Етика на наблюдението на служителите: Какво трябва да вземе предвид всеки бизнес

Понеделник е, 9 сутринта. Включвате работния си компютър и невидим наблюдател отваря своя виртуален дневник. Оттогава всяко ваше натискане на клавиш, имейл, посещение на уебсайт или заявка за търсене ще бъдат методично регистрирани и проверени. Безпристрастен електронен съдия ще реши колко продуктивна е ежедневната ви дейност и ще докладва на вашия мениджър, че сте закъснели дори с минута от обедната почивка. Мислиш си за това и потръпваш. Може би днес няма да си вземете почивка и да направите тази допълнителна задача вместо това. Вероятно ще ви накара да останете до късно на работа, но обезпокоителното усещане на тези електронни очи, които следят всяко ваше действие, ви тласка напред, без да ви позволява да се отпуснете.

Сцена от корпоративен филм на ужасите? За съжаление, това е реалността за милиони служители по целия свят, чиито работодатели няма да се занимават с етиката на наблюдението на служителите.

Според последните изследвания, 78% от работодателите използват софтуер за проследяване, за да наблюдават работната дейност на служителите. Пандемията от COVID-19 рязко повиши популярността на програмите за наблюдение. Когато бизнесът трябваше да се отдалечи и обичайните методи за проследяване на ефективността вече не се прилагаха, мениджърите откриха неоспоримите предимства на софтуера за мониторинг.

Предимствата на софтуера за проследяване са трудни за подценяване.

В аналогични времена мениджърът трябваше да проверява ръчно графиките и отчетите за извършената работа и да взема решения, често пристрастни, за това колко продуктивен е всеки служител. Тези отговорности отнемат значителна част от работното им време.

Служителите също трябваше да отделят време за попълване на тези отчети и в зависимост от стила на управление в компанията, тези отчети можеха да бъдат доста обширни.

Съвременният софтуер може да го направи автоматично за секунди, с минимално участие на служител и работодател.

Повишаването на производителността е една от основните цели на софтуера за наблюдение на служителите. Програмата събира и обобщава данни за дейността, като активно/неактивно време, начало и край на работния ден, посетени уебсайтове, използване на приложения и други. Тази информация разкрива модели на работа, неефективност, области, които трябва да бъдат подобрени, и служители, които може да се нуждаят от допълнителна подкрепа.

Мониторингът на служителите поддържа отчетността и прозрачността. Когато служителите знаят, че работата им се наблюдава, те обикновено са по-склонни да останат фокусирани и да спазват крайните срокове. Освен това данните от мониторинга могат да помогнат за разрешаване на спорове и изясняване на очакванията.

Някои софтуери за наблюдение на служителите могат да помогнат за откриване на подозрителна дейност, като неоторизиран достъп до чувствителни данни, нежелани инсталации на приложения или необичайни изтегляния. Благодарение на проследяването компаниите могат да идентифицират потенциалните рискове на ранен етап и да защитят своите системи и ценна информация проактивно.

Както виждаме, софтуерът за наблюдение на служителите наистина дава на бизнеса ценни предимства. Въпреки това, зашеметени от тези предимства и успешния опит на други компании, работодателите често пренебрегват етиката на наблюдението на служителите и свързаните с това потенциални недостатъци.

Прилагането на етично наблюдение на служителите може да изглежда като ходене по въже. Нарушаването на баланса и недостатъците ще надделеят над ползите, които софтуерът за проследяване може да донесе. Когато прилагат мониторинг, бизнесът трябва да вземе предвид въпроси като спазване на законите, поверителност, потенциални пристрастия и повишен стрес.

Отговорност на бизнеса е да проучи приложимите закони и разпоредби за поверителност и да гарантира, че техните практики за наблюдение са в съответствие. Неправилното боравене с данните на служителите може да доведе до тежки правни последици.

Поверителността е крайъгълен камък на етиката за наблюдение на служителите. Софтуерът може да проследява широк спектър от дейности, от натискания на клавиши и имейли до история на сърфиране в уебсайтове и дори запис на уеб камера. Дори ако подобни практики са в съответствие с местните разпоредби, те могат да подкопаят доверието на служителите и да създадат усещане за постоянен контрол. В бъдеще това ще доведе до намалено удовлетворение от работата и повишен стрес.

Ако се анализират без внимателно обмисляне, данните от мониторинга могат да бъдат изтълкувани погрешно, за да се насочат несправедливо към конкретни служители заради тяхната самоличност или вярвания.

Мениджър с предразсъдъци към служител може да види широкото им използване на социални медии като мързел и непродуктивност. Всъщност служителят може да използва чатовете за служебни цели.

Понякога работодателите злоупотребяват с данните от мониторинга, за да управляват служителите или да правят несправедливи преценки относно тяхното представяне.

Например, мениджърът може да използва историята на сърфирането на служителя, за да го обвини в застой, без да взема предвид фактори като проучване или лични спешни случаи.

Усещането за постоянно наблюдение може да увеличи безпокойството и натиска върху служителите. Служителите ще се почувстват неудобно от идеята, че всяко тяхно движение се проследява. Те може да не правят необходимите почивки или да правят грешки от страх, че това ще влоши рекорда им на производителност. Освен това служителите ще се притесняват, че ако не отговорят на очакванията, могат да бъдат дисциплинарно наказани или уволнени. Всички тези фактори ще сведат до минимум положителния ефект от мониторинга. Вместо продуктивна и ефективна работна сила, ще получите стресирани, изгорели служители, недоволни от работата си.

