Софтуер за наблюдение на служители в Делауеър: Работа с поверителни данни във финансови фирми

Финансовите фирми боравят не само с капитал, но и с огромни обеми от чувствителни данни, от изпълнение на сделки и клиентски портфейли до поверителна имейл комуникация. Защитата на тези данни е критично изискване за съответствие и императив за управление на риска. Софтуерът за наблюдение на служителите е един от най-добрите методи за защита на поверителна информация, но как да го изберете и внедрите?

Успехът изисква внимателна стратегия от две части. Първо, трябва да изберете всеобхватен софтуер със стабилна сигурност от банков клас, за да защитите самите данни от мониторинга. Второ, трябва да наблюдавате дейността на служителите в съответствие с федералните закони за поверителност и законите на Делауеър. Ефективната система за сигурност на данните защитава вашите клиенти, вашата фирма и вашата репутация; грешната може да доведе до опустошителни последици.

В тази статия ще разгледаме техническите изисквания за софтуер за наблюдение на служителите във финансовите фирми, правната среда и ще очертаем пътна карта за внедряване на наблюдение във финансова компания.

Мониторингът на служителите може да се окаже хлъзгава земя, ако се прилага небрежно. Вашите практики за мониторинг се нуждаят от солидна правна основа. Преди да започнете да избирате софтуер за проследяване и да обмисляте методите, трябва да разберете федералните и местните закони на Делауеър, които регулират мониторинга.

Федерални органи като Комисията по ценни книжа и борси (SEC) и Регулаторният орган на финансовата индустрия (FINRA) установяват стандартите и правилата за обработка на чувствителни клиентски данни във финансовите фирми.

Съгласно Правило 3110 на FINRA (Надзор), трябва да внедрите и поддържате системи за надзор на дейностите на служителите, включително съвременни цифрови комуникационни канали като Slack, Teams или имейл.

Не можете надеждно да изпълните това изискване, освен ако нямате видимост върху тези канали. В този случай софтуерът за мониторинг е практическа необходимост за изпълнение на вашите надзорни задължения. С него можете да наблюдавате вътрешните комуникации и взаимодействията с клиентите и да разполагате с одитната следа, която регулаторните органи очакват. FINRA също така налага воденето на записи чрез Правило 4511

и изискванията за публични комуникации съгласно Правило 2210, което прави надзора и съхранението неразделна част от спазването на изискванията.

Съгласно Правило 17a-4 (Водене на записи) [17 C.F.R. § 240.17a‑4] на SEC, трябва да записвате, съхранявате и съхранявате ключови бизнес записи, включително електронни комуникации, във формат, който не може да бъде презаписан или изтрит. Това е общоизвестно като съответствие с WORM. Брокерите-дилъри трябва да могат да извличат записи в рамките на 24 часа и да ги съхраняват от три до шест години, в зависимост от вида.

Последните действия на SEC по прилагането на закона санкционираха десетки фирми за това, че не са успели правилно да заснемат електронните комуникации на лични устройства и приложения извън канала, като WhatsApp, iMessage или Signal. Залогът за това грешно схващане е висок, като само през 2024 г. са начислени глоби в размер на над 600 милиона долара за дела за водене на записи.

Правилото за предпазни мерки по Закона Gramm-Leach-Bliley (GLBA) [16 C.F.R. Част 314] ви задължава да защитавате сигурността и поверителността на непубличната лична информация (NPI) на клиентите. Актуализациите от 2023 г. изискват финансовите институции да внедрят непрекъснат мониторинг или годишно тестване за проникване и двугодишни оценки на уязвимостите. Софтуерът за наблюдение на служителите е отличен инструмент за съответствие в това отношение, тъй като помага за откриване на случайни течове, рисково поведение, неоторизиран достъп и умишлена злоупотреба с клиентски данни.

