не нещо, насочено към един служител, който е направил умишления избор да наруши вашата поверителност и сигурност. Най-вероятно той трябва да бъде уволнен, защото се е опитал да открадне данни.

Справянето с кражби, измами и хронични проблеми с производителността е един от най-предизвикателните аспекти на управлението. Последователният, основан на доказателства подход, съобразен с всяка уникална ситуация, е от съществено значение и е най-добрата ви защита. Като преминавате от подозрение към разследване и съобразявате реакцията си с конкретното намерение и тежестта на нарушението, вие защитавате компанията си, като същевременно гарантирате справедливост. В крайна сметка, тази структурирана рамка ви дава възможност да вземате трудни решения с увереност, независимо дали пътят води до коригиращо обучение или необходимо уволнение.

Най-ефективната стратегия обаче е проактивната. Ясните политики, редовното обучение, позитивната фирмена култура и интелигентното използване на инструменти за мониторинг за идентифициране и подкрепа на затруднените служители – не само за наказание – ще изградят по-сигурно, прозрачно и продуктивно работно място за всички.