CleverControl на производителността на служителите
Мониторинг на служителите
CleverControl има за цел да събира всеобхватни отчети за ежедневната работа на вашия екип. Анализът на тази информация ви позволява да разгледате обичайния работен процес в офиса, да откриете успешни и неефективни модели и да намерите начини да ги подобрите. Освен това функции като контрол на принтера са полезни инструменти за проследяване на ресурсите на компанията. Друга полза от наблюдението на персонала на работното място е, че можете да разкриете неефективни членове на екипа, които губят работното си време в непродуктивни дейности. Изключително трудолюбивите служители също заслужават специално внимание, тъй като постоянното голямо натоварване води до висок риск от прегаряне. С CleverControl можете да помогнете на вашия екип да поддържа баланса между работа и личен живот и да доведете екипа си до успех.
Разпознаване на лица
Програмата използва уеб камерата на компютъра, за да разпознае и направи отчет на всички служители пред компютъра. Благодарение на разпознаването на лица можете лесно да контролирате присъствието на всеки служител и да разкривате служители, които могат да прикрият изчезналите си колеги, като имитира дейност на техните устройства. Друга полза от разпознаването на лица е, че помага за укрепване на сигурността - винаги знаете кой има достъп до компютъра, който съхранява чувствителна информация. Проследете присъствието на персонала на работното място и разкрийте служители, които са получили неоторизиран достъп до компютъра.
AI точкуване
Трудно ви е да намерите време в натоварения си график, за да прегледате представянето на служителите? Страхувате се, че оценката ви може да е пристрастна и непоследователна? AI Scoring е идеалното решение за вас. Мощен AI преглежда дейността в приложенията и онлайн, маркира тази дейност като продуктивна или непродуктивна и дава оценка за продуктивност на всеки служител. Елиминирайте ръчния анализ на данни и човешките пристрастия и получете незабавен достъп до справедлива и точна картина на работата на служителите чрез удобен за потребителя интерфейс. Идентифицирайте потенциални области за подобрение, като анализирате моделите на използване на приложенията и помагате на служителите да се фокусират максимално. Възстановете ценното време, прекарано в наблюдение, и го посветете на стратегически задачи като обучение и развитие.
Keylogging
По-голямата част от работата в офиса изисква писане, като например попълване на финансови таблици, изпращане на имейли или обсъждане на новия проект с екипа в груповия чат. CleverControl записва всички натискания на клавиши, дори изтритите. Открийте онези, които чатят по цял ден, без да вършат никаква работа. Програмата може също да помогне за предотвратяване на вътрешни заплахи или изтичане на информация.
Екранни снимки
Ако предпочитате визуални отчети, функцията за екранни снимки представя пълното резюме на деня в изображения. Програмата прави снимки на екрана, когато служителят смени активните прозорци, влезе в уебсайт или копира нещо в клипборда. Използвайки тези екранни снимки, можете да гарантирате, че вашият персонал винаги е включен в работния процес и да проучите как всеки член на екипа използва работното си време.
Проследяване на използването на интернет
Мониторингът на това как служителите използват интернет може да бъде най-ценният източник на информация за техния работен ден. Вижте колко често използват уебсайтове, свързани с работата, каква информация търсят и колко често се разсейват от социални медии, уебсайтове за развлечения или пазаруване. Контролирайте разсейването, като блокирате непродуктивни уебсайтове по категории, URL адреси или ключови думи или позволявате само ограничен брой одобрени уебсайтове. Научете дали вашият екип се нуждае от допълнително обучение по информацията, която търси.
Социалните медии и чатовете могат да откраднат повече от 30% от работното време. Въпреки че са ясен знак за непродуктивност, те също могат да бъдат неочевиден признак на стрес или прегаряне. Получавайте подробни записи и екранни снимки на входящи и изходящи съобщения, публикации, посетени страници и общности. Ограничете непродуктивните дейности, за да спестите време за важни задачи и да създадете по-ангажираща и здравословна работна среда.
Активност на приложенията
Има ли приложение, на което екипът ви трябва да отделя най-много време? С CleverControl можете да проверите дали наистина е вярно. Вижте всички инсталирани програми на компютрите и колко време работят през работното време. Спестете от лицензи за софтуер, който вашият екип не използва. Наблюдавайте новоинсталираните приложения, за да избегнете нежелани дейности.
