CleverControl за отдалечени работници: Ключът към прозрачното управление на екипа

Начинът, по който работим, се промени. Дистанционната работа, някога сочен бонус, на който се радваха малцина, се превърна в жизненоважна част от начина, по който компаниите работят. Помислете за това: 3 от 10 служители на пълен работен ден сега работят изцяло дистанционно, а над половината имат хибридни договорености. Само между 2019 г. и 2021 г. броят на хората, работещи дистанционно, се е утроил, като прогнозите предполагат, че САЩ ще имат 36,2 милиона дистанционни работници до 2025 г. – удивително увеличение от 417% спрямо нивата преди пандемията. За съвременните хора гъвкавите работни условия са станали толкова важни, че 23% от служителите го виждат като причина да останат или да напуснат настоящата си работа. А 76% дори ще обмислят напускане, ако шефът им отнеме възможността да работят от разстояние. Така че дистанционната гъвкавост вече не е бонус или експеримент - тя е реалност и бизнесът трябва да се адаптира към нея, ако иска да задържи персонала си.

Но тук става трудно. Как проверявате производителността, когато служителят може да е в друг град, държава или дори континент? Как държите екипа отговорен? Как гарантирате сигурността на поверителните данни, когато служителите използват десетки мрежи и лични устройства за работа? Как да не превърнем контрола в микроуправление?

CleverControl, мощно и всеобхватно решение за наблюдение на служителите, е проектирано като отговор на тези и много други предизвикателства. В тази статия ще проучим как CleverControl може да ви помогне да проследявате производителността, да поддържате отчетност и да подобрявате сигурността на данните, като същевременно зачитате личните граници на служителите.

Мониторингът често се свързва с шпиониране и измерване на това колко минути един служител прекарва в кафе пауза. И в грешни ръце може да е истина. Правилно внедреният мониторинг на служители обаче надхвърля обикновеното шпиониране. Това се превръща в начин за проверка на работните процеси, забелязване на препятствия и потенциални рискове, откриване на продуктивни модели и премахване на непродуктивните, когато случайните взаимодействия в офиса и проверките изчезнат в отдалечена настройка.

Инструментите за наблюдение като CleverControl са предназначени да преодолеят пропастта между мениджърите и разпределените екипи. Мостът обаче ще бъде здрав само ако е изграден върху основата на прозрачност и ясни очаквания. Организациите могат да постигнат взаимно разбирателство по спорната тема за мониторинга, ако са открити и ясни относно текущото проследяване, неговите цели и какви резултати очакват от своите служители.

CleverControl предоставя изчерпателен набор от функции, които, когато се използват разумно, позволяват на компаниите да се справят с предизвикателствата, пред които са изправени при управлението на разпръснати екипи.

В основата си CleverControl осветява как се изразходва времето. Вашият екип наистина ли е ангажиран със задачите си?

Първо, софтуерът проследява използването на приложението и уебсайта, като предоставя подробен изглед на дейността на служителя. Отчетите помагат да се разпознае кои от тях са продуктивни и кои биха могли да бъдат потенциално разсейващи, както и колко време се изразходва за всяка категория.

Например, можете неочаквано да забележите спад във фокуса през определени части от деня или да откриете недостатъчно използвани ресурси. Прозренията от отчетите за дейността подобряват оценките на производителността, помагат обратната връзка да стане по-конкретна и приложима, разкрива нуждите от обучение и дори води до корекции на работното натоварване.

Следващите ценни функции са екранни снимки и стрийминг на живо на екрана на служителя. Една снимка наистина може да каже много. Екранните снимки предлагат визуален контекст към регистрационните файлове на дейността, докато гледането на екрана на живо позволява бързи проверки на текущата работа, без да безпокоите служителя.

Екранните снимки и стриймингът на екрана нямат за цел да хващат хора, които правят неща, които не са свързани с работата. Те са по-скоро за разбирането как върви работата, помагат при отстраняване на проблеми или потвърждават, че са достигнати важни етапи. Разбира се, важно е тези функции да се използват отговорно: екранните снимки трябва да се правят само през работно време, за да се защити поверителността.

И накрая, има проследяване на активността. CleverControl улавя периоди на активност и неактивност и ги представя като дневник или удобна диаграма. Тези данни позволяват идентифициране на пиковите часове на производителност и съответно планиране на работата.

Продуктивната и конструктивна комуникация е жизненоважна за работата в екип, но при дистанционни договорености е десет пъти по-важна. И да не забравяме комуникацията с клиентите. Служителите, които работят директно с клиенти, са лицето на компанията. Как служителите се обръщат към техните искания, колко учтиви са и колко добре спазват стандартите за комуникация е как клиентите виждат компанията. Това е основата на тяхното доверие в него.

Функциите за наблюдение на CleverControl помагат да се гарантира, че комуникацията остава продуктивна и клиентите получават най-доброто обслужване.

Мониторингът на чат и имейл помага да се гарантира, че всички цифрови взаимодействия остават професионални. Може също така да помогне за улавяне на комуникационни проблеми в екипа или за запис на потенциални заплахи за сигурността като подозрителни файлове или неоторизирано споделяне на фирмени данни.

Добавката за запис на разговори помага за поддържане на професионализма и продуктивността при разговори, направени чрез популярни приложения като WhatsApp, Zoom, Discord и няколко други.

