Как фирмите във Флорида се възползват от софтуера за наблюдение на служителите

Мониторингът на служителите е инструмент, който може значително да облагодетелства почти всяка индустрия, включително HoReCa, търговия на дребно и туризъм. Ето топ 5 предимства, които можете да получите, като използвате инструменти за проследяване.

Жизнената икономика на Флорида привлича своя справедлив дял от предизвикателства, включително риска от вътрешни кражби и пробиви в сигурността. Наблюдението на служителите може да бъде допълнително ниво на сигурност за вашата компания, разкривайки и предотвратявайки подобни инциденти.

Например, наблюдението на POS системите и достъпа на служителите до счетоводство и други ключови системи може да възпре кражбата, да разкрие несъответствия и да предостави доказателства в случай на инциденти.

Предприятията за търговия на дребно са особено уязвими от свиване. Мониторингът на взаимодействието на служителите при плащане, проследяването на движенията на инвентара и прегледът на записите от наблюдението заедно с данните за транзакциите значително намаляват загубите от кражби и грешки.

HoReCa, търговията на дребно и туризмът са силно ориентирани към преживяването индустрии. Така че изключителното обслужване на клиентите е задължително за всеки бизнес, който иска да спечели конкуренцията за клиенти. С мониторинга на служителите организациите могат да проследяват взаимодействията между служители и клиенти и да разкриват слаби места и области за подобрение.

Например, мениджърите могат да наблюдават телефонни обаждания за резервации, онлайн чатове с клиенти и дори лични комуникации (където е законно допустимо и с подходящо уведомяване), за да разберат как служителите следват комуникационни политики и се справят с трудни ситуации. Тези записи могат да разкрият области, в които персоналът се отличава и където може да е необходимо обучение за подобряване на комуникационните умения, познаването на продукта и цялостното удовлетворение на клиентите.

Несъмнено производителността и ефективността на служителите са ключови за успеха на всяка организация.

Проследяването на графиците и присъствието на персонала помага за оптимизиране на разходите за труд, избягване на прекомерна работа и спазване на трудовото законодателство и разпоредби по време на пиковите сезони.

В търговията на дребно проследяването на начина, по който служителите работят на търговския етаж, в складовите помещения или изпълняват онлайн поръчки, може да разкрие неефективност и възможности за оптимизиране на процесите.

Туристическата индустрия включва сложна логистика, от резервации до управление на съоръжения и подпомагане на гостите. Мониторингът на изпълнението на задачите, времето за отговор на заявките на гостите и спазването на графиците ще осигурят гладко изживяване за посетителите и ще подобрят оперативната ефективност.

Всеки бизнес работи в правна рамка. Осигуряването на съответствие с трудовите, неприкосновеността на личния живот и други разпоредби, уникални за вашата индустрия, е задача, която наблюдението на служителите може да ви помогне да разрешите. Например, специализираните HRIS системи могат да помогнат за проследяване на сертифицирането на служителите, извършване на фонови проверки и безопасно съхраняване на чувствителни данни на служителите.

Тормозът и дискриминацията на работното място са не само нарушение на фирмените политики и законови разпоредби, но и потенциален убиец на репутацията на компанията както в очите на служителите, така и в очите на клиентите. Мониторингът на работните комуникации на персонала (където това е разрешено от закона) ще помогне за предотвратяване на подобни случаи.

Данните за наблюдение на служителите са източник на ценна информация за текущото представяне на екипа и пропуските в уменията.

Проследяването на начина, по който служителите управляват заявките на клиентите, колко точно обработват поръчките и документите, свързани с работата, и оценката на това как изпълняват ежедневната си работа е много по-лесно със специално проектирани приложения. Софтуерът за наблюдение на служителите може автоматично да изчислява индивидуални резултати за ефективност и да улесни откриването на неефективни работни модели за тези служители, които работят предимно на компютри.

Служителите, работещи с клиенти, могат бързо да бъдат оценени въз основа на записи на техните взаимодействия с клиенти, обратна връзка и удовлетвореност на клиентите.

Въз основа на пропуските в уменията и слабите места, разкрити по време на оценката, компаниите могат да планират целеви програми за обучение.

Преди да приложат проследяване на работното място, организациите трябва да проверят приложимите държавни и местни закони, регулиращи личната информация на служителите и наблюдението.

