Какви са етичните граници на наблюдението на служителите?

Мониторингът на служителите днес се превърна в обичайна практика. Когато компаниите обмислят проследяване на служителите, те оценяват ползите, избират дейности за наблюдение, инструменти за прилагане за това и изучават държавните и местните закони, които регулират наблюдението на служителите в района. Това, което мениджърите често отхвърлят, е етичната страна на проследяването. Това уволнение обаче може да бъде пагубно за психологическия климат в екипа и фирмената култура.

В тази статия ще изследваме етичните граници на наблюдението на служителите: отрицателните ефекти от прекомерното проследяване и етичните принципи на наблюдението.

Наблюдението на служителите често е необходимост в регулирани области, като например финанси или здравеопазване, и е много полезно в други индустрии. Компаниите, които го използват, обикновено преследват следните цели:

• Оценка на изпълнението;

• Откриване на неефективност и подобряване на работните процеси

• Предотвратяване на изтичане на данни и повишаване на сигурността;

• Съответствие със специфичните за индустрията разпоредби;

• Дистанционно управление на екип.

Тези цели са легитимни, но не отричат ​​необходимостта от етично използване на мониторинга.

В основата на етичните дебати около наблюдението на служителите е основният въпрос: колко надзор е подходящ, без да се подкопава доверието и достойнството?

Служителите се държат като професионалисти по време на работа, но все пак очакват разумно количество поверителност. Постоянното наблюдение, особено когато е невидимо или прекалено натрапчиво, може да накара хората да се чувстват недоверчиви, наблюдавани или дори дехуманизирани. В резултат на това:

• Служителите се чувстват по-стресирани и тревожни. Проучване, проведено от ExpressVPN, показа, че 56% от наблюдаваните служители изпитват стрес и безпокойство поради наблюдение.

  Проучването на Американската психологическа асоциация от 2023 г. потвърждава отрицателното въздействие на наблюдението на служителите: 45% от наблюдаваните респонденти казват, че работното им място има отрицателно въздействие върху психичното им здраве, в сравнение с 29% от служителите, които не са наблюдавани.

• Служителите смятат, че поверителността им е нарушена. Според проучването на ExpressVPN 48% от служителите дори биха били готови да намалят заплащането си, ако това означава липса на наблюдение.

• Employees lose trust and commitment to their company. Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II professor of human resources and labor relations at Michigan State University, says: "When monitoring is used as an invasive way of micromanaging, it violates the unspoken agreement of mutual respect between a worker and their employer. A person will be much less likely to go above and beyond to help the organization if that trust is broken. They basically retreat into doing the bare minimum."

• Служителите стават по-малко креативни и иновативни. Културата на постоянен контрол може да обезсърчи поемането на риск и творческото мислене - качества, които са от съществено значение за дългосрочен растеж.

• Служителите са по-склонни да участват в нежелано поведение. Правенето на неодобрени почивки, кражбата на офис оборудване и бавната работа нарочно се превръщат в норма, когато служителите загубят свободата на избор.

Освен това съществува риск от пристрастия при тълкуването на данните от мониторинга. Без подходящи правила и политики субективните преценки или непълните данни могат да доведат до несправедливи оценки или дискриминационни практики. Ето защо установяването на етични граници около практиките за наблюдение е от решаващо значение.

За да избегнат отрицателните ефекти от наблюдението върху служителите, компаниите трябва да вземат предвид следните принципи:

Дори ако разпоредбите в областта не изискват изрично информиране на служителите за наблюдение, винаги е най-добре да го направите. Той насърчава взаимното уважение и подобрява възприемането на наблюдението. Служителите трябва да знаят:

• Какви данни се събират (напр. времена за влизане, използване на приложението, имейл метаданни).

• Защо се събира (напр. сигурност, съответствие, производителност).

• Колко дълго ще се съхранява и кой има достъп до него.

Можете да включите тези подробности в договорите на служителите, наръчниците, вътрешните политики и материалите за обучение.

Всяка практика за мониторинг трябва да служи на определена легитимна цел. Избягвайте „наблюдение заради самото наблюдение“. Например:

• Използвайте регистриране на натиснати клавиши само ако има документиран риск за сигурността.

• Проследявайте използването на уебсайта, за да управлявате производителността - не за да изследвате внимателно личните почивки.

Заснемането на лични комуникации или дейности извън работата нарушава етичните граници на наблюдението на служителите.

Изберете най-малко натрапчивия метод, който постига вашата цел. Например:

• Вместо да записвате екрани 24/7, помислете за периодични обобщения на дейността.

• Заменете инвазивното проследяване с показатели за ефективност, базирани на резултатите, където е възможно.

Колкото по-натрапчив е инструментът, толкова по-силно трябва да е оправданието.

Един добър начин да се определят етичните граници е да се включат служителите в проектирането на политиките за наблюдение и обхвата. Тара Беренд казва: „Да питаме работниците какво според тях е смислен и справедлив начин за измерване на тяхното представяне, прави по-вероятно показателите да бъдат полезни и да бъдат приети от работниците, когато бъдат внедрени.“

Отнасяйте се към събраните данни, както се отнасяте към чувствителната информация на компанията. Тя трябва да бъде защитена със сериозни мерки за сигурност. Само упълномощен персонал, като човешки ресурси, ИТ сигурност или мениджъри, трябва да имат достъп до данните за наблюдение. Тези служители трябва да познават принципите на етична обработка на данни и сигурност.

Събраните данни трябва да имат определен период на съхранение. Колкото по-дълго съхранявате данните, толкова по-големи са етичните и правните рискове. Сигурно изтрийте информацията, която вече не служи на предназначението си.

Наблюдението трябва да се използва за подпомагане на развитието, а не за наказание. Използвайте прозрения за:

• Определете нуждите от обучение.

• Разпознайте високопоставените.

• Обучавайте служители, които са изправени пред предизвикателства.

Никога не вземайте решения само въз основа на данните от мониторинга. Винаги оценявайте представянето на служителите с комбинация от регистрационни файлове за наблюдение, техния принос към проекта и стойността, която генерират за компанията. Мениджърите, интерпретиращи данните от наблюдението, трябва да бъдат обучени да го правят обективно, като избягват предположения или пристрастия.

Решението за прилагане на наблюдение на служителите не е само технологично – то е културен и етичен избор. Когато се борави лошо, може да навреди на морала, да увеличи текучеството и да навреди на вашата работодателска марка. Когато се подхожда внимателно, прозрачно и с уважение, може да подобри сигурността, да подобри производителността и да засили културата на отчетност.

Ключът е в разпознаването и зачитането на етичните граници, които защитават достойнството на служителите, като същевременно подкрепят бизнес целите. Като са прозрачни, целенасочени и пропорционални, мениджърите и собствениците на бизнес могат да използват инструментите за мониторинг не като инструменти за контрол, а като средства за доверие, справедливост и устойчив успех.