Проследяване на задачите на принтера
Използването на фирмени ресурси за лични нужди е доста типично сред служителите. Докато някои отпечатват лични документи, за да спестят от платени печатни услуги, други могат да направят нещо по-лошо, като например да отпечатат поверителна информация без одобрение. Получаване на пълен списък на случаите на използване на принтер с времето и името на операцията на принтера. Предотвратете изтичането на корпоративни данни и контролирайте използването на фирмените ресурси.
Мониторинг на външни устройства за съхранение
Мониторингът на външни устройства за съхранение е друг начин за противодействие на изтичането на корпоративна информация или злоупотребата с ресурси. Clever Сontrol записва какви устройства се свързват с компютъра и времето на свързване. В комбинация с екранни снимки, тази информация ви позволява да знаете кой копира файлове от корпоративния компютър или го използва за лични нужди.
Екран на живо и излъчване от уеб камера
Наблюдението в реално време е идеално, ако трябва да проверите какво прави вашият екип в момента. Избягвайте да създавате ненужно напрежение, като стоите зад гърбовете и вместо това гледате екраните им на живо от комфорта на собствения си офис. Вижте колко добре и бързо вашият персонал изпълнява задачите си и подкрепете всички нови служители, които може да се нуждаят от помощ и насоки в началото.Също така CleverControl предлага излъчване на живо от уеб камери, свързани към корпоративни компютри. Тази функция може да помогне за спестяване на видеонаблюдение за малки офиси.
Екран, уеб камера и запис на звук
Гледането на предаването на живо може да отнеме много време и да е неудобно, особено ако сте далеч от офиса. Записвайте екраните на компютрите през целия ден и гледайте записите, когато Ви е удобно. Изберете периодите, за които трябва да видите записите и ускорете възпроизвеждането, за да спестите време. Правете видео и звукови записи от уеб камери, свързани с компютрите на екипа, за да видите какво се случва във вашия офис. Вземете доказателства в случаи на вътрешни разследвания на инциденти.
Проследяване на работното време
CleverControl може да служи като лесна и удобна система за наблюдение на присъствието на служителите. Той автоматично събира отчети за това кога членовете на екипа започват и завършват работния си ден, колко време прекарват в работа или безделничество в офиса с чаша кафе. Контролирайте присъствието и разберете работните навици на вашия персонал, за да създадете по-продуктивно и по-щастливо работно пространство.
Проследяване на часове
Ръчното включване и изключване може да е неточно и ненадеждно. Вместо това CleverControl проследява часовете на служителите, като записва кога лицето включва и изключва компютъра. Разберете кой винаги закъснява или се измъква от офиса преди края на работния ден. Погрижете се за здравето на екипа си - разкрийте тези, които постоянно преуморяват и оптимизирайте задачите им.
Записи на времето на неактивност
Почивките са от съществено значение, тъй като те позволяват на вашия екип да освежи и евентуално да излезе с нови идеи. Вижте кой прекалява с привилегията си и взема твърде много паузи за кафе или дим. Програмата служи като инструмент за проследяване на времето за производителност, като записва периоди на неактивност, които надвишават зададения разрешен лимит. Получавайте отчети за общото време на празен ход през деня за всеки член на екипа.
Присъствен контрол
Може никога да не разберете, че вашите служители многократно нарушават служебната дисциплина. От друга страна, един свръхотговорен работник може никога да не ви каже, че натоварването му е твърде голямо. Благодарение на функциите за проследяване на часове, запис и наблюдение на живо, винаги можете да видите кой закъснява или отсъства от работа или кой работи през уикендите, за да спазите твърде кратки срокове. Разкрийте обичайните безделници и членовете на екипа, които могат да изпитат огромно натоварване, балансирайте задачите и поддържайте стабилен и здравословен работен процес.
Самонаблюдение
Дайте на служителите си собственост върху работния им ден с функцията за самонаблюдение на CleverControl. Сега служителите имат достъп до персонализирано табло за управление, показващо техните собствени наблюдавани данни за активността. Това табло за управление помага да се придобие представа за техните работни навици, включително използване на приложения, посещения на уебсайтове и време, прекарано в задачи, и да се определят често срещани разсейвания. Такава прозрачност не само помага да се идентифицират личните области на подобрение, но също така насърчава среда, изградена на доверие. Всичко това с пълна сигурност и поверителност: достъпът до данните е ограничен до отделния служител.
Отдалечен достъп до статистика за дейността на служителите
Облачното наблюдение на служителите ви позволява да проследявате ефективността, независимо къде се намирате. Стига да имате мобилно устройство или компютър под ръка, можете да контролирате и оценявате работния процес с един поглед, като използвате информативни статистически диаграми.