Когато служителите не знаят каква информация събирате и с каква цел или – още по-лошо – не са били информирани за наблюдението, те ще се почувстват шпионирани. Тяхното доверие и лоялност ще бъдат съсипани, което ще доведе до токсична работна среда и повишено текучество.

Внимаването за тези потенциални етични проблеми е отговорност на бизнеса. Наблюдението не трябва непременно да бъде стресиращо. Неговото въздействие зависи от няколко фактора: вида на мониторинга, нивото на прозрачност, политиката за проследяване и фирмената култура.

И така, как да балансираме ефективното наблюдение с етиката и зачитането на поверителността? Препоръчваме да приемете следните най-добри практики.

1. Проучете приложимите закони и разпоредби за поверителност

   Отговорност на бизнеса е да спазва държавните и местните закони за неприкосновеността на личния живот и труда. Ако вашият екип е географски разпределен, трябва да обърнете внимание на разпоредбите не само в района на вашия централен офис, но и в районите, където живеят вашите служители. Консултирайте се с правен експерт, за да сте сигурни, че вашите практики за наблюдение не нарушават ограниченията за събиране на данни.

2. Направете наблюдението целенасочено

   Установете ясни цели за наблюдение на служителите, като например подобряване на производителността, повишаване на сигурността или осигуряване на съответствие. Ограничете обхвата на мониторинга до дейности, които е строго необходимо да бъдат наблюдавани за постигане на поставената цел. Избягвайте да събирате ненужни данни или да ги съхранявате по-дълго, отколкото целта ви изисква.

3. Разработете подробна и прозрачна политика за мониторинг

   Политиката за наблюдение на служителите е набор от разпоредби и насоки, описващи практиките за проследяване във вашата организация. Той трябва да дефинира следните аспекти:

   • Каква е целта на наблюдението на служителите?

   • Кой е наблюдаван?

   • Какви дейности ще бъдат наблюдавани?

   • Колко дълго ще се съхраняват данните?

   • Как ще се използват данните от мониторинга? (напр. оценка на ефективността, сигурност, обучение)

   • Кой ще има достъп до данните от мониторинга?

   • Как ще бъдат защитени събраните данни?

   • Какви са правата на служителите по отношение на събраните данни?

   • Как компанията ще се справи с оплаквания или опасения относно мониторинга?

   Политиката трябва да бъде лесно достъпна за служителите. Компанията е отговорна за своевременното информиране на служителите за всички промени в този документ.

4. Направете практиките за мониторинг отворени и прозрачни

   Информирайте персонала за софтуера за проследяване и политиките за наблюдение. Обяснете целта на мониторинга, например оценка на ефективността, сигурност или повишаване на производителността. Разкрийте обхвата на наблюдението: какви данни ще се събират, какви устройства и дейности ще се наблюдават и как ще се използват данните.

   Имайте предвид, че първоначално служителите може да не харесат идеята за наблюдение. Не забравяйте да обърнете внимание на техните опасения и потенциални възражения.

5. Получете съгласието на служителя

   Повечето юрисдикции изискват да получите изричното съгласие на служителите за наблюдение, особено за неговите по-натрапчиви форми, като регистриране на натиснати клавиши или наблюдение с уеб камера. Подписването на писмен договор за проследяване е най-удобната форма за получаване на съгласие.

6. Ensure fair and consistent monitoring

   Етиката на наблюдението на служителите изисква да прилагате политики за наблюдение последователно към всички служители, като избягвате дискриминационни практики. Ако наблюдавате само определени служители или екип, те може да почувстват, че им нямате доверие и да изпитват злоба срещу вас или други неконтролирани служители. Освен това колегите им може да започнат да се отнасят към тях по различен начин, което може да влоши атмосферата на работното място.

   Дори ако искате да проследите представянето само на избрани служители, пак е по-добре да наблюдавате широко. Широкото наблюдение ще ви даде повече представа за работния процес и може да разкрие неефективност, за която не сте запознати.

   Проследяването трябва да служи за идентифициране на тенденции и области за подобрение, а не за микроуправление на отделни служители. Редовно преглеждайте практиките си за наблюдение, за да сте сигурни, че са справедливи, ефективни и служат на поставената цел.

7. Защитете поверителността и сигурността на данните

   Определете обхвата на събирането на данни, който е от съществено значение за постигане на вашата цел и останете в рамките на това ограничение. Строго избягвайте да наблюдавате личните устройства на служителите или тяхната дейност извън работното време. Ако служител използва личното си устройство за работа, софтуерът трябва или да има опция за спиране на наблюдението ръчно, или да проследява автоматично само в рамките на предварително зададени работни часове.

   Ако е възможно, избягвайте събирането на поверителна информация. В противен случай използвайте анонимизация на данните, така че данните да не могат да бъдат свързани с конкретни служители.

   Въведете строги мерки за сигурност за събраните данни за наблюдение. Използвайте силни пароли, двуфакторно удостоверяване и криптиране на данни, когато е възможно. Ограничете достъпа до данните от мониторинга до упълномощен персонал въз основа на необходимостта да се знае.

Етичното използване на софтуер за наблюдение на служители може да прилича на ходене по въже, където една грешна стъпка може да разруши доверието на служителите и да причини правни последици. Въпреки това, с отговорен и балансиран подход, бизнесът може да се възползва от предимствата на мониторинга, без да прави компромис с етичните принципи. Отговорност на бизнеса е да даде приоритет на прозрачността, справедливостта и съгласието на служителите, ако се стреми да създаде работна среда, в която технологията се използва за подобряване на производителността и представянето.