Регламент SEC S-P [17 C.F.R. Част 248] беше изменен през 2024 г., за да изисква от финансовите фирми да въведат програми за реагиране при инциденти и 72-часови процедури за уведомяване за нарушения при неоторизиран достъп до клиентски данни. В идеалния случай вашето решение за мониторинг трябва да бъде интегрирано в тези програми, за да се гарантира бързо идентифициране и ограничаване на потенциални нарушения.

Законът за поверителност на електронните комуникации (ECPA) като цяло забранява прихващането на комуникации, но предвижда две ключови изключения: (1) наблюдение от работодателя с ясно, информирано съгласие (често получено при наемане и документирано в наръчника на служителя) и (2) наблюдение в обичайния ход на дейността за легитимни бизнес цели, като например надзор за съответствие или сигурност. Правилото за уведомяване на Делауеър е специално разработено в подкрепа на спазването на ECPA.

Федералните правила създават основата, но Делауеър добавя критичен слой. Съгласно Дял 19, Глава 7, Раздел 705 от Кодекса на Делауеър [Дело Код, дял 19, § 705], частните работодатели трябва да предоставят писмено или електронно уведомление на служителите си преди наблюдение или прихващане на телефонни разговори, имейли или интернет разговори. Вие можете:

• Издайте еднократно предизвестие при наемане (писмено или електронно), което трябва да бъде потвърдено от служителя, или
• Предоставяйте ежедневно известие всеки път, когато служителят използва фирмения имейл или интернет, въпреки че повечето фирми използват постоянна система за първоначално известяване и потвърждение.

Известието трябва да описва видовете провеждан мониторинг и не е просто най-добра практика - то е задължително. Този закон не забранява мониторинга, нито изисква многократни уведомления за текущ мониторинг, базиран на политики, но забранява всякакво тайно проследяване. Мониторингът за поддръжка на системата или обем (напр. защита на мрежата, а не лично наблюдение) е изключен, но целенасоченият преглед на дейността на отделните служители винаги изисква уведомление.

Законът на Делауеър го поставя сред малка група щати (заедно с Ню Йорк и Кънектикът), които налагат прозрачност на електронното наблюдение. Нарушенията носят граждански санкции от 100 долара за инцидент, така че е от съществено значение да се осигури стабилно управление на политиките.

Създаването на съвместима с изискванията политика за мониторинг на служителите за финансова фирма в Делауеър означава интегриране на федерални и щатски изисквания във вашата рамка за вътрешно управление.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• Посочете кои устройства и комуникационни канали са обхванати. Обикновено това са компютри, телефони и корпоративната мрежа, собственост на компанията.
• Опишете кой има достъп до събраните данни, колко дълго се съхраняват (в съответствие с периодите на съхранение на SEC) и процедурите за прегледа им. Достъпът до данните трябва да се придържа към принципа за минимизиране, а съхранението им трябва да спазва стандарта за минимизиране в правилата на GLBA и SEC.
• Включете декларация за поверителност, показваща съответствие с изискванията на Регламент S-P за реагиране при инциденти и уведомяване за нарушения. Задължително е спазването на правилото за писмено уведомяване на Делауеър, включително копие от политиката за мониторинг и потвърждение от служителя във файла.

Създаването на тази политика може да отнеме време, но е необходимото условие за спазване на федералните и щатските стандарти за съответствие. Освен това, тя насърчава прозрачността, отчетността и ориентираната към сигурността култура, на която се доверяват както служителите, така и регулаторните органи.

Мониторингът на служителите създава парадокс. Внедрявате софтуер за мониторинг, за да подобрите сигурността, но по този начин създавате нов, концентриран поток от изключително чувствителни данни. Този поток съдържа не само потенциални доказателства за неправомерно поведение, но често и самите клиентски NPI, търговски тайни и стратегически планове, които се опитвате да защитите. Ако тези регистрационни файлове за мониторинг изтекат, щетите могат да бъдат толкова катастрофални, колкото и самото изтичане на поверителни фирмени данни.

