Софтуер за наблюдение на служители в Тексас: Спазване на държавните и федералните закони
След бума на софтуера за наблюдение на служителите, поверителността на служителите е честа правна загриженост на работното място. Какви дейности и устройства може да наблюдава работодателят и какви не? Какви практики за наблюдение ще се считат за нарушение на поверителността на служителите? Отговорът на този въпрос зависи от законодателството, в което организацията оперира.
Трудността е, че обикновено няма конкретен закон, който да регулира наблюдението на служителите. Вместо това се контролира от сложна мрежа от държавни и федерални закони за неприкосновеността на личния живот и труда. Днес ще разплетем тази мрежа за Тексас и ще проучим как да използваме софтуер за наблюдение на служителите в съответствие с държавните и федералните закони.
Федералната и щатската правна рамка
На федерално ниво основното законодателство, регулиращо наблюдението на електронните комуникации, е Законът за поверителност на електронните комуникации (ECPA) от 1986 г. Като цяло той забранява умишленото прихващане на жични, устни и електронни комуникации. Има обаче изключения за работодателите. Работодателите са свободни да проследяват електронни комуникации на устройства, собственост на компанията, в обичайния ход на дейността или със съгласието на служителите. Следенето на частни разговори по принцип е забранено.
Що се отнася до държавните закони, работодателите в Тексас трябва да вземат предвид Закона за защита на поверителността на Тексас от 2019 г. Според него работодателите трябва да информират служителите кога и как техните дейности се наблюдават. С други думи, въпреки че наблюдението е разрешено, служителите трябва да бъдат уведомени за естеството и степента на практиките за наблюдение.
Практики, които могат да се считат за натрапчиви, а именно видео и аудио наблюдение, са разрешени, но с ограничения. Докато законът на Тексас обикновено позволява видеонаблюдение на обществени работни места без съгласието на служителя, аудиозаписът изисква разрешение от поне една страна (което означава, че записващото устройство трябва да е участник в разговора или да има съгласие от един участник). Наблюдението на частни зони или лични устройства/акаунти изисква изрично съгласие на служителя.
Texas also recognizes the common law right to privacy and the tort of invasion of privacy, specifically the "intrusion upon seclusion." To claim a violation, an employee must prove an intentional and highly offensive intrusion into private affairs where there is a reasonable expectation of privacy. For example, areas like locker rooms and bathrooms fall under the category of reasonable expectations of privacy. At the same time, personal chats on company-owned devices do not.
Конкретните практики за наблюдение могат да бъдат обобщени в следната таблица:
Практически стъпки за съобразен мониторинг на служителите
Като се имат предвид държавните и федералните разпоредби, най-добрите практики за организациите в Тексас, които използват софтуер за наблюдение на служителите, ще бъдат:
- Работодателите трябва да определят целта на мониторинга и обхвата на дейностите, които да бъдат наблюдавани за постигане на тази цел. Проследяването трябва да бъде ограничено до тези специфични дейности.
- Работодателите трябва внимателно да обмислят наблюдението в случаите, когато границите между работа и личен живот са размити, например домашни офиси или носете собствени правила за устройства.
- Организациите трябва да използват по-малко натрапчиви методи за наблюдение, когато е възможно. Например, мениджърите могат да настроят софтуер за наблюдение, за да блокират нежелани уебсайтове и социални медии, вместо щателно да проследяват историята на интернет и чатовете.
- Работодателите трябва да създадат подробни политики за наблюдение и да ги предоставят на всички засегнати служители. Тези документи трябва да описват какви данни се събират, условията за тяхното съхранение, целите на проследяването и хората, които имат достъп до данните. Организациите трябва редовно да преразглеждат политиките за мониторинг, като се консултират с човешки ресурси и юристи, за да гарантират, че те са в съответствие с действащото законодателство.
- Работодателите в Тексас трябва да уведомят служителите за практиките за наблюдение и в идеалния случай да получат тяхното писмено съгласие. Въпреки че не винаги се изисква съгласие, получаването му помага да се управляват очакванията на служителите и укрепва правната защита на работодателя срещу искове за поверителност.
- Законът на Тексас, подобно на федералния закон, признава, че определени области са по своята същност частни. Места, където служителите имат големи очаквания за поверителност, като съблекални или тоалетни, са незаконни за наблюдение. Въпреки че на работодателите може да бъде разрешено да наблюдават в стаите за почивка или общите части с предизвестие, те трябва да гарантират, че наблюдението не е прекалено натрапчиво или тормозящо.
- Служителите в Тексас не трябва да имат достъп или да проследяват личните устройства на служителите, като лаптопи или телефони, без изричното съгласие на собственика, дори ако устройството се използва за работа. По същия начин не е позволено проследяването на личния имейл или акаунтите в социалните медии на служител, дори ако служителят има достъп до тях от компютър на компанията.
- Работодателите могат да наблюдават местоположението на превозни средства и устройства, собственост на компанията, ако уведомят служителите за проследяване и получат тяхното съгласие.
- Преди да въведат нови форми за наблюдение, работодателите трябва да оценят тяхното възможно въздействие и да се консултират с регулаторните органи за неприкосновеност на личния живот и работнически съвети.
Ако работодателите в Тексас внимателно обмислят федералните и щатските закони и прилагат добре дефинирани, прозрачни политики за наблюдение, софтуерът за наблюдение на служителите ще стане техен мощен съюзник в повишаването на производителността и сигурността на компанията.