5 признака, че вашата компания се нуждае от софтуер за наблюдение на служителите

Намаляването на показателите за ефективност е първата и най-естествена причина за безпокойство, когато те са нещо повече от случаен или сезонен спад. Ако виждате постоянен спад в цялостното представяне и производителност на вашата компания, време е да се задълбочите в следните фактори.

Вижте точните цифри. Вашите обичайни показатели изведнъж стават ли по-трудни за достигане? Постоянно ли продажбите са под прогнозите? Намалява ли броят на единиците, произведени на ден? Когато ключовите показатели за производителност непрекъснато спадат и външните пазарни сили не могат да го обяснят, това е тревожен знак, че нещо не е наред.

Превърнаха ли се пропуснатите срокове в норма, а не в изключение? Постоянно изоставащите от графика проекти са сериозен проблем. Пропуснатите крайни срокове объркват ежедневните работни процеси, причиняват преливане на бюджета, разочароват клиентите, намаляват приходите и съсипват репутацията ви. Честите закъснения означават, че някъде във вашите процеси има неефективност, потенциална липса на отчетност или проблеми на служителите с управлението на времето. Разбирането защо това се случва е първата стъпка към подобрение.

Служителите могат да доставят работа навреме, но това е само половината от сделката. Не става въпрос само за това колко много се прави, а колко добре. Забелязахте ли пик на оплаквания от клиенти? Екипът ви отделя ли повече време за преработка и коригиране на грешки? По-често ли се провалят проверките за осигуряване на качеството? Това може да означава, че екипът губи фокус или му липсват основни умения, за да се представи по-добре. Софтуерът за наблюдение на служителите може да ви помогне да разкриете проблема зад намаляването на качеството на работа.

Трудите ли се да определите кой е отговорен за пропусната задача, грешка или забавяне на проект? Трудностите при определяне на отговорността може да произтичат от неясни работни процеси, лошо дефинирани роли или липса на отчетност за индивидуалния принос.

Мониторингът на служителите събира обширни данни за работната дейност на служителите: активно и неактивно време, най-използваните приложения и уебсайтове, модели на активност и потенциални разсейвания, като социални медии. Анализирайки тези данни, можете да разкриете защо представянето на служителите намалява и как да го подобрите.

Увеличаващите се инциденти със сигурността, като чести инфекции със зловреден софтуер, успешни фишинг атаки, пробиви на данни или неоторизиран достъп до чувствителна фирмена информация са причини да започнете да действате. Те означават слабост във вашата защита на сигурността и често уязвимостта се крие в неволни или дори умишлени действия на служителите. Според скорошни доклади дори 82% от нарушенията на сигурността са причинени от човешка грешка. Наблюдението на служителите може да помогне за смекчаване на тези рискове и ранно откриване на инциденти.

Следващата причина да обмислите наблюдение на служителите са разпоредби като GDPR, HIPAA, PCI DSS или специфични за индустрията стандарти за съответствие. Неспазването им може да доведе до големи глоби и увреждане на репутацията. Съответствието често зависи от придържането на служителите към конкретни процедури и протоколи, особено по отношение на обработката на данни и сигурността. Липсата на видимост в ежедневните операции на служителите значително увеличава рисковете от инциденти поради небрежност и неправомерно поведение.

И накрая, ако конкурентното предимство на вашата компания се крие в патентована информация, интелектуална собственост или търговски тайни, защитата на тези активи е жизненоважна. Служителите с привилегирован достъп до чувствителни данни могат да ги изтекат както неволно, така и умишлено.

Софтуерът за наблюдение на служители ви позволява да видите дейността на служителите, благодарение на което можете да гарантирате тяхното съответствие с политиките за сигурност и съответните разпоредби.

Софтуерът с функция за предотвратяване на загуба на данни (DLP) може да открие небезопасно или неподходящо поведение на служител и да предупреди мениджъра или специалист по сигурността. Освен това данните, събрани от програмите за мониторинг, могат да бъдат доказателство при вътрешни разследвания, ако възникне инцидент.

Безопасната, удобна, приятелска и изпълнена с уважение работна среда е от решаващо значение за продуктивността на служителите. Нарушенията на служебното поведение създават враждебна атмосфера, намаляват морала и ангажираността на служителите и допринасят за по-голямо текучество. В най-лошия сценарий подобно поведение може дори да изложи компанията на значителни правни задължения и репутационни щети. Забелязвате ли следните тревожни признаци? Отговорно разследване, включващо наблюдение на служители, може да бъде вашето решение.

