新泽西州员工监控软件：数据安全与合规性

由于远程办公和混合办公模式的兴起，美国追踪员工的公司数量显著增加。新泽西州的企业也反映了这一全国趋势：他们使用追踪工具来提高工作效率，并防范数据泄露和网络攻击。但新泽西州的企业该如何在监控需求与数据安全和员工隐私需求之间取得平衡呢？

本文将探讨这两个关键方面，为寻求实施或改进员工监控策略的新泽西州企业提供见解。我们将探讨强大的网络安全和个人数据保护如何构成任何监控计划的基石，以及为什么将监控与访问控制相结合的整体方法不仅是个好主意，更是全面实现安全性和合规性的必要条件。

监控的核心不仅仅是追踪生产力。它还包括保护公司资产，降低违规和数据泄露的风险。

员工监控是任何安全系统的重要组成部分，用于保护机密数据和知识产权。考虑到员工失误是造成或显著加剧88% 的数据泄露事件的根本原因，这并不令人意外。专业的数据泄露防护 (DLP) 软件可以检测到未经授权的文件访问、可疑的通信模式或异常的登录行为，防止其升级为全面事件。

专门的数据泄漏防护 (DLP) 软件可以在未经授权的文件访问、可疑的通信模式或异常的登录行为升级为全面事件之前检测到它们。

控制组织是否遵守法规是员工监控可以提供帮助的另一个领域。例如，医疗保健提供商必须遵守《健康保险流通与责任法》(HIPAA)，金融机构必须遵守《金融业监管局》(FINRA)。一些新泽西州的公司如果拥有驻欧洲的员工，甚至可能需要考虑《通用数据保护条例》(GDPR)。监控可以创建审计线索并确保问责制，从而更轻松地证明合规性。

管理者可以使用监控工具来发现闲置员工和超负荷工作的员工，重新分配工作量，发现工作障碍，并全面改进工作流程。这并非事无巨细的管理，而是为了获取客观信息并做出更有效的决策。

但这些好处也伴随着挑战。新泽西州拥有健全的劳动保护措施；此外，员工也越来越意识到自己的隐私权。这些因素使得企业在监控方面更加谨慎。他们必须在必要的监督与尊重员工隐私和法律法规之间取得平衡。

员工监控意味着收集数据，这些数据通常很敏感。即使你只收集绝对必要的数据，由此产生的数字足迹也可能非常庞大：屏幕截图、电子邮件和聊天记录、网页浏览历史记录等等。保护员工的个人数据是一项巨大的责任。

负责任地处理数据的第一步是明确您的组织需要收集哪些数据以及收集原因。这就是数据最小化原则：只收集实现合法业务目标绝对必要的数据。您需要记录每一次按键操作吗？还是仅记录使用过的应用程序摘要就足够了？如果您的目标是追踪考勤，是否应该记录网络历史记录？提前提出这些问题可以避免您的公司日后陷入困境。

当确定了必要数据的范围并开始监控时，收集信息的安全性就变得至关重要。不仅要保护信息免受外部攻击，还要防止公司内部未经授权的访问。保护的关键方面包括：

1. 加密：监控数据在传输过程中（使用 TLS/SSL 等协议）以及存储在服务器上（通常使用 AES-256 等算法）都应加密。请咨询您的员工监控软件提供商，他们是否对静态数据和传输中的数据进行加密。
2. 访问控制：谁可以查看收集的数据非常重要。您的监控系统应该具有严格的基于角色的访问控制 (RBAC)。通常的做法是创建一个管理员账户和几个子账户，例如，让经理只能查看其团队数据。
3. 安全存储：无论您选择基于云的解决方案还是本地解决方案，都要确保存储环境的安全。这包括安全的数据中心、定期备份以及明确的灾难恢复计划。
4. 漏洞管理：没有软件是坚不可摧的。因此，您应该定期进行安全审核、渗透测试，并及时更新监控工具。这些措施可以在潜在漏洞被利用之前就将其修补。

