Осигуряване на производителност със софтуер за наблюдение на служители в Грузия: Основни характеристики и случаи на употреба

Логистиката, агробизнесът и търговията на дребно са три основни стълба на икономиката на Грузия. Логистичният сектор в Грузия наема голяма работна сила, с над 177 000 работни места в частния сектор работни места само в транспорта и допълнителни десетки хиляди в услугите за доставка и складиране. Търговията на дребно е друга важна индустрия, която поддържа около 28% от държавните работни места. Селското стопанство, което е водещата индустрия в Грузия по отношение на икономическото въздействие, дава работа на над 769 000 души. Общият принос на тези три индустрии към икономиката на Грузия надхвърля 565 милиарда долара. Разбира се, производителността, сигурността и ефективността на служителите са важни в такива големи и въздействащи сектори. Организациите са изправени пред множество предизвикателства в тези сфери, които е невъзможно да бъдат обхванати в малка статия. Тук ще се съсредоточим върху конкретни, които могат да бъдат решени със софтуер за наблюдение на служителите.

Всяка индустрия се сблъсква със своите специфични предизвикателства и търговията на дребно, агробизнесът и логистиката не правят изключение. Нека идентифицираме тези предизвикателства.

Земеделието, преработката, дистрибуцията и други процеси в сектора на агробизнеса не винаги се наблюдават лесно, особено със софтуер. Въпреки че програмите за проследяване не могат да оценят качеството на задача като засаждане, има няколко предизвикателства, при които те могат значително да помогнат:

1. Проследяване на присъствието и местоположението на полеви работници, като се гарантира, че те са на място по време на работното време и в определените зони за конкретни задачи;

2. Точно записване на работните часове на работниците на полето, особено на тези, които се заплащат почасово;

3. Мониторинг на използването и движението на машини;

4. Проследяване на персонал, който управлява операции във фермата, инвентар, продажби или логистика от офисна обстановка с помощта на компютри. Наблюдението на дейността за тези роли гарантира ефективно използване на работното време и предотвратява потенциални проблеми като измами.

Логистичният сектор е мостът между производители и потребители и основата на търговията. Често се сблъсква със сложности, свързани с движението, времето и управлението на ресурсите.

Първият проблем е планирането на най-ефективните транспортни маршрути и оптимизирането им, ако е необходимо. Това не е лесна задача, ако вземете предвид променлив трафик, пътни условия и графици за доставка. Една малка грешка може да доведе до загуба на време, увеличени разходи за гориво и забавени доставки.

Контролът на сроковете за доставка е друг съществен проблем. Не можете да изградите силни отношения с клиентите си, ако доставките ви винаги се забавят, без значение дали това се дължи на непредвидени обстоятелства или неефективност в планирането или изпълнението.

Въпреки това можете внимателно да планирате маршрута и да обмислите най-малките потенциални проблеми, но доставката може да се провали поради неправилно поведение на водача. Превишената скорост, неразрешените отклонения, прекомерното време на престой и неправилното управление на превозното средство са по-често срещани проблеми, отколкото може да се мисли. В резултат на това получавате по-високи оперативни разходи, проблеми с поддръжката, потенциални рискове за безопасността и правни рискове и недоволни клиенти.

Говорейки за оперативни разходи, горивото е основен оперативен разход. Ето защо наблюдението и управлението на разхода на гориво, идентифицирането на разточителни навици при шофиране и откриването на потенциална кражба на гориво са неща, които трябва да се вземат под внимание и да се наблюдават.

Неправилното поведение или неефективността на водача може не само да увеличи оперативните разходи, но и да изложи на риск целия товар. Предотвратяването на кражба, повреда или неоторизиран достъп до пратките е от първостепенно значение.

Последното, но не на последно място важно съображение е съответствието с нормативните изисквания. Логистичната индустрия е обект на многобройни разпоредби относно работното време на водача, поддръжката на превозното средство, обработката на товарите и митническите процедури. Поддържането на съответствие изисква внимателно наблюдение и водене на записи.

Операциите на дребно, независимо дали в магазина или поддържащи онлайн продажбите, разчитат на ефективна работа на персонала и интегритет на транзакциите. Софтуерът за мониторинг може значително да помогне при следните предизвикателства в този сектор:

1. Точно проследяване на работното време и разкриване на обичайните закъснели или преждевременно напуснали.

