Ръководство за основен софтуер за управление на служители

Управлението на служителите е сложно и отнема много време. Наемането и включването на най-добрия кандидат, проследяването на производителността, гарантирането на спазването на всички крайни срокове и планирането на стратегии за развитие и мотивация на служителите са предизвикателства, които мениджърите и отделите по човешки ресурси трябва да преодолеят. За щастие живеем в ерата на процъфтяващите технологии, които могат значително да облекчат ежедневните ни борби. За всичко има цифрово решение. В тази статия изследваме видовете софтуер за управление на служителите и техните предимства и описваме надеждни решения във всяка категория.

Програмите за проследяване са може би най-известният тип софтуер за управление на служителите. Техните характеристики обикновено включват:

1. екранни снимки
2. регистриране на натискания на клавиши
3. проследяване на посетени уебсайтове
4. записване на заявки за търсене
5. наблюдение на файлови операции
6. улавяне на дейността на принтера
7. проследяване на времето и др.

Тези данни се обобщават в резултати и статистики за продуктивност, което опростява оценката на ефективността.

Загрижеността за поверителността е от другата страна на монетата. Поради спецификата си софтуерът за наблюдение на служители може да събира огромни количества данни, включително чувствителна информация. Ето защо е необходимо да се запознаете с местните разпоредби за поверителност, преди да приложите подобни решения. Ако балансирате нуждите от наблюдение и зачитането на поверителността на служителите, софтуерът за проследяване на служителите ще стане ваш надежден помощник за повишаване на продуктивността на вашия екип.

CleverControl е мощен софтуер за управление на служителите. Той предлага всички необходими функции за плавно наблюдение на производителността: екранни снимки, наблюдение на клипборда, запис на заявки за търсене и посещения на уебсайтове, проследяване на активност в социални медии и месинджъри и др. Платформата анализира използването на приложения, чатове и мрежата от служителя, включително колко време служителят прекарва дневно и как тези тенденции се променят през избрания период. CleverControl също подчертава най-използваните приложения и уебсайтове. Тези статистически данни ви позволяват бързо да видите прегледа на деня на всеки служител и веднага да забележите разсейванията.

CleverControl позволява наблюдение не само ретроспективно, но и в реално време. Благодарение на функцията за гледане на живо можете незабавно да видите какво се случва на екрана на всеки служител.

CleverControl има набор от функции за проследяване на времето, които ви позволяват да автоматизирате проследяването на присъствието. Софтуерът записва присъствието на всеки служител на работното място, началото и края на работния ден и периодите на активност/неактивност. Можете да видите подробния дневник на активността по време и почасова статистика за дейността с подчертаните най-активни часове. Тази функция ви позволява да разберете индивидуалните модели на работа и да планирате по-добре задачи и срещи.

Разширените функции на CleverControl включват запис на екрана, запис на уеб камера и запис на разговори. Използвайки Screen Recording, можете да записвате екраните на избрани служители през целия ден. Webcam Recording превръща уеб камерата на компютъра в проста система за наблюдение или помага за наблюдение на взаимодействията клиент-служител. Със Запис на разговори можете да записвате обаждания от популярни месинджъри като Zoom, WhatsApp и Discord. Тази функция ще бъде безценна за оценка на работата на агентите за поддръжка на клиенти или обобщаване на информация от важна среща.

CleverControl е в крак с най-новите технологични постижения. Платформата наскоро включи AI функционалност. AI изследва дейността на служителите в приложения, чатове и онлайн, сравнява я с индустриалните показатели, изчислява индивидуални резултати за продуктивност и накратко коментира откритите неефективности.

CleverControl има гъвкави настройки. Повечето от неговите функции могат да бъдат активирани/деактивирани, което ви позволява да коригирате вашите практики за наблюдение към приложимите закони и разпоредби за поверителност. Софтуерът може да бъде инсталиран и във видим режим, което позволява на служителите да стартират и спират наблюдението или да имат достъп до таблото за лична активност.