- 1
Обща оценка на активното време
CleverControl автоматично анализира събраната информация и създава графични представяния на общото активно и неактивно време за всеки член и целия екип по ден, седмица, месец или произволен персонализиран период. Той също така осветява спадовете и нарастванията на времето за активност на екипа. Проследявайте производителността на служителите, оценявайте с един поглед работната дисциплина и предприемайте стъпки за нейното подобряване.
- 2
Записи на най-използваните приложения и уебсайтове
Ако нямате време да прегледате събраните необработени данни, удобните статистически диаграми ще го направят вместо вас. Вижте какви приложения и категории уебсайтове използват най-често служителите, колко време прекарват в тях и как тази стойност се променя през различните периоди. Получете незабавна представа за работния процес и идентифицирайте необходимостта от обучение, съдейки по статистиката.
- 3
В центъра на вниманието на социалните мрежи и използването на месинджъри
Незабавно забелязвайте разсейването и вземете мерки, за да ги сведете до минимум. Статистиката показва колко време прекарва екипът в социални мрежи и месинджъри и как се променя този процент. Ограничаването на използването им може да подобри не само продуктивността, но и атмосферата в офиса. Обсъждането на детайлите по проекта лице в лице прави екипа по-сплотен. Освен това допринася за създаването на по-вълнуващо и вдъхновяващо работно място.
Ръководство за наблюдение на служителите
Какво представлява наблюдението на служителите?
Мониторингът на служителите означава събиране на информация за дейността на персонала на работното място чрез различни методи: от компютърно наблюдение до видеонаблюдение. Основните цели на такъв мониторинг са подобряване на производителността, контролиране на корпоративните ресурси и предотвратяване на загуба на данни и неприемливо поведение.
Изследване, извършено от International Data Corp (IDC), показва, че служителите прекарват до 40% от времето за достъп до интернет на работа за лични цели. Най-големите потребители на време са социалните мрежи и уебсайтовете за пазаруване. Около 60% от онлайн покупките се извършват през работно време. Според проучване на Bambu от Sprout Social, около 70% от работниците признават, че редовно проверяват социалните си медии на работа. Общо годишната загуба на производителност може да достигне 40% Друго безпокойство е изтичането на корпоративни данни. Според IDC 20-30% от служителите са изпратили имейли, съдържащи търговски тайни, интелектуална собственост или друга чувствителна информация извън тяхната компания.
Мониторингът на служителите е чудесен начин за контрол и реорганизиране на използването на корпоративните ресурси. Обичайно е служителите да разпечатват лични документи на офис принтери, за да спестят от платени печатни услуги. Друг момент, който трябва да имате предвид, е използването на корпоративен софтуер. Годишно британски и американски компании прахосват 34 милиарда долара за софтуер, който персоналът им не използва. Мониторингът на използването на приложението ви позволява да видите дали служителите ви са с над лиценз или с недостатък.
Описаните проблеми затрудняват подценяването на значението на наблюдението на персонала.
Какви са видовете наблюдение на служителите?
Проследяване на уеб активността
Интернет е огромен източник на ценна информация във всяка област - но също така е и голям източник на разсейване. Проследяването на това как вашият екип използва интернет може да ограничи тези разсейвания. Освен това можете да идентифицирате необходимостта от обучение и да спестите от доставчици на услуги, като подобрите ефективността на честотната лента.
Мониторингът на имейлите на служителите е един от начините за проверка и предотвратяване на потенциално изтичане на данни.
Наблюдение на дейността на компютъра
Наблюдението на компютърната активност е широко понятие, което обхваща проследяването на действията на потребителя на корпоративния компютър. Включва keylogging, използване на приложения и уебсайтове, екранни снимки, използване на принтер, активно и неактивно време, запис на заявки за търсене и др. Програмата за мониторинг представя натрупаните данни в подробни отчети и статистически диаграми и графики. Те дават представа за работния процес, служат за проследяване на производителността, помагат за поддържане на дисциплината и разкриват дали персоналът използва корпоративните ресурси правилно и разумно.
Проследяване на местоположението
Въпреки че не е толкова широко използвано като другите форми на наблюдение на служителите, проследяването на местоположението е ценен начин за наблюдение на персонала. От съществено значение е за хора, които работят на терен или често пътуват по работа. GPS проследяването помага да се намерят фирмени устройства, ако са откраднати или изгубени. Можете също така да наблюдавате и намирате най-ефективните маршрути и да подобрите безопасността на служителите, работещи на отдалечени места.