Във Флорида наблюдението на служителите се регулира от следните закони и разпоредби:

• федерален:

  • Закон за поверителност на електронните комуникации (ECPA)

  • Закон за справедливите трудови стандарти (FLSA)

  • Национален закон за трудовите отношения (NLRA)

• състояние:

  • Закон за сигурността на комуникациите във Флорида (FSCA)

  • Закон за защита на информацията във Флорида (FIPA)

  • Разумно очакване за поверителност

  • Закон за поверителността на социалните медии

Тези разпоредби създават правните граници за наблюдение на работното място. Компаниите, които желаят да прилагат мониторинг, могат:

Това са може би най-популярните методи за осигуряване на производителност и проследяване на взаимодействията клиент-служител. Съгласно закона на Флорида наблюдението на имейл и интернет активността е допустимо, ако работодателят надлежно уведоми персонала и получи тяхното съгласие за наблюдение.

Работодателите могат да проследяват бизнес телефонни обаждания с правилно уведомяване на служителите. Личните комуникации не могат да бъдат наблюдавани.

Видеонаблюдението за целите на сигурността обикновено не е забранено, освен в зони, където служителите разумно очакват уединение, като тоалетни.

FSCA забранява записването на разговори без съгласието на всички страни. Така че, ако работодателят иска да използва аудионаблюдение, той трябва да информира засегнатите служители и да получи тяхното разрешение.

Притежаваните от компанията превозни средства или устройства могат да бъдат наблюдавани. Работодателите обаче не могат да наблюдават личното превозно средство или мобилното устройство на служителя без изрично разрешение.

Проследяването на екрани и натискания на клавиши е част от наблюдението на компютърната активност. Въпреки че са законово допустими, те трябва да се прилагат с повишено внимание. Тяхната прекомерна употреба може да се разглежда като натрапчива и да поражда опасения за поверителността.

Това е само общ преглед на правната рамка на Флорида. Препоръчваме да се консултирате с вашия правен съветник, преди да приложите мониторинг.

Внедряването на мониторинг на служителите е деликатен и сложен процес, състоящ се от няколко стъпки.

Какво се стремите да постигнете с мониторинга? Подобрява ли обслужването на клиентите? Или намаляване на свиването в магазините? Вашите цели ще диктуват избора ви на решение за наблюдение и функциите, които ще използвате. Избягвайте изкушението да наблюдавате всичко, защото можете. Вместо това е по-добре да се съсредоточите върху конкретни области, в които бихте искали да видите подобрение.

Няма универсален инструмент за наблюдение за всичко. В зависимост от целите, които преследвате и позицията на служителя, можете да изберете различни опции. Например, за наблюдение на персонал на терен като екскурзоводи, можете да помислите за GPS проследяване, за да гарантирате присъствие и спазване на графици и маршрути.

Функции като проследяване на използването на уебсайтове и приложения могат да помогнат да се разбере дали служителите на дребно използват времето и ресурсите ефективно за задачи като управление на инвентара или онлайн продажби.

Софтуер, който може да следи чатове и телефонни разговори ще бъде идеален за служители, чиято работа включва ежедневни взаимодействия с клиенти.

Тази политика трябва да включва следната информация:

• какви данни се събират и за какви цели;

• колко време се съхранява;

• кой има достъп до него;

• правата на служителите по отношение на техните данни.

Тази политика трябва да бъде достъпна за всички служители. Подчертайте, че целта на мониторинга е да подобри цялостната ефективност и да им предостави необходимата подкрепа, за да успеят.

След като знаете целите си, идентифицирайте конкретните KPI, показващи напредъка. Какви показатели ще ви кажат дали производителността ви се подобрява?

Например, тези показатели могат да бъдат продажби на служител, средна стойност на транзакцията, брой оплаквания на клиенти и т.н. Конфигурирайте вашия софтуер за наблюдение, за да проследявате тези KPI конкретно и да генерирате отчети.

Повечето инструменти за наблюдение на служители имат функция за предупреждение. Софтуерът изпраща известие, ако възникне конкретно действие или отклонение от очакваното поведение. Използвайте тази функция разумно. Съсредоточете се върху настройването на предупреждения за критични събития, които изискват незабавно внимание, като нарушения на правилата, пробиви в сигурността или значителни спадове в производителността по време на пиковите часове. Това ви позволява да адресирате проблемите бързо, без да затъвате в ненужни данни.

Мониторингът трябва да се използва като инструмент за подобряване, а не за улавяне на служители, които правят нещо нередно. Споделяйте прозрения с членовете на екипа си, като подчертавате областите, в които се отличават, и идентифицирате възможности за подобрение. Очертайте тези разговори като възможности за растеж и развитие на умения.

Както виждаме, наблюдението на служителите предлага значителни ползи за бизнеса във Флорида. Отключването на тези предимства обаче изисква обмислен и стратегически подход. Придържането към правната рамка на Флорида, внимателната конфигурация, фокусът върху ключови показатели за ефективност и прозрачната комуникация ще стимулират производителността и позитивната работна среда.