Колкото и мениджърите да искат да запомнят и контролират всички срокове, задачи и разходи по проекти, много малко могат да се похвалят със суперкомпютърен мозък. Управлението на проекти е вид софтуер за управление на служителите, предназначен да свали този товар от плещите на мениджъра. Това е централизирана платформа за планиране, организиране и ефективно управление на проекти. Обичайните му функции включват:

1. създаване, възлагане и приоритизиране на задачи
2. определяне на срокове
3. проследяване на напредъка на задачата
4. коментиране, съобщения и чат в платформата
5. споделяне на файлове
6. картографиране на пътя и проследяване на етапи
7. проследяване на времето
8. проследяване на бюджета, управление на разходите и др.

Такъв софтуер за управление на служителите позволява на мениджърите да виждат целия проект, лесно да го разделят на задачи и подзадачи и да ги възлагат на служителите. Те могат да получат информация в реално време за напредъка, да открият потенциални проблеми и да преразпределят необходимите ресурси. Такава подобрена видимост на задачите повишава ефективността на екипа и подобрява вземането на решения и управлението на бюджета. Ясното разпределяне на задачите и проследяването на напредъка държат членовете на екипа отговорни за тяхната работа.

Asana е един от най-популярните облачно базирани софтуери за управление на проекти. Неговият приятелски интерфейс и широка гама от функции спечелиха хиляди компании по целия свят. Можете да разделяте големи проекти на по-малки, управляеми задачи и подзадачи, да дефинирате зависимости и да задавате приоритети и крайни срокове. Изгледите на проекта могат да бъдат персонализирани в зависимост от вашите предпочитания. Можете да организирате заданията като списък, календар, времева линия, диаграма на Гант или канбан дъска. Към задачите могат да се добавят персонализирани полета за по-лесно сортиране, филтриране и отчитане.

Asana може да проследява времето, изразходвано за всяка задача, така че да можете да оцените по-точно разходите и необходимото време.

Платформата има отлични комуникационни функции като екипни съобщения, споменавания и споделяне на файлове. Интелигентната входяща кутия позволява персонализиране на известията, за да филтрирате най-важните актуализации, да поставите на пауза известията, за да защитите фокуса си, и да следвате известията от входящата кутия.

Надеждната функционалност за автоматизация помага за автоматизиране на повтарящи се задачи. Например, можете да възлагате задачи въз основа на правила или задействане на известия.

Asana се интегрира с много други инструменти, включително Google Drive, Slack и Microsoft Teams.

Платформата е подходяща за фирми от всякакъв размер и в различни индустрии, благодарение на удобството за потребителя, мощния набор от функции и мащабируемостта.

Софтуерът за управление на човешките ресурси (HRMS) е цялостна платформа, предназначена да рационализира и автоматизира функциите на човешките ресурси през целия жизнен цикъл на служителите. Основните му характеристики са:

1. съхранение на информация за служителите (данни за контакт, трудова история, записи за изпълнение и др.)
2. Система за проследяване на кандидати (ATS) (управление на обяви за работа и кандидатури за кандидати)
3. работни потоци и контролни списъци за включване
4. проверки на миналото и прожекции на лекарства
5. обработка на заплати и изчисления на данъци
6. администриране на обезщетения (здравно осигуряване, пенсионни планове и др.)
7. проследяване на работното време и присъствието
8. управление на изпълнението
9. инициативи за развитие на служителите и др.

Такъв софтуер за управление на служители автоматизира повтарящи се задачи, намалява административната тежест върху специалистите по човешки ресурси и минимизира грешките при въвеждане на данни и обработка на заплати. Благодарение на това екипите по човешки ресурси могат да се съсредоточат върху стратегически инициативи, които повишават ангажираността на служителите.

Използвайки HRMS, организациите могат да поддържат точни записи и да гарантират спазването на трудовото законодателство. Освен това HRMS предоставя ценни данни и прозрения, които позволяват информирани решения за човешки ресурси.

HRMS предлага функционалност и за служителите. Неговите функции за самообслужване позволяват на служителите да управляват информацията си и да имат лесен достъп до HR услуги.

Workday е усъвършенстван облачен софтуер за управление на служителите. Той обединява всички функции по човешки ресурси, като заплати, обезщетения, администриране на таланти и управление на данни на служителите, в една система.

Платформата предлага персонализирани табла и отчети. Там можете да получите информация за нивата на текучество, тенденциите в ефективността и демографията на работната сила. Всички промени се отразяват незабавно, така че винаги да имате достъп до най-актуалната информация и да вземате стратегически решения.