与许多州一样，新泽西州在员工隐私方面有其独特的法律环境。虽然具体的法律建议通常应该由合格的律师提供，但在本文中，我们将探讨一些通用的原则。

在新泽西州，近年来的主要监管重点是工作场所车辆跟踪、电子通信、视频监控以及更广泛的员工隐私权。

车辆追踪前通知（议会法案第 3950 号）

自2022年4月18日起，新泽西州雇主在员工使用的车辆上使用任何电子或机械追踪设备之前，必须向员工提供书面通知。无论车辆归公司所有还是员工所有，此规定均适用。

电子通信和监控

新泽西州《窃听和电子监控控制法》禁止拦截员工的电话或电子通讯，除非至少一方同意。通常，雇主会通过员工政策或手册来确保获得此类同意。

虽然员工对隐私有一定的期望，但如果员工已收到通知并且监控服务于合法的商业目的，则通常会允许监控。

视频监控

组织可以在办公室等公共区域监控员工。但在员工需要隐私的地方，例如洗手间或更衣室，严禁进行视频监控。

法律并非总是要求雇主必须告知员工视频监控的情况。然而，我们仍然建议雇主这样做。

监控电子邮件、互联网使用和计算机活动

如果有明确的政策，雇主可以合法监控员工的计算机使用情况，包括网页浏览和电子邮件。

个人社交媒体账户

一些雇主认为他们有权监控员工在工作时间以外的在线行为，甚至要求访问员工的个人账户。但新泽西州法律严格禁止这种行为。

正如我们所见，遵守大多数法律要求的关键在于透明度和清晰的监控政策。一份写得好、沟通顺畅的政策可以避免误解，管理预期，甚至在出现问题时提供法律辩护。

想象一下，您的安防系统不再是孤立的孤岛，而是一个互联互通的智能网络。这就是将员工监控与门禁系统集成的强大之处。您可以将监控软件报告与物理门禁系统（例如徽章读取器和生物识别扫描仪）和逻辑门禁系统（例如网络登录和应用程序权限）的数据连接起来。这种方法可以构建真正统一的防御体系。

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

统一方法具有显著的优势，例如：

1. 通过关联来自不同来源的数据来更好地检测威胁
2. 更快地识别违规的来源和范围
3. 自动执行策略
4. 单一、综合的员工活动视图，用于合规和调查
5. 管理统一的系统而不是多个不相连的系统可以大大减少管理负担。

实现这种无缝集成需要仔细规划：

1. API：您选择的监控和访问控制解决方案必须具有开放的 API（应用程序编程接口）并遵守行业标准，以实现顺畅的数据交换。
2. 数据同步：数据需要在系统之间实时或近实时地流动才能有效。延迟可能会造成安全漏洞。
3. 可扩展性：随着您在新泽西的业务增长，您的集成安全解决方案必须能够随之扩展，以容纳更多的员工、地点和数据点，而不会损失性能。
4. 集成：优先考虑积极促进和支持与其他安全平台集成的供应商的解决方案。

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

始终要坦诚地告知员工监控事宜——透明度应是首要任务。员工应该了解他们被监控的原因、软件记录了哪些活动、谁可以查看他们的数据以及他们拥有哪些相关权限。这些问题的答案也应在清晰的监控政策中明确。该政策必须随时易于查阅。

监控实践可以而且应该随着时间推移而调整。法规和组织政策会发生变化，旧的跟踪方法会变得不那么有效。因此，您需要定期审查您的监控实践，检查其是否合规且有效。记住最初的目标。监控必须始终与您的监控目标相称，但又不能过于干预。

最后，员工必须接受全面的数据安全培训。一支知识渊博的员工队伍是第一道防线。

如今，员工监控已不再只是一种绩效管理工具，更是公司安全系统的重要组成部分和合规工具。

如果将员工监控与门禁系统集成，效果会更好。但无论如何使用，都应保持透明，并妥善保护收集到的监控数据。对于正在考虑实施或已在使用监控的领导者：请咨询法律和网络安全专家，投资安全、可扩展的解决方案，并始终保持清晰的沟通和同理心。如果做得好，员工监控能够增强组织的运营和文化影响力。

让我们超越恐惧驱动的监督，走向智能、综合和尊重的监督。