Как CleverControl помогна за повишаване на производителността в технологична компания

Кражбата на време, липсата на отчетност, неефективните модели на работа и компенсациите за по-мързеливите колеги са само няколко проблема с продуктивността, които измъчват съвременните работни пространства. Но какво ще стане, ако можете да получите информация в реално време за дейността на служителите, да идентифицирате или дори предотвратите тези проблеми навреме и да повишите производителността на вашия екип? В този случай от практиката на CleverControl ще проучим как една технологична компания се пребори с тези предизвикателства и повиши производителността със софтуер за наблюдение на служителите.
Предизвикателството
Нашият клиент е бързо развиваща се средно голяма компания за разработка на софтуер с 47 служители. Компанията е специализирана в създаването на персонализирани софтуерни решения, включително мобилни приложения, вътрешнофирмени платформи и CRM системи за малки и средни предприятия. Компанията стартира като малък стартъп и първоначално разчиташе на директната видимост като основен метод за управление на присъствието и представянето. С нарастването на персонала ръководителят на организацията не можеше да контролира директно всички служители и процеси.
Компанията се изправи пред предизвикателства при проследяване на работното време, измерване на производителността и видимост на проекта. Традиционните методи за проследяване на времето бяха ненадеждни. Служителите често забравяха да попълват навреме таблиците за работно време и в резултат на това предаваха неточни, приблизителни данни. Освен това главата дори откри няколко случая на кражба на време.
Наблюдаването на работните процеси чрез супервизия и редовни екипни и индивидуални срещи беше отнемащо време, субективно и неточно. Тази липса на надеждни данни възпрепятства точните оценки на проекта и затруднява идентифицирането на отнемащи време задачи.
Екипът изпусна крайните срокове: около 15% от проектите надхвърлиха първоначалните си срокове, което доведе до недоволство на клиентите и навреди на репутацията на компанията. Беше трудно да се определят истинските причини за провалите: лошо управление, неефективни процеси или лична непроизводителност. Всеки служител даде различна гледна точка към проблема.
Освен това ръководителят нямаше средства да наблюдава директно 12 отдалечени членове на екипа и не можеше да разчита единствено на техните доклади. Той искаше повече видимост в реално време, за да идентифицира проблемите на място и да предостави навременна обратна връзка.
Накрая ръководителят потърси начин да отделя по-малко време за наблюдение на производителността и да получава по-обективни резултати.
Решението
За да разреши тези предизвикателства, компанията реши да изпробва софтуер за наблюдение на служителите и избра CleverControl. CleverControl автоматично проследява началото и края на работния ден, което позволява на компанията да елиминира напълно графиките. Докладите за мониторинг също така включват активни и неактивни периоди през деня, което може да разкрие обичайните безделници.
Функцията за гледане на живо на CleverControl предостави на ръководителя на компанията желаната видимост в реално време. Ръководителят можеше да види екрана на всеки служител и да види на какъв етап е работата през работния ден.
Подробните отчети за активността и статистиката за най-използваните приложения и сайтове позволиха да се анализира колко време служителите действително са изразходвали за работни задачи и какво може да се подобри.
Резултатът
Първите резултати от мониторинга не бяха изненадващи: повечето членове на екипа показаха високи нива на продуктивност и ангажираност. Повишаването на производителността се дължи на самия мониторинг. Знаейки, че всичките им действия се проследяват, е по-малко вероятно служителите да прекарват време в непродуктивни или несвързани с работата дейности.
Тъй като служителите свикнаха с наблюдението, те постепенно се върнаха към обичайните си модели на работа. Наблюдението на тези модели даде много по-интересни резултати. Като такава, с CleverControl, главата разкри няколко неефективности, например:
Един от разработчиците на софтуер би прекарал часове в щателно документиране на всяка незначителна задача и създаване на прекомерни отчети. Въпреки че документирането е от жизненоважно значение при разработването на софтуер, служителят се е управлявал на микро ниво до степен, в която това е възпрепятствало действителния напредък.
Един от мениджърите ще насрочи многобройни срещи по всеки незначителен въпрос. Въпреки че целта му беше да поддържа екипа в течение, повечето от тези чести срещи бяха непродуктивни, отнемаха много време и съсипваха работния процес за деня на другите членове на екипа. Докладите показват 15% увеличение на неактивното време, личното сърфиране и по-малко продуктивните дейности в дните, в които членовете на екипа трябваше да присъстват на няколко такива срещи.
Мониторингът също помогна на компанията да открие причините за обичайната непроизводителност на някои служители:
Един от ИТ специалистите беше смятан за обичаен мързеливец, докато мениджърът не анализира нейния доклад за дейността. Оказало се, че служителката прекарва значителна част от работния си ден, помагайки на колегите си или изпълнявайки задачи, които те й възлагат. Естествено, тя изпусна крайните си срокове и не успя да се съсредоточи правилно върху преките си задължения.
AI Scoring на CleverControl откри няколко отдалечени служители, които извършваха минимална свързана с работата дейност и прекарваха много време в лично сърфиране.
The PR manager turned out to be a true "social butterfly." His use of messengers reached almost 40% of the workday. He frequently interrupted colleagues' work with lengthy and irrelevant conversations or messages, making it difficult for them to concentrate and complete their tasks.
Идентифицирането на тези и някои други неефективности позволи на компанията да работи за тяхното премахване и повишаване на производителността. С точно проследяване на времето и мониторинг в реално време, мениджърите биха могли да оценят по-точно крайните срокове на проекта, което води до повече проекти и задачи, изпълнени навреме. Освен това те биха могли да преразпределят някои ресурси и служители, като гарантират, че точните хора работят по точните задачи в точното време.
Компанията реши да се възползва от функцията за самонаблюдение. Служителите имаха достъп и анализираха своите отчети за дейността, което увеличи тяхната отчетност и повиши ангажираността им със 7%.
В резултат на мониторинга навременното изпълнение на проекта достигна 96% през първите шест месеца от изпълнението. Ръководството прекратява ненужните срещи, оставяйки само седмични и месечни проверки.
Като цяло компанията отбеляза ръст на производителността от 11% в рамките на шестте месеца след внедряването.
Завършване
Employee monitoring helped the company transform its approach to work management. "Before CleverControl, we were flying blind," says the head of the company, "We relied heavily on gut feelings and subjective assessments. With monitoring reports and activity stats, we see a clearer picture now and can make informed decisions."
Този казус на CleverControl демонстрира, че софтуерът е помогнал на компанията да подобри работните си процеси и да насърчи култура на прозрачност и отчетност.
Искате ли да научите повече за CleverControl? Посетете продуктова страница или се свържете с нас.