Мониторинг на разговори
Наблюдението на обажданията е обичайно за мениджъри по продажбите или агенти за поддръжка на клиенти. Специални програми записват разговори и тези записи по-късно позволяват на мениджърите да гарантират, че служителите спазват стандартите за комуникация, да разследват оплакванията на клиентите и да обучават нови членове на екипа.
Видеонаблюдение
Системите за видеонаблюдение са най-ефективни на места, които пораждат опасения за сигурността на служителите и имуществото на фирмата. Тук те помагат за предотвратяване на кражби или саботаж и гарантират, че условията на работа отговарят на изискванията за сигурност. Въпреки че видеонаблюдението не е най-добрият начин за измерване на производителността, данните от наблюдението могат да бъдат ценни при проследяване на присъствието и разследване на вътрешни инциденти.
Как да следим продуктивността на работното място?
Поставете ясни очаквания и крайни срокове
Вашият екип никога няма да бъде ефективен, ако не знае какво и кога очаквате от него. Поставете ясни и измерими цели не само за бизнеса като цяло, но и за всеки екип и член на екипа.
Използвайте софтуер за управление на проекти
На пазара има много приложения, които правят управлението на проекти лесно и ефективно. Те ви позволяват да проследявате кой отговаря за каква работа и колко време отделя за нея. Можете да възлагате задачи на служителите, да задавате срокове и да обсъждате проекта - всичко това в една програма. Спестете време за управление и поддържайте усилията на вашия екип координирани.
Измервайте резултатите, а не работното време
Вашият екип може да е най-точният в света, идвайки и напускайки офиса навреме. Въпреки това те може да прекарват по-голямата част от работното си време в гледане на забавни видеоклипове с котки в Youtube или в небрежен разговор с колеги на чаша кафе. Напротив, човек винаги може да закъснее с половин час - и въпреки това да носи най-голяма полза на компанията. Имайте предвид резултата от работата, а не колко време прекарват работниците в офиса.
Качество пред количество
Пет добре изпълнени задачи носят повече печалба от дузина лошо изпълнени. Докато оценявате производителността, обръщайте повече внимание на качеството на работата, а не на количеството. Това е особено важно за производствените предприятия.
Дайте обратна връзка
If you notice a low-productive worker, do not rush to call them lazy and say "goodbye". They may be struggling due to the lack of training or unclear tasks. In this case, your advice and feedback will improve their work performance. Interact with the team and create an efficient feedback culture in your company.
Проследяване на дейността на компютъра
Използването на софтуер за наблюдение на служители като CleverControl ще ви позволи да разгледате работния процес и да видите как вашият екип изпълнява задълженията си. Откривайте непродуктивни дейности, наблюдавайте присъствието и работното време и контролирайте използването на ресурсите на компанията.
Какво прави софтуерът за наблюдение на служители?
В днешно време софтуерът за наблюдение на служителите е най-разпространеният метод за проследяване на производителността в повечето компании, големи или малки. Лесно и ефективно: системният администратор инсталира програмата за мониторинг на компютрите на компанията. След това програмата върши цялата работа, като автоматично проследява активността на тези компютри и я интерпретира. В зависимост от функционалността на избрания софтуер, той може да записва натискания на клавиши, активно и неактивно време, присъствие, изпълнени задачи, да прави екранни снимки и много други. Най-модерните програми имат такива допълнителни функции като излъчване на екрани на наблюдаваните компютри на живо, правене на видео, аудио или записи на разговори, изчисляване на заплати и други.
Можете да получавате събраните данни по имейл, облачно хранилище или вашето онлайн табло за управление и да сте наясно с работния процес както в офиса, така и в командировка.
Какви са предимствата и недостатъците на наблюдението на служителите?