Проследяването на времето може да бъде трудно при отдалечени настройки, но е от жизненоважно значение за справедливостта, отчетността, прецизното фактуриране на клиента и точната ведомост. Той гарантира, че времето на всеки се записва правилно, помага за разкриване на отсъствия или тези, които започват работата си късно или приключват рано. Освен това може да намерите служители, които работят прекомерно и са изложени на риск от прегаряне.

Проследяването на времето създава справедлива система, при която всеки час се брои и се признава.

CleverControl не е само за мениджъри - той може също така да помогне на служителите да поемат контрол върху своята продуктивност.

Една отличителна функция на CleverControl е самонаблюдението: персонализирано табло за управление, достъпно за всеки служител. Това им позволява да видят точно какви данни се събират и как се представят. Служителите могат да научат за моделите си на работа, да открият най-продуктивните си часове и да видят къде могат да се подобрят. Той превръща мониторинга в инструмент за личен растеж, а не просто изискване за управление.

Истинската сила на CleverControl зависи от това как се въвежда и използва.

Тази точка не може да бъде подчертана достатъчно - честността е много важна.

1. Дискусия преди внедряването: Уверете се, че всички знаят за софтуера, преди да бъде включен. Никой не обича изненадите, когато става въпрос за наблюдение.
2. Обяснете „Защо:“ Бъдете откровени защо използвате мониторинг. За да разберете по-добре производителността? Да разпределим справедливо работата? За да запазите нещата сигурни? Подчертайте тези цели и обяснете, че наблюдението не е наказание.
3. Дефинирайте ясно политиките: Обяснете какво точно ще се проследява, кога и как ще се използват данните. Кой има достъп? Колко дълго ще се съхранява? Неяснотата тук може бързо да навреди на доверието.

Данните трябва да ръководят решенията, а не да подклаждат критики.

1. Търсете тенденции: Използвайте данните, за да намерите модели в целия екип. Има ли повтарящи се моменти, когато производителността спада? Изглежда ли, че някои инструменти повишават производителността? Откритите тенденции могат да помогнат за подобряване на начина, по който се извършва работата, да осигурят целенасочена поддръжка или да преосмислят как са структурирани проектите.
2. Предложете подкрепа и обучение: Наблюдението на данните е чудесна отправна точка за подкрепящ разговор със затруднени служители.

Поверителността е от първостепенно значение, особено ако служителите използват лични устройства.

1. Мониторинг само през работно време: CleverControl има видим бутон за стартиране/стоп, когато е инсталиран в нормален (нескрит) режим. С него служителите могат да контролират кога започва и приключва наблюдението, независимо дали е началото на работния ден или по време на почивките. Тази малка функция прави голяма разлика в поддържането на доверието и разделянето на работата от личния живот.
2. Лично срещу работно време: Задайте ясни очаквания относно личната употреба на устройства, собственост на компанията. Ако е разрешено, уверете се, че не проследявате личните им дейности. Този подход засилва границата между работа и дом.

Нека данните подкрепят разговора, а не го доминират.

1. Цикъл за обратна връзка: Използвайте данните като начало на разговор по време на прегледи. Определете го като начин да помогнете на служителите да разберат собствените си работни навици и да намерят области за растеж.
2. Насърчавайте приноса на служителите: Позволете на служителите да преглеждат и собствените си данни. Помолете ги да обяснят всички необичайни модели или да споделят своите мисли. Този подход на сътрудничество изгражда собственост и отчетност.

Практиките за наблюдение, които изберете да използвате, може да са незаконни във вашия район. Така че, преди да започнете проследяването, проучете законите за поверителност и труда във вашата страна и щат и се уверете, че избраните от вас практики са в съответствие. Още по-добре, можете да се консултирате с правен експерт и той да провери вашите методи.

Но законовите изисквания не са всичко. Етиката също има значение. Установете вътрешни стандарти за отговорно използване на данни и се уверете, че всичко, което правите, зачита индивидуалните права и поддържа достойнството.

Когато се направи правилно, CleverControl носи редица предимства.

Първо, получавате по-ясна представа за това как се върши работата и можете да предприемете мерки за подобряване на процеса. Освен това данните, събрани от CleverControl, помагат за по-доброто разпределяне на ресурсите. Помага за по-ефективно разпределяне на натоварването и гарантира, че никой не се чувства претоварен или няма какво да прави.

Въпреки че не е изцяло инструмент за предотвратяване на изтичане на данни, CleverControl все пак допринася за по-добра сигурност на чувствителните данни.

На следващо място, функциите за самонаблюдение на CleverControl и контролът върху това кога се извършва мониторинг позволяват на компаниите да зачитат поверителността на служителите, особено на лични устройства.

И преди всичко, този вид открит, честен подход помага за изграждането на силна култура на доверие, където очакванията са ясни, приносът се вижда и честността е приоритет.

CleverControl е отличен инструмент за ефективно управление на разпределени екипи. Той предоставя информацията, необходима за фина настройка на операциите, поддържане на отчетност и защита на ресурсите на компанията. С вградени функции за прозрачност като самонаблюдение и контролирани от потребителя настройки, той надхвърля простото наблюдение и се превръща в инструмент за взаимно уважение и повишена ефективност. И все пак, докато технологията предоставя данните, успешното дистанционно лидерство зависи от добра комуникация, силно лидерство и истински ангажимент за изграждане на доверие.