Първият сигнал за тревога са съобщенията за тормоз и дискриминация, формална или неофициална. Пренебрегването на подобни оплаквания не само ще бъде вредно за жертвата на такова поведение, но и ще доведе до токсична атмосфера в офиса.

Друг тревожен знак, за който трябва да внимавате, са нарушенията на кодекса на поведение или етиката на компанията. Те могат да включват прекомерно лично използване на фирмено време за извънработни дейности, злоупотреба с фирмени ресурси за лична изгода, неподходящо онлайн поведение при използване на фирмени мрежи или устройства или нарушения на споразуменията за поверителност.

И накрая, служителите могат да използват ресурсите на компанията, за да клеветят или клеветят някого или нещо онлайн, да имат достъп до пиратски ресурси, като по този начин нарушават авторските права, или да направят нещо друго, което може да доведе до финансови загуби и правни последици. Ако оставите подобни действия без отметка, те могат да доведат до скъпи съдебни дела, регулаторни санкции и значителни щети на репутацията.

В случаи на тормоз, дискриминация или малтретиране, наблюдението на комуникацията на служителите - с подходящ правен съвет и уведомяване на служителите - може да предостави необходимите доказателства за вътрешни разследвания.

Софтуерът за наблюдение може да създава подробни регистрационни файлове за дейността на служителите, включително използване на приложения и достъп до файлове. Тези регистрационни файлове могат да осигурят проверима пътека за разбиране на действията на служителите и определяне дали фирмените политики са били нарушени.

Ако често се хващате да се чудите как всъщност протича работата и защо тесните места възникват от нищото, може да се нуждаете от софтуер за наблюдение. Запитайте се:

1. Разчитам ли на предположения вместо на конкретни данни, за да разбера нашия оперативен поток?
2. Конкретните процеси постоянно ли са бавни, неефективни и измъчвани от забавяния?
3. Определени задачи многократно ли стават въздушни точки в нашите работни процеси, забавяйки цели проекти или продукция на отдел?
4. Имам ли нужда от обективни данни, за да разбера текущите ни работни процеси, преди да внедря промени в процеса? Как да измеря въздействието на тези промени?

Когато мениджърите нямат ясна видимост в работните процеси, те не могат ефективно да планират графика и бюджета на проекта, да оптимизират работните потоци и да предвидят потенциални проблеми.

Софтуерът за наблюдение на служители прави подробни отчети за използването на приложението от служителите, напредъка на задачите и времето, прекарано за всяка задача. Тези отчети са обективни, количествено измерими данни за текущите работни процеси. Анализирайки ги, мениджърите виждат как се работи на практика и оценяват индивидуалната и екипната продуктивност. Те могат да разкрият области за подобрение и автоматизация, да премахнат излишните стъпки и да преработят работните процеси, за да ги направят по-ефективни и бързи.

След като бъдат внедрени подобрения, данните от мониторинга могат да се използват за измерване на действителното въздействие на тези промени върху ефективността на работния процес. Този управляван от данни цикъл може да се превърне в основа за непрекъснато подобряване и усъвършенстване.

Успехът на компанията се захранва от ангажирани и мотивирани служители. Но какво ще стане, ако искрата изгасне? Може да наблюдавате тревожни тенденции като намалена ангажираност, отсъствия от работа и нарастващи нива на текучество. Ето и други тревожни симптоми:

1. забележим спад на ентусиазма
2. намалена проактивност
3. служителите изглеждат по-малко инвестирани в работата си и успеха на компанията
4. по-малко участие в екипни дейности и срещи
5. общо чувство на апатия или негативизъм.

Тези признаци може да сигнализират за по-дълбоки, основни проблеми във вашата организация. Трябва да проучите здравето на културата на вашето работно място и благосъстоянието на служителите, а внимателното наблюдение на служителите може да бъде полезен инструмент във вашите изследвания.

Софтуерът за наблюдение с автоматизирано проследяване на присъствието може да разкрие гореспоменатите тревожни признаци, често по-рано от мениджъра, и да подкани за по-дълбоко копаене. Освен това може да помогне за измерване на ефективността на усилията, които полагате за подобряване на ангажираността на служителите. Въпреки това, за да ангажирате и мотивирате служителите, ще ви трябват други методи, като награди и бонуси, възможности за развитие и растеж и други.

Навременното разпознаване на петте предупредителни знака - спад на производителността, сигурност, неетично поведение, оперативни слепи петна и намаляваща ангажираност - е от решаващо значение и наблюдението на служителите може да помогне да ги откриете и да разкриете причините за тези проблеми. Ако изпитвате тези признаци, проучете как Софтуер за наблюдение на CleverControl може да ви помогне. Но не забравяйте да дадете приоритет на етичното и прозрачно изпълнение.