宾夕法尼亚州员工监控软件：受监管行业的最佳实践

您可能在匹兹堡经营一家银行，或在哈里斯堡管理一家医院。又或许，您在费城的保险公司每天要处理数千条敏感的客户记录。在所有这些情况下，您的员工都可能访问敏感数据，如果故意或意外地处理不当，可能会导致严重的法律、财务和声誉后果。

在宾夕法尼亚州，银行、金融、保险和医疗保健行业的机构都面临着严格的安全和合规要求。员工监控软件是满足这些要求、管理风险和增强安全性的关键组件。

但如何在宾夕法尼亚州正确实施呢？让我们在今天的文章中探讨这个话题。

了解州和地方的隐私法规对于在任何行业实施员工监控都至关重要；然而，在受监管的领域，这一点尤为重要。员工监控软件有助于确保客户或患者的数据得到妥善保护和处理。在此过程中，它会收集大量有关员工活动的数据，并且可能无意中获取客户或患者的敏感数据。因此，在宾夕法尼亚州受监管的行业中实施跟踪软件时，您应该考虑以下几点：

1. 它对保护敏感客户数据有多大帮助？

2. 它是否符合行业特定的规定？

3. 它是否支持有关收集员工数据的员工权利？

要回答这些问题，有必要了解宾夕法尼亚州的法律环境。让我们先从行业特定的法规开始。

在医疗保健领域，雇主必须遵守《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）。该法案要求对受保护健康信息 (PHI) 提供最大程度的保护。受保护健康信息是指可识别个人身份的健康信息，例如病史、检查结果、保险信息，或任何与个人身心健康、医疗保健服务或医疗费用相关的数据。

宾夕法尼亚州法律还禁止在未经书面同意的情况下披露与艾滋病毒相关的信息以及精神健康或药物滥用治疗的记录。

员工监控软件如果正确实施，可以充当警惕的守护者，帮助您检测并防止这些敏感数据的潜在泄露。

金融公司必须遵守《金融服务现代化法案》（GLBA）。该法案要求保护消费者的非公开个人信息 (NPI)。NPI 是指以下信息：

1. 客户提供获取金融产品或服务的信息（姓名、地址、收入等）

2. 为客户执行的任何交易的结果（账号、付款、历史记录、余额等）

3. 金融公司获取有关客户的信息以提供服务或产品（法庭记录、消费者报告等）

员工监控对于及早发现安全威胁并予以补救至关重要。

在保险业，宾夕法尼亚州保险数据安全法案（PIDSA）将于 2023 年 12 月生效，该法案要求对非公开信息、事件响应以及员工在网络安全和监控方面的培训采取强有力的保护措施。

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

虽然《窃听法》限制录音，但只要不录音，通常并不禁止视频监控。洗手间、更衣室和其他员工有合理隐私期望的区域禁止视频监控。

联邦《电子通信隐私法》（ECPA）与《窃听法》类似。该法案禁止雇主未经同意拦截电子通信，但在监控雇主自有系统时，尤其是出于合法商业原因，则有例外。

根据宾夕法尼亚州法律，除监控通讯外，雇主没有义务告知员工有关监控的情况。

以上只是宾夕法尼亚州法规的简要概述。我们建议在实施员工监控之前咨询法律专家。

但为什么金融、保险和医疗保健等行业的员工首先需要受到监控呢？

想象一下他们每天处理的数据。社保号、账户余额、病史、个人身份信息以及许多其他有价值的数据。正如我们在上一节中了解到的，这些数据受法律保护，处理这些数据的组织也承担着相应的义务。员工监控软件可以帮助：

1. 确保持续遵守法规并生成审计跟踪。

2. 检测对敏感数据的未经授权的访问、异常的数据传输或其他可能表明潜在数据泄露的可疑活动。

3. 解决内部和外部威胁。

4. 确保数据按照既定协议进行处理。

实施员工监控可能是一个复杂且令人困惑的过程，尤其是在受监管的行业，错误可能代价高昂。以下是为宾夕法尼亚州企业领导者量身定制的七项最佳实践。

你的组织持有哪些数据？谁有权访问？薄弱环节在哪里？

购买软件前，请评估您的风险。处理电汇的银行与管理患者接收的诊所的需求有所不同。

并非所有监控软件都适用于受监管行业。您选择的软件必须明确声明其符合 HIPAA 或您所在行业的其他适用法规。请留意以下功能：

1. 加密审计跟踪（HIPAA 要求保留 6 年）

2. 基于角色的访问日志记录

3. 与 DLP 和 SIEM 系统集成

4. 可疑行为警报（例如，下班后访问、批量下载）

突击监控可能会适得其反。相反，要保持开放的态度。制定一份清晰的书面政策，明确规定监控哪些内容、监控的必要性以及如何使用和保护收集到的数据。召开一次简短的会议。解释监控不是为了抓人，而是为了保护客户并履行法律义务。

尽管在宾夕法尼亚州，通常不需要同意在工作场所进行视觉或计算机监控，但透明度可以减少阻力并促进合作。

无需记录每一次击键。请为您的监控程序定义明确的目标。是为了防止数据泄露吗？是为了确保遵守特定的安全协议吗？请将您的监控活动限制在实现这些既定目标所必需的范围内。

重点关注高风险系统：患者数据库、金融平台、理赔处理工具。根据角色和数据敏感度进行监控。接待员不需要像理赔员那样的监管。

您收集的日志非常敏感。它们可能包含您员工的个人信息以及无意中获取的客户数据。

监控软件收集的数据应采用与客户敏感信息相同的安全级别。如果有人入侵您的监控系统，他们就可以看到所有内容。因此，请对监控系统进行安全保护、加密，并限制少数人员访问，并审核哪些人可以查看日志。

管理人员应该了解软件的功能、公司的监控政策、更广泛的安全实践以及合规的重要性。员工应该了解自己的职责。高管需要树立道德行为的榜样——没有例外。

法规会变，员工会流失，技术也会不断发展。请至少每年重新审视一次您的监控政策。此外，良好的做法还包括进行模拟审计并测试您的事件响应计划。

总而言之，监管区域内的员工监控关乎责任。

如果您的公司在宾夕法尼亚州经营医疗保健、保险或金融业务，那么您的公司就处理着人们最敏感的一些信息。您的客户、患者和顾客都指望您保护这些信息。

如果精心实施，监控软件就像一道盾牌，可以在错误演变成违规行为之前将其发现，并在审计到来时证明合规性。

监控的最终目的不是营造怀疑气氛，而是营造一个安全合规的环境，以保护您的组织、客户和声誉。