2. Наблюдение на компютърната дейност на служители, отговорни за административни задачи, управление на инвентара или обработка на онлайн поръчки. Помага да се установи дали работното време се изразходва продуктивно и предотвратява измами и други инциденти.

3. Справяне с кражбата на време.

4. Наблюдаване на отдалечен персонал или персонал за доставка, за да се гарантира присъствие и ефективно използване на работното време.

5. Проследяване на взаимодействието на служителите с клиентите, за да се гарантира високо качество на услугата.

6. Мониторинг на дейността в точките на продажба (POS): транзакции, връщания и взаимодействие на служителите за потенциални грешки и нечестни дейности.

Сега, след като очертахме предизвикателствата в тези сектори, е време да проучим как модерният софтуер за наблюдение на служителите може да помогне. Тези инструменти предлагат видимост, отчетност и прозрения за вземане на информирани решения.

На пазара има десетки решения за проследяване и изборът на едно зависи от предизвикателството на организацията. Човек трябва да търси функции, които решават уникалните проблеми на бизнеса им. Нека разбием основните характеристики на софтуера за наблюдение на служители и какви проблеми могат да решат.

В индустрии, където разходите за труд могат бързо да скочат - особено в среди с почасово заплащане като селското стопанство и търговията на дребно, точното проследяване на времето е от съществено значение, а функционалността за проследяване на времето е вградена в много инструменти за наблюдение на служителите.

Първо, софтуерът, предназначен да следи компютърната активност на служителите, обикновено има устройства за проследяване на работното време, които регистрират присъствието, началото и края на работния ден, периодите на неактивност и общото работно време за всеки избран период. Пример за такъв софтуер е CleverControl - мощно и надеждно решение за наблюдение на служителите.

Някои софтуери за проследяване на активност също позволяват да се регистрира времето, изразходвано за конкретни проекти или задачи, което позволява на мениджърите да анализират работните процеси и да планират бъдещи крайни срокове.

Софтуерът за проследяване на времето е идеален за наблюдение на всички административни или други служители, работещи на компютрите.

Но какво ще стане, ако служителят работи на терен или доставка? В този случай има мобилни приложения с геолокация и биометрична проверка (като лицево разпознаване или въвеждане на ПИН). Те гарантират точно влизане и изключване, дори в отдалечени райони.

Функционалността за проследяване на времето гарантира справедливо заплащане, намалява кражбите на време и отсъствията и помага за поддържане на работната дисциплина.

Ако организацията иска да знае не само колко работят нейните служители, но и как прекарват работното си време, функционалността за проследяване на активността е тяхното решение. Софтуерът с възможност за проследяване на активността записва почти всичко, което служителят прави на своята работна станция, като предоставя подробен дневник на деня. Например, софтуерът може да проследява използването на приложения и уебсайтове по време на работното време и да ги категоризира като продуктивни или непродуктивни. Или може да прави екранни снимки и екранни записи, които ще осигурят визуален контекст за текстови дневници. Усъвършенстваните програми за проследяване на активността могат да записват обаждания и чатове в месинджъри и да предават на живо екрана на служителя, което позволява на мениджъра да провери дали работникът е фокусиран върху своите отговорности.

Подробните регистрационни файлове за дейността помагат да се гарантира, че персоналът е концентриран върху преките си отговорности и в много случаи оценява качеството на приноса им, например колко бързо и добре агентът по поддръжката отговаря на заявките на клиентите. Освен това те са допълнителна мярка за сигурност срещу потенциална измама или злоупотреба с ресурсите на компанията.

Тази функция ще бъде ценна за компании, където хората и активите са постоянно в движение - като логистика и доставка. Вградените в автомобила GPS устройства или мобилни приложения осигуряват актуализации на местоположението на живо, наблюдение на спазването на маршрута и предупреждения за отклонения. Някои инструменти се интегрират с диагностиката на автомобила, за да проследяват скоростта, потреблението на гориво и състоянието на двигателя.

За персонала за доставка на дребно мобилните приложения с GPS и функции за отписване на клиента потвърждават завършването на доставката и оптимизират бъдещото маршрутизиране.

GPS осигурява навременни доставки и спазване на правилата за шофиране. Освен това поддържа ефективни операции за доставка на последната миля.

Необработените данни имат малка стойност, освен ако не можете да извлечете смислени прозрения от тях. Ръчното му правене обаче отнема много време и е склонно към грешки и субективни заключения. Ето защо софтуерът за наблюдение на служители обикновено включва отчитане, автоматизирани обобщени диаграми на дейността и дори Инструменти за анализ, базирани на AI. Отчетите могат да подчертаят моделите на присъствие, тенденциите в извънредния труд и разликите в производителността в екипите или местоположенията.