Избраният от вас софтуер за мониторинг трябва да има вградени инструменти за сигурност, за да защити събраните данни. И така, какво да търсите в инструмент за мониторинг?

Данните са уязвими, когато се преместват и когато са на склад. Добрият софтуер за проследяване покрива и двете състояния.

Криптирането при пренос защитава информацията, докато тя пътува от устройството на служителя до сървърите на вашата компания или доставчика на софтуер. Златният стандарт тук е TLS 1.2 или по-висока версия. Това е същият протокол за сигурност, който защитава вашите онлайн банкови сесии. Ако избраният от вас софтуер за мониторинг използва TLS, можете да сте сигурни, че данните са кодирани по време на пътуването си и са безполезни за потенциални хакери.

Когато данните пристигнат в базата данни, те също трябва да бъдат защитени. В идеалния случай индустриалният стандарт, който трябва да търсите, е AES-256 криптиране. Този тип криптиране се използва от финансови институции и правителства по целия свят за защита на най-ценната информация. Дори ако извършител наруши базата данни за съхранение или физически открадне сървър, той ще получи само криптиран, нечетлив пакет без уникалния ключ.

Контролирането на това кой има достъп до данните от мониторинга е също толкова важно, колкото и защитата на самите данни. Ето какво трябва да има вашият софтуер за мониторинг.

Контрол на достъпа, базиран на роли (RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

Многофакторно удостоверяване (MFA)

Само паролата може да не е достатъчна за защита на такива чувствителни данни. MFA е вторият слой за проверка; обикновено това е SMS код за еднократна употреба или приложение за удостоверяване. Независимо от своята простота, тя значително намалява риска от нарушение, дори ако паролата е компрометирана. MFA трябва да бъде неразрушимо правило за вашата платформа за мониторинг.

Нека преминем от теория към практика. Откъде трябва да започнете, ако искате да внедрите мониторинг на служителите във вашата финансова фирма?

Вътрешна оценка на риска

Помислете кои са най-големите ви уязвимости. Дали това е риск от търговия с вътрешна информация? Случайно изтичане на данни от добронамерен служител? Или кражба на интелектуална собственост? Обърнете внимание на тези реални рискове, заедно със законовите изисквания, в бъдещите си практики за мониторинг.

Ясна политика за мониторинг

Спомняте ли си изискването за уведомяване на Делауеър? Създайте ясна и всеобхватна политика за мониторинг, която обхваща какво се наблюдава, защо и как. Представете я на екипа си, като я формулирате като мярка за защита на фирмата, клиентите и техните работни места от заплахи за сигурността и регулаторни грешки. Служителите трябва да подпишат документа.

Контролен списък за съответствие и сигурност

Когато започнете да говорите с доставчици на софтуер, елате въоръжени с директни въпроси не само относно характеристиките на техния продукт, но и относно ангажимента им към регулаторните нужди.

Например, можете да попитате:

• Предлагате ли контрол на достъпа, базиран на роли? Какви са те?
• Опишете вашите стандарти за криптиране на данни както при пренос, така и при съхранение.
• Можете ли да предоставите вашите сертификати за сигурност?

Реномираният продавач ще има ясни и уверени отговори на тези въпроси.

Сигурността е по-важна от наблюдението

Как вашите служители ще възприемат мониторинга зависи от това как го позиционирате в компанията си. Целта е да се създаде сигурна среда, в която служителите могат да вършат най-добрата си работа и да знаят, че техните данни, данни за клиентите и активите на компанията са защитени. Представете софтуера за мониторинг като необходим инструмент за съответствие, честност и сигурност в индустрия с високи залози.

Като предприемате тези премерени и прозрачни стъпки, вие се отдалечавате от простото инсталиране на софтуер. Вие внедрявате стратегически актив – такъв, който изгражда по-устойчива, отговаряща на изискванията и надеждна фирма.