纽约雇主实施员工监控软件指南

2025 四月 30

员工监控软件已成为解决生产率低下、安全问题和合规要求的流行解决方案。然而，实施监控解决方案比想象的要复杂得多。雇主不仅要考虑技术问题和有效的跟踪实践，还要考虑法律问题。

在美国，错综复杂的立法使问题变得更加复杂。企业必须遵守联邦和各州关于跟踪员工活动的法律。在今天的文章中，我们将探讨纽约州的这些法律，并发现有效实施监控的实用技巧。

纽约的法律环境

对于任何希望实施或目前正在使用的纽约雇主来说，研究法律要求应该是第一步。雇员监控软件联邦和州法律旨在保护员工权利（包括隐私权）。这些法律可能会对企业可能使用的监控行为施加重大限制。

联邦法律

在联邦层面，1986 年的《电子通信隐私法》（ECPA）是一部值得注意的立法。根据该法，禁止故意截取有线、口头和电子通信。不过，雇主有两种例外情况：

如果有合法的商业利益（商业目的例外），他们可以监控通信。
如果至少有一方同意，雇主可以进行跟踪（同意例外）。理想情况下，这种同意应该是明确的。虽然法院通常将员工在收到监控通知后使用公司提供的设备解释为默示同意，但明确的许可始终是更安全的做法。

雇主只能追踪公司拥有的设备和系统。如果他们想跟踪个人通信或设备，只能在获得明确同意或极少数例外情况下才能进行。

存储通信法》（SCA）是 ECPA 的一部分，对雇主访问存储的电子通信进行管理。此类通信的例子包括保存在公司服务器上的电子邮件或与工作相关的通话录音。一般来说，雇主可以访问其系统中存储的通信。但是，访问员工的个人账户（如私人 Gmail）需要征得员工的同意或获得授权令等法律依据。

纽约州法律

纽约有几项值得注意的法规是对联邦法律的补充。第一项是《电子监控法》（《民权法》第 52-c 条），该法于 2022 年 5 月 7 日生效。该法适用于该地区所有监控员工电子通讯的私营雇主，无论其规模大小。

根据《电子监控法》，各组织必须在雇员受雇时向其提供书面通知，并在此后每年提供一次通知，告知他们其通信可能会受到监控。员工必须以书面或电子方式确认收到该通知。此外，雇主必须将这些通知张贴在所有员工都能看到的显眼位置（实体海报或登录屏幕或内部网络上的电子通知）。

下一个重要法规是 2024 年 3 月 12 日生效的《纽约雇员隐私法》。根据该法，雇主不得要求或规定员工或求职者透露个人账户（如社交媒体）的用户名、密码或其他验证信息。雇主也不得要求员工在雇主在场的情况下登录其账户。

除了这些已经存在的法规之外，拟议中的立法还能进一步改变监控实践。2023 年，纽约州参议院提出了第 7623 号法案草案，限制雇主使用全自动决策工具。雇主将不能使用这些工具来筛选应聘者或做出其他影响工作安排、补偿、纪律处分、绩效评估和其他雇佣条款的决定。鉴于人工智能的快速发展及其可能产生的偏差，这样的规定是合理的。此外，参议院第 7623 号法案还提出了对工作场所监控的进一步限制，如使用侵入性最小的方法、最大限度地减少数据收集、相称性以及详细告知收集哪些数据、如何收集、何时收集以及收集的目的。

纽约雇主的最佳做法

有效实施员工监控软件不仅要遵守相关的隐私法规。雇主还应考虑道德方面的问题，以及监控对员工士气和积极性的潜在影响。如果把法律要求和道德考虑结合起来，我们可以列出以下实施监控软件的最佳做法：

透明：向员工坦诚监控的存在、性质和目的。征得员工对跟踪的同意，特别是如果你跟踪他们的通信。
将监控限制在合法的商业目的范围内：只监控与你的既定商业目标直接相关的活动，如绩效评估或保护商业机密。避免监控员工的个人通信或员工有合理隐私预期的领域。
尽量减少数据收集：只收集实现监控目标所需的数据。收集的敏感数据越少，滥用或数据泄露的风险就越低。删除失去作用的数据。
切勿监控员工的私人社交媒体账户，或要求他们提供私人账户的用户名或密码。
寻求专家法律顾问：法律领域可能是棘手而多变的。本文仅为一般概述，可能无法揭示纽约法规的所有错综复杂之处以及您企业的独特情况。如有疑问，请咨询纽约州雇佣法专业律师，以确保您的监控计划、政策和实施方法完全合规。
制定全面的员工监控政策：该政策应涵盖收集数据的范围、数据存储和使用条款以及监控做法。该政策应随时提供给所有员工。
定期审查和更新政策：技术日新月异，法律和最佳实践也是如此。定期审查您的监控政策和实践，以确保它们始终符合当前的联邦法律和纽约州法律，并仍能有效、合乎道德地达到预期目的。
确保一致性和非歧视性。