Реактивността често означава, че вече са възникнали проблеми. Сигналите в реално време позволяват незабавно действие, преди проблемите да ескалират. Например мениджърите на транспорта могат да получат известие, ако шофьор превиши зададено ограничение на скоростта, престой твърде дълго или се отклони от планирания маршрут.

Офис мениджърите могат да настроят предупреждения за опити на служители за достъп до нежелани уебсайтове на работното място (като пазаруване или социални медии) или задействащи думи.

Тези сигнали позволяват незабавна корекция на курса, подобрявайки както производителността, така и съответствието във всички наблюдавани функции.

Благодарение на наблюдението на служителите, предприятията в ключовите сектори на Грузия могат да преминат отвъд догадките и към управление, основано на данни. Софтуерът за наблюдение на служителите не е просто инструмент – той е стратегически актив, който, когато се използва отговорно и е съобразен с конкретни роли, може значително да повиши ефективността, да намали разходите и да подобри цялостното представяне.

Ето три илюстративни случая на употреба, демонстриращи как бизнесите в ключовите сектори на Грузия могат да използват решения за мониторинг, за да подобрят производителността.

Средна логистична компания има редовни проблеми с непоследователни срокове за доставка и по-високи от очакваните разходи за гориво. Анализът на ръчните регистрационни файлове на водача предостави някои данни, но липсваше точност в реално време и подробности за действителните маршрути и времето, прекарано в дестинациите.

Компанията внедри система за мониторинг с GPS проследяване и подробно отчитане на маршрута. Данните от мониторинга показаха, че шофьорите често поемат по-дълги, по-малко ефективни маршрути и спират по-дълго от очакваното.

Мениджърът по логистика препланира маршрутите въз основа на реални условия, което ги прави по-ефективни. Те също така предоставиха целенасочено обучение на шофьорите за спазване на маршрута и намаляване на времето на престой. В резултат на това средното време за доставка беше намалено с 15%, а разходът за гориво забележимо намаля в рамките на три месеца.

Онлайн магазин за търговия на дребно получи нарастващ брой оплаквания от клиенти относно услугата. Техните запитвания и проблеми се решаваха бавно и не винаги ефективно. Ръководството трябваше да разбере къде са възникнали закъсненията в техния екип за обслужване на клиенти.

Решение: Компанията внедри софтуер за наблюдение на служителите за техните представители за обслужване на клиенти. Той проследява времето, прекарано в комуникационни платформи (имейл, чат), посещения на уебсайтове и използване на CRM инструменти.

Данните от мониторинга разкриха, че някои служители прекарват прекалено много време в несвързани с работата приложения и уебсайтове или се борят с CRM системата, което води до бавни реакции. Използвайки тази информация, компанията преквалифицира персонала за ефективно използване на CRM и управление на времето. В рамките на два месеца оплакванията на клиентите относно скоростта и резолюцията на услугата са намалели с 20%.

Ферма в Южна Джорджия се бореше да проследи точно работното време на сезонните работници на полето. Работниците бяха разпръснати из огромни овощни градини по време на сезона на прибиране на реколтата и ръчното наблюдение на присъствието и работното време на всеки служител беше почти невъзможно. Беше трудно да се оцени колко време наистина е изразходвано за продуктивни задачи в конкретни области.

Решение: Фермата започна да използва система за проследяване на времето с GPS местоположение и геозониране. Благодарение на него надзорниците можеха да гарантират, че служителите са в имота и в определените работни зони.

Новата система за проследяване на времето елиминира потенциалната кражба на време и грешките в докладваните работни часове и гарантира точна ведомост за заплати. Освен това мениджърите на фермите получиха по-добра представа за действителното време, необходимо за прибиране на различни блокове. В резултат на това те биха могли да планират и разгръщат ресурси по-точно през следващите сезони.

Ключовите индустрии на Грузия - логистика, търговия на дребно и агробизнес - са фундаментални за икономиката на щата. Като всяка друга индустрия, те са изправени пред производителност и други предизвикателства, които произтичат от липсата на видимост в ежедневните операции и дейностите на служителите. Софтуерът за наблюдение на служители предлага практично и ефективно решение за получаване на тази необходима представа.