Workday поддържа целия жизнен цикъл на служителите, от обяви за работа до проследяване и адаптиране на кандидати до управление на ефективността и предимства. Той също така улеснява планирането на наследяване, тъй като може да помогне за идентифицирането на служители с висок потенциал. По-късно можете да ги подготвите за бъдещи лидерски роли.

Друг практичен набор от функции автоматизира процесите на заплати: заплата, данъци, обезщетения и удръжки. Автоматизацията намалява грешките и административното натоварване и осигурява навременни и точни плащания.

Работният ден е от полза и за служителите. Неговата стабилна функционалност за самообслужване им позволява да управляват личната си информация, да имат достъп до фишове за заплати, да поискат почивка и да се запишат за предимства.

Като цяло Workday е ефективно решение, което значително подобрява управлението на човешките ресурси. Той може да се адаптира към специфичните нужди на организации в различни индустрии и да поддържа както малки, така и големи предприятия.

Както подсказва името, платформите за опит на служителите (EX) служат за подобряване на цялостното изживяване на служителите от влизането до момента на напускане на компанията. Този тип софтуер добавя към традиционните HR функции. Основната му цел е да подобри благосъстоянието и мотивацията на служителите, да повиши производителността и да създаде приятелска и ангажираща работна среда.

EX обикновено предлага следната функционалност:

1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
2. инструменти за разпознаване (например точкови системи, партньорски награди и т.н.)
3. вътрешни социални мрежи или форуми
4. чатове и споделяне на файлове
5. централен център за фирмени новини и съобщения
6. данни и анализи относно ангажираността, настроенията и тенденциите в представянето на служителите
7. достъп до учебни материали и курсове
8. програми за благосъстояние и др.

Благодарение на платформите за опит на служителите, служителите се чувстват по-свързани и ценени. Според проучвания служителите, които получават редовно признание, са 14% по-продуктивен, 43% по-ангажирани и три пъти по-лоялни към своите организации. Така инвестирането в EX означава инвестиране в по-нисък оборот и по-висока производителност.

EX осигурява достъп до всички необходими ресурси на едно място, от съобщения за цялата компания до програми за благополучие. Благодарение на това служителите прекарват по-малко време в търсене на информация и остават информирани за наличните възможности.

И накрая, програмите за опит на служителите помагат за намаляване на прегарянето и стреса на работното място, което отново подобрява производителността и ангажираността.

Culture Amp е една от водещите платформи за опит на служителите. Той предлага множество шаблони за проучвания и инструменти за събиране на обратна връзка от служителите относно различни аспекти от техния опит. Например, можете да провеждате проучвания за ангажираност, оценки на разнообразието и включването и 360-градусова обратна връзка. Можете удобно да събирате и организирате резултатите от обратната връзка в централизирания център през цялата година. Този център за данни прави подготовката за прегледи на ефективността много по-лесна.

Culture Amp се захранва от най-новите открития в психологията и науката за данните. Това ще ви помогне не само да съберете обратна връзка, но и да я превърнете в приложими планове за подобрение.

С Culture Amp можете да създавате и споделяте описания на роли и компетенции, необходими за всяка роля. Тази информация не само изяснява индивидуалните отговорности, но също така позволява на служителите да оценят текущите си умения и да идентифицират възможни пропуски. Платформата може да се използва и за създаване на персонализирани планове за развитие за повишаване на производителността и ангажираността.

Culture Amp предлага подкрепяща общност с виртуални събития и Slack група. Предоставя непрекъснато обучение и възможности за работа в мрежа за професионалисти в областта на човешките ресурси.

Обобщавайки, ефективната оценка на опита на служителите на Culture Amp, съчетана с научни прозрения, го прави ценен инструмент за всяка организация, която иска да създаде привлекателно и ангажиращо работно пространство.

В нашата технологична ера имаме късмет да имаме приложение за всяка рутинна задача. Тези четири типа софтуер за управление на служителите ще облекчат административната тежест, ще оптимизират сложни отнемащи време задачи като оценка на представянето и проучвания за ангажираност на служителите и ще позволят ефективно управление на проекти.