Основното предимство на наблюдението на персонала е подобрената производителност. Когато членовете на персонала знаят, че са под наблюдение, те полагат повече усилия в работните си задължения и стават по-ангажирани. Има обаче повече ползи от проследяването на служителите от това. Помага за:
открийте неефективни модели на работа или непредвидени трудности, например, когато служителите отделят повече време за задачата от очакваното
анализира работните процеси и ги оптимизира
разкрива необходимостта от преразпределяне на работното натоварване
идентифициране на необходимостта от обучение
проследяване на работното време и присъствието
гарантира, че персоналът използва разумно ресурсите на компанията
спестете от неизползван софтуер или ресурси и задържане на служители
контролирайте членовете на екипа винаги да следват кодекса на корпоративното поведение както при взаимодействието си с колеги, така и с клиенти
предотвратяване на изтичане на чувствителни данни
предоставяне на необходимите доказателства при вътрешни разследвания
подобряване на условията на труд
Звучи отлично? Наблюдението на служителите наистина предоставя много възможности за работодателя да оптимизира бизнеса и да постигне по-добри резултати. Въпреки това, перспективата да бъдат наблюдавани обикновено не изглежда толкова слънчева за работниците. Ето някои от проблемите:
Служителите може да смятат, че наблюдението нарушава поверителността им
Те могат да го възприемат като липса на доверие
Знаейки за софтуера за проследяване на производителността, човек може да работи прекомерно и да се притеснява за представянето си, което води до по-високо ниво на стрес и риск от прегаряне
Много хора използват едни и същи устройства на работа и у дома. Те могат да възприемат наблюдението като намеса в личния им живот
Събраните данни могат да бъдат злоупотребени, ако грешни хора получат достъп до тях
Работодателят трябва да проучи и да спазва законовите изисквания за наблюдение на служителите. Като работодател трябва да бъдете прозрачни с персонала си относно това какви данни събирате и за какви цели. Пояснете, че целта ви не е да шпионирате, а да създадете работно място, където всеки да изпълнява задълженията си най-добре и да работи заедно като екип
Законно ли е наблюдението на служителите?
И така, знаете как мониторингът може да ви помогне да постигнете по-високи бизнес цели. Вие сте претеглили плюсовете и минусите и сте избрали най-добрия инструмент за вашите цели. Трябва обаче да се вземе предвид още един важен въпрос - законът, който обхваща наблюдението на служителите.
Въпреки че работодателите следят персонала си от години, законите относно наблюдението на служителите все още са неясни и зависят в голяма степен от държавата, щата или дори окръга. Говорейки за САЩ, повечето методи за наблюдение са законни тук. Работодателят е свободен да следи използването на компютър и интернет, лични съобщения, имейли, телефонни разговори на устройствата, собственост на компанията. Те могат да осъществяват видео и аудио наблюдение (с изключение на частни пространства) и дори да наблюдават лични устройства (с няколко ограничения), ако работникът ги използва за работа. Освен това в някои държави работодателят не е длъжен да уведомява персонала за повечето дейности по наблюдение.
Все пак препоръчваме да бъдете прозрачни с фирмената политика и причините за наблюдение. По този начин вие облекчавате стреса от проследяването на вашия персонал и избягвате евентуални спорове в бъдеще.
В Европа повечето методи за наблюдение на служителите са законни, ако спазват законите на GDPR. Въведен на 25 май 2018 г., Общият регламент за защита на данните (GDPR) има за цел да даде на лицата контрол върху техните данни. Той се прилага за всяка организация и регламентира как те трябва да обработват и съхраняват личните данни на физическите лица. Съгласно GDPR вие като работодател трябва да уведомите персонала за методите за наблюдение и да получите съгласието им за събиране на данни. Вие също носите отговорност за защитата на събраните данни.
GDPR се прилага за всички организации в ЕС. Включва и предприятия, които са базирани извън него, но имат служители в ЕС.
GDPR не адресира директно много аспекти на наблюдението на работното място, като проследяване на компютър, използване на интернет, имейл и социални медии. Тук основното правило е да уведомите персонала за мониторинга предварително чрез ясна вътрешна политика и да получите тяхното съгласие. Методите за проследяване, които използвате, не трябва да нарушават или ограничават основното право на лицето на поверителност. GDPR строго забранява записването на натискания на клавиши и активност на екрана на фирмени и лични устройства, които лицето може да използва за работа.
Подобни закони има в Индия, Канада, Нигерия, Малайзия и няколко други страни. Работодателят трябва да има основателна причина за проследяване на персонала, да информира служителите какви данни събира и с какви средства и да получи тяхното разрешение за наблюдение. Тук обаче има доста нюанси, в зависимост от държавата. Например в Русия работодателите могат да следят само продължителността на телефонните разговори и броя на участниците, но не и самите телефонни разговори. Във Финландия, която има най-строгите закони за защита на данните, работодателите имат много малко права да наблюдават използването на компютър.
За да сте сигурни, че наблюдението във вашата компания не нарушава никакви закони, препоръчваме винаги да се консултирате с местните и щатските закони. Също така е препоръчително да сте прозрачни с вашия персонал относно причините за наблюдение, какви данни събирате и как ще ги използвате.
Социални медии и месинджъри