Ръководство стъпка по стъпка за внедряване на система за контрол на служителите

Внедряването на ефективна система за мониторинг е по-сложно от простото закупуване на най-мощния софтуер за проследяване и инсталирането му на офис компютри.

Първата важна стъпка е да определите защо е необходима системата за контрол на служителите във вашата организация. За да определите по-добре необходимостта от наблюдение, запитайте се:

• Какви проблеми се опитваме да разрешим?
• Постоянно ли служителите спазват крайните срокове?
• Загрижени ли сме за ангажираността и мотивацията на служителите?
• Има ли рискове от нарушаване на сигурността на данните или неоторизиран достъп до чувствителна информация?
• От нашата организация изисква ли се да наблюдава дейността на служителите за съответствие със законовите или нормативните изисквания?
• Какво искаме да постигнем с мониторинга? (например подобряване на производителността, повишаване на удовлетвореността на служителите, осигуряване на съответствие и т.н.)

Отговорите на тези въпроси ще определят какви функции трябва да има вашата бъдеща система за управление.

Сега, след като сте определили какво искате да постигнете с мониторинга, можете да дадете приоритет на най-важните функции на вашата система. Като цяло системите за контрол на служителите могат да имат следните групи функции:

• Проследяване на времето:clock-in/clock-out, ръчни или автоматизирани разписания, изчисления на извънреден труд, управление и одобрение на отпуски и отпуски по болест и др.
• График:управление на графиците на служителите, проследяване на наличността на служителите, смяна/търговия на смени и напомняния и известия за смени.
• Проследяване на посещаемостта:наблюдение на отсъствията на служителите, искания за отсъствия и одобрения, доклади за модели на присъствие и нива на отсъствия.
• Activity monitoring on the computer: екранни снимки, запис на екрана, проследяване на хронологията на сърфиране, записване на клавиши, контрол на активността на принтера, наблюдение на външни устройства за съхранение, запис на активно/неактивно време и др.
• Управление на ефективността:определяне на продуктивни/непродуктивни дейности, статистика за най-използваните приложения и сайтове, изчисляване на индивидуални резултати за продуктивност и др.
• Project management: създаване на проекти, разделянето им на задачи и възлагането им на служители, проследяване на времето, изразходвано за задача, проследяване на етапи и бюджети и т.н.

Освен това някои системи за контрол на служителите имат възможности за интеграция. Те могат да се интегрират с текущата ви ведомост, управление на проекти или информационни системи за човешки ресурси (HRIS). Интеграцията помага за рационализиране на изчисленията на заплатите, оценка на ефективността и опростяване на административните процеси.

Дейностите на служителите, които искате да наблюдавате, може да са незаконни за проследяване под вашата юрисдикция. Ето защо е от съществено значение да се проучат приложимите разпоредби за неприкосновеността на личния живот и труда. Препоръчваме да се консултирате с вашия правен съветник, преди да приложите наблюдение на служители във вашата организация.

На първия етап сте разработили идеята какви проблеми трябва да решава бъдещият инструмент за мониторинг и какви характеристики трябва да има в идеалния случай. Сега е време да проучите пазара и да изберете решението, което най-добре отговаря на вашите изисквания.

В допълнение към функциите и възможностите за интегриране, вземете предвид следните фактори, докато избирате инструмента:

• Вашият бюджет за софтуер, хардуер, внедряване и поддръжка;
• Мащабируемост: идеалното решение трябва да може да расте заедно с вашия бизнес;
• Удобство за потребителя;
• Поддръжка на клиенти;
• Функции за сигурност и поверителност на данните;
• Съответствие със съответните трудови разпоредби и разпоредби за поверителност.

В зависимост от вашите нужди можете да изберете софтуерни или хардуерни опции за наблюдение.

Софтуерът за контрол на служителите се различава според модела на внедряване: локален или базиран на облак.

Cloud-based software се хоства от разработчика на софтуера на отдалечени сървъри и се осъществява достъп чрез интернет. Това означава, че не е нужно да се притеснявате за закупуване и поддръжка на сървъри. Базираният в облак софтуер обикновено е по-приятелски настроен и изисква само три стъпки за внедряване: настройка на акаунт, инсталиране на агент за наблюдение и влизане за проследяване на резултатите. Такъв софтуер е свързан с по-ниски първоначални разходи и повишена достъпност и мащабируемост. Можете да контролирате дейността на служителите, дори ако сте извън мрежата на компанията. Базираният в облак софтуер е идеален за компании с отдалечени служители или желаещи по-голямо удобство.

Локален софтуер се инсталира и работи във физическото местоположение на организацията. Този тип софтуер изисква по-високи първоначални разходи (хардуер, софтуерни лицензи и инсталация) и специални ИТ ресурси за поддръжка и актуализации. В замяна получавате пълен контрол върху системата, събраните данни и актуализации. Локалният софтуер има потенциално по-голяма гъвкавост за персонализиране и повишена сигурност. Въпреки това, той може да не е толкова мащабируем и достъпен като локалния софтуер. Локалният софтуер е идеален за отрасли със строги регулаторни изисквания.

Системите за контрол на служителите могат да бъдат самостоятелни или интегрирана HRIS система.

