Казус от практиката: Ролята на CleverControl за подобряване на отдалеченото екипно сътрудничество

Съвременните компании процъфтяват благодарение на гъвкавостта и за клиента на CleverControl, малка компания за разработка на софтуер, базирана в САЩ, това означаваше преминаване към модел на напълно дистанционна работа. В компанията работят 32 разработчици, тестери и ръководители на проекти, разпръснати в различни часови зони, така че такава гъвкавост беше победа. Но на практика нещата не вървяха толкова гладко, колкото изглеждаха.

Екипът имаше обичайните инструменти: Jira за задачи, вътрешен чат за съобщения и други. Но нещо липсваше. Ръководителите на проекта бяха само бегло наясно с работния процес. Кой беше заседнал на какво? Защо някои спринтове изоставаха? И защо някои членове на екипа изглеждаха претоварени, докато други имаха престой?

Те не се занимаваха с мързел - те имаха работа с невидимост. Тогава CleverControl изигра своята роля. Нямаше за цел да контролира техния екип, а най-накрая да види как се върши работата и да подобри отдалеченото екипно сътрудничество.

Пускането на софтуер за мониторинг може да има обратен ефект бързо, ако изглежда като шпиониране. Така че вместо тихо да натисне превключвателя, ръководството на компанията проведе открит разговор с екипа.

"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."

Ръководството беше конкретно относно това какви данни ще се събират: използване на приложения, време, прекарано в работни инструменти, периодични екранни снимки и периоди на активност/неактивност. Те също така изясниха: без регистриране на натиснати клавиши и без скрито проследяване. И най-важното е, че служителите също могат да преглеждат собствените си данни.

Тази прозрачност промени играта. Вместо подозрение, те получиха приемане.

След като данните започнаха да текат, не отне много време да се забележат модели, които преди са били невидими.

1. Комуникацията вървеше в кръг

   Компанията предположи, че вътрешният месинджър е основният начин за всичко, свързано с проекти, но се оказа, че много актуализации на задачите все още се случват по имейл. Още по-лошо, ръководителите на проекти постоянно превключваха между Jira и имейл, пропускаха актуализации и дублираха работата. В резултат на това отдалеченото екипно сътрудничество беше неефективно и изоставащо.

   Решението: Ръководството постави ясно правило - цялата комуникация, свързана със задачите, преминава в Jira. Вътрешният месинджър е за бързи въпроси и актуализации на екипа. Просто, но намали шума и направи прехвърлянето по-плавно.

2. Инструментите се губят (и неправилно разпределени)

   Някои екипи имаха лицензи за скъпи инструменти за разработка, които почти не използваха, докато други чакаха седмици, за да получат достъп. Ролята на CleverControl беше да събира отчети за използването на приложения и уебсайтове. Не ставаше въпрос за бюджет - а за видимост.

   Решението: С отчетите за използване на CleverControl ИТ можеше да види кой от какво всъщност се нуждае. Те преразпределиха лицензи въз основа на реална употреба, а не на предположения.

3. Старши разработчици вършеха младша работа

   Данните показаха, че най-добрите разработчици прекарват часове в отговаряне на рутинни въпроси за поддръжка - време, което е трябвало да отделят за прегледи на сложна архитектура и код.

   Решението: Те създадоха ротационна поддържаща роля за младши членове на екипа. Това освободи старши разработчици и даде практически опит на младшите. Всички израснаха, дистанционното екипно сътрудничество се подобри и проектите се движеха по-бързо.

4. Най-добрите практики се криеха на видно място

   Един екип постоянно доставяше предсрочно. Когато се заровиха в данните, те откриха, че тези високопроизводителни използват специфичен набор от вътрешни документи и ресурси на трети страни повече от други.

   Решението: Те не са запазили това знание за себе си. Те актуализираха вътрешното уики, проведоха няколко кратки сесии за обучение и споделиха наръчника с цялата компания. Изведнъж най-добрите практики се превърнаха в обичайни практики.

Проектите започнаха да се движат по-бързо и планирането на ресурсите стана по-ефективно. Но по-дълбоките победи бяха културни:

• Комуникацията стана по-ясна - по-малко пропуснати актуализации, по-малко разочарование.

• Натоварването се чувстваше по-справедливо - мениджърите можеха да забележат дисбаланси, преди да настъпи прегаряне.

• Отдалеченото екипно сътрудничество стана по-умишлено - тъй като те видяха как протича работата, те можеха да я оформят.

• Моралът на екипа се подобри - хората се чувстваха подкрепяни, а не наблюдавани.

Ролята на CleverControl беше значителна. Въпреки че не замени съществуващите им инструменти, той ги накара да работят по-добре. Това даде на компанията необходимата представа, за да спрат да гадаят и да започнат да оптимизират - не чрез контролиране на хората, а чрез разбиране на работния им процес.

За дистанционен софтуер за изграждане на екип за клиенти по целия свят тази яснота не беше просто приятна. Това беше разликата между оцеляването на дистанционната работа и истинския просперитет в нея.