如何告知员工监控：最佳实践

您的公司已投资员工监控软件。它可以跟踪员工的出勤率和工作效率，标记安全问题，并仔细记录每位员工访问的每个网站。使用监控是明智且合理的举措：生产力指标有助于每个人保持步调一致并承担责任。此外，信息是当今最宝贵的资源之一，数据泄露和安全威胁的风险比以往任何时候都高。但是，您的员工是否知道他们正受到监控？

乍一看，秘密监控似乎能带来更诚实的结果。当员工不知道被监控时，他们的行为举止如常。他们可能会迟到，把半个工作日的时间花在购物网站上，或者午休两个小时。然而，实际上，秘密监控如同雷区。它可能引发法律纠纷，破坏信任，并使你的工作场所变成充满怀疑的高压锅。

事实是，如何告知员工有关监控的信息与监控本身同样重要。

大多数员工都认为他们的工作设备并非完全私密。但“认为”并不意味着同意。当监控意外曝光时——比如在绩效评估或纪律处分会议上——员工会感到措手不及。不信任随之而来，怨恨也随之滋生。

除此之外，秘密监控在许多司法管辖区都是非法的。欧洲的《通用数据保护条例》(GDPR)、美国康涅狄格州、纽约州和加利福尼亚州等多个州的法律、加拿大的《个人隐私信息披露法案》(PIPEDA)、澳大利亚的《2005年工作场所监控法案》(2005 Workplace Surveillance Act)、巴西的《公司隐私信息披露法案》(LGPD) 以及世界各地的其他法规都要求雇主将监控情况告知员工。不遵守这些规定可能会导致罚款、诉讼，并损害公司的公众形象。

最后，但并非最不重要的一点是文化。如果员工感觉自己被监视而没有得到解释，就会变得心不在焉，甚至可能悄悄地寻找离开的机会。调查证明了这一点：63%的员工认为侵入性的员工监控软件是辞职的原因。另一方面，透明度可以促进问责制。当人们了解监控存在的原因时，他们更有可能尊重界限和目的。

在考虑员工监控时，首要的最佳做法是了解法律环境。没有放之四海而皆准的方案；不同国家甚至地区的法规差异很大。某些监控方法（例如通话录音或网络摄像头监控）可能在您所在地区被禁止，而其他监控方法（例如电子邮件监控）可能需要员工以书面形式明确同意。

行业也可能影响你的监控实践。某些行业，例如金融和医疗保健，需要比其他行业更严格的控制措施。

底线是什么？我们建议您研究行业要求，咨询您所在地区的法律专家，并根据建议定制您的监控实践。千篇一律的模板可能看起来很方便，但它并不能保护您免受潜在的诉讼。

避免使用诸如“系统活动可能会被审查”之类的模糊短语。相反，直接解释您正在做什么：

"我们监控公司设备上的互联网使用情况，以防止恶意软件并确保网络安全。"

"通过公司账户发送的电子邮件需要接受审查，以确保符合行业规定。"

清晰度可以减少通常与监控相关的焦虑和压力。

人们接受他们理解的规则。因此，最佳做法不仅仅是宣布监控，还要将其具体化。

你可能会说：

"我们监控远程工作站以检测未经授权的访问，因为去年，一次网络钓鱼攻击几乎危及了客户数据。"

或者： "我们跟踪系统正常运行时间以找出减慢您工作速度的瓶颈。"

当监控被视为保护或改进而不是怀疑时，它会产生不同的效果。

您的监控政策应包含在员工手册中。如果内容详细，也可以作为独立文件。无论哪种方式，它都应涵盖以下内容：

1. 监控内容（例如登录时间、文件访问、网络摄像头使用情况）
2. 监控原因（安全性、合规性、生产力）
3. 数据存储多长时间
4. Who can access it (e.g., IT, HR, department heads)
5. 员工权利（例如，请求其数据）

保持专业但平易近人的语气。

亲自宣布该政策。召开一次简短的团队会议。发送一封包含该政策文档的后续邮件。确保文档在公司内部网中易于查找。

出现担忧是意料之中的，也是正常的。有些员工会担心微观管理。另一些人则可能担心因为浏览五分钟社交媒体而被评判。直面这些问题。

您甚至可以创建包含员工最常见问题的常见问题解答，例如：

1. “你能阅读我的私人消息吗？”只有当它们在公司系统上并且政策允许的情况下才可以。
2. “我的个人文件受到监控吗？”除非存储在公司设备上，否则不会。
3. “数据保存多长时间？”通常为 90-180 天，除非调查需要。

邀请反馈。匿名调查效果很好。你可能会发现，即使系统受到监控，员工也乐意知道系统是安全的。

签名不仅仅是一份文书，它还能证明员工理解他们所同意的内容。

您可以使用简单的同意书，例如以下示例。员工应在入职时或政策实施时签署。如果有人感到压力，这是一个危险信号——不仅在道德上，而且在法律上。

同意监控文件样本

以下是您可以采用的模板（我们建议您咨询法律专家）：

员工监控同意协议

本人，[员工姓名]，确认[公司名称]可能会监控、记录和审查本人对公司提供的设备、网络、电子邮件、互联网接入和软件应用程序的使用情况。这包括但不限于访问的网站、访问的文件和使用的应用程序。

进行此监控是为了确保数据安全、防止资源滥用、遵守法律要求并维持高效的工作环境。

我理解我在公司系统上的活动可能随时被审查。我应尽量减少个人使用这些系统，并遵守公司政策。

我已阅读员工监控政策，并有机会提出问题。我同意将此监控视为我工作的一部分。

签名: _________________________

打印姓名: ______________________

日期: ___________

管理人员是第一线工作人员。如果他们不能冷静地告知员工并解释政策，甚至滥用数据，那就可能出问题了。

对主管进行以下方面的培训：

1. 如何不带防御性地回答员工问题
2. 他们能用监控数据做什么和不能做什么
3. 如何避免形成监视文化

如果经理不加思索地说“我看到你在 YouTube 上待了 20 分钟”，会打击士气。如果经理说“我注意到你浏览了一些无关内容——一切都还好吗？”，就能打开对话的大门。

即使在公司设备上，员工也有权享有一定的隐私。最佳做法是避免监控个人电子邮件、私人聊天或非工作应用程序，除非有明确的政策和许可。

切勿在私人区域录音或录像。在休息室或盥洗室安装摄像头不仅不道德，而且违法。

告知员工监控情况不仅是一项法律义务，更是维护信任的必要条件。如果处理得当，就能将敏感话题转化为清晰透明、相互尊重的时刻。

安全风险真实存在。生产力需要衡量。某种形式的员工监控也必不可少。但必要性并不能取代透明度。员工监控的最佳实践可以用一句话来概括：公平待人。

清晰明确，诚实坦诚，保持一致。解释原因，获得真正的同意，并尊重个人界限。培训你的经理，不是让他们监督，而是让他们支持。你的团队不会被怀疑；他们是解决方案的一部分。

如果以诚信的方式进行监控，则不会削弱信任，反而会增强信任。