Самостоятелният софтуер се фокусира върху конкретна функция или комбинация от функции: проследяване на времето, проследяване на времето и оценка на изпълнението, управление на проекти и т.н. HRIS предлага изчерпателен набор от функции за човешки ресурси, включително работно време и присъствие, заплати, предимства и др. Самостоятелните системи често са по-достъпни, но може да им липсват възможностите за интеграция на по-всеобхватни решения.

И накрая, можете да поръчате разработено по поръчка решение, съобразено с нуждите и работните процеси на вашата организация. Такива решения обаче обикновено са по-скъпи и отнемат време за разработка и поддръжка, поради което са по-малко популярни от готовите инструменти.

CleverControl е мощен софтуер за контрол на служителите Той проследява цялата дейност на компютъра, включително въведен и копиран текст, активност в уебсайтове и социални медии, време на неактивност, активност на принтера и др. Платформата предлага и функции за наблюдение на живо: стрийминг в реално време на екрани на служители и уеб камера на живо. CleverControl записва началото и края на работния ден и активното/неактивното време, което прави проследяването на работното време автоматизирано и лесно. Мощната функция за AI Scoring предоставя индивидуални резултати за производителност и кратки коментари за дейността на служителите, премахвайки административното натоварване на оценките на представянето.

CleverControl ще бъде идеалното решение за организации, които искат да наблюдават ежедневния работен процес, да проследяват работното време и да гарантират, че служителите са фокусирани върху продуктивни дейности. Научете повече за функциите на CleverControl тук

Вашите цели за наблюдение може да изискват използването на хардуерни системи за контрол на служителите. Те включват биометрични скенери, четци на карти, мобилни приложения за дистанционно влизане/излизане, системи за контрол на достъпа, видеонаблюдение и др.

скорошната ни статия

Започнете със създаването на подробна политика за наблюдение. Тази политика трябва да посочва целите на наблюдението и да определя неговия обхват: какви дейности ще бъдат наблюдавани, какви данни ще бъдат събирани и как ще бъдат използвани. Той също така трябва да описва поверителност на данните и мерки за сигурност и да позволява на служителите достъп до техните събрани данни.

Независимо дали вашата юрисдикция ви задължава да уведомявате служителите за наблюдение, честността винаги е най-добрата политика. Уведомете екипа си за предстоящото наблюдение и съобщете горепосочената политика на всички служители. Уверете се, че всеки разбира своите права и отговорности по отношение на наблюдението. Можете също така да предоставите на служителите копие от политиката за тяхната документация.

В някои юрисдикции се изисква разрешение от служител за определени видове наблюдение, като например записване на клавиатури или наблюдение на имейл. В този случай трябва да получите писмено или електронно съгласие от служителите, преди да приложите каквито и да било методи за наблюдение.

Прозрачността ще помогне да се запази доверието на служителите и да се отговори навреме на евентуални проблеми и оплаквания.

Служителите, ръководителите на екипи и мениджърите трябва да знаят как да използват най-ефективно системата за наблюдение на служителите. Изчерпателни ръководства за потребителя, уроци, презентации и практическо обучение ще помогнат на екипа да разбере как работи системата и да получи отговори на потенциални въпроси.

Може да искате да проведете пилотна програма, преди да пуснете системата в цялата организация. Изберете малка група служители или конкретен отдел и инсталирайте агента за наблюдение на техните компютри. Проверете дали системата работи по предназначение и обслужва целите на мониторинга и съберете обратна връзка от пилотни участници и мениджъри. Ако възникнат проблеми, извършването на необходимите корекции ще бъде по-лесно за по-малка група от цялата организация.

Когато се уверите, че системата за контрол на служителите работи както желаете, можете да я внедрите постепенно в отделите или групите служители. Препоръчваме да наблюдавате внимателно системата на този етап за технически или неочаквани проблеми.

Ако искате вашата система за контрол на служителите да бъде наистина ефективна, не трябва да спирате на етапа на внедряване. Вашият софтуер за наблюдение може да изисква допълнителни настройки; трудовите разпоредби и правилата за поверителност се променят и се появяват нови технологии за наблюдение. Ето защо постоянният мониторинг и оптимизация са от решаващо значение за осигуряване на дългосрочен успех на вашата система за контрол на служителите.

Заедно с наблюдението на ефективността на служителите, препоръчваме да проследявате ефективността на системата за технически проблеми или потенциални подобрения.

Друг ефективен метод е събирането на обратна връзка от служителите за техния опит със системата. Ако има притеснения или оплаквания, трябва да ги разгледате и да коригирате системните настройки, работните потоци или обучението въз основа на отзивите на служителите.

Да бъдете информирани за новите технологии, най-добрите практики и регулаторните промени, свързани с наблюдението на служителите, е от решаващо значение. Ако вашите практики за наблюдение противоречат на последните актуализации на законодателството, трябва да ги промените възможно най-скоро, за да избегнете правни последици.

Не забравяйте да актуализирате редовно софтуера за проследяване, за да подобрите неговата производителност, да подобрите сигурността на данните или да добавите нови функции.

We hope this comprehensive guide helps you answer the question: "How do I control my employees?". The successful implementation of an employee monitoring system requires ongoing effort and attention. It needs careful planning, goal setting, choosing, and refining to ensure it meets your evolving business needs, improves employee productivity, and enhances overall organizational performance.