如何选择一个适合你的时间控制系统？

2022 11月 20

选择合适的员工监控系统不是一项可以轻视的任务。你的选择范围从免费到高端系统，每个都有其优点和缺点。重要的是，你要了解这些系统能提供什么，它们之间的公平性如何，它们在多大程度上符合你的商业惯例，以及最重要的是，随着业务规模的扩大，它们的成本如何。

选择错误的系统可能导致严重的后果，包括但不限于高成本、低生产力和低投资回报率。在最坏的情况下，由于不符合规定，可能会出现法律问题--扩大了选择错误系统带来的经济和声誉风险。

这就提出了一个问题--你如何为你的企业挑选合适的控制系统？在这篇文章中，我们将讨论员工监控系统的分类法，同时详细介绍它们的能力和对你的企业的适用性。

为此，这里有一个让你开始的分步骤指南。

评估你的业务需求

首先要认真审视你的商业惯例--你的工作方式，你的要求，以及你可以扩展的方式。这将为你决定哪种员工监控系统最适合你提供信息。例如，如果员工欺诈的发生率有所上升，而你希望改善内部控制，你可能会寻找一个能在这方面增加价值的系统。

设定标准以客观地评估每个系统

这可能是为你的公司选择合适的员工监控系统的最重要的一步。一旦你评估了你的业务需求，你应该能够创建一个标准，你可以用它来量化一个系统的价值而不是另一个。重要的是，你要客观地评估每个系统，不要有任何先入为主的观念。根据我们的经验，你应该对照三个基本领域来看待这个系统。

a. 功能性

一个特定的功能是指它能够支持企业实现其核心目标的难易程度。换句话说，它是企业可以从员工监控系统中期待的最低共同标准。为此，功能包括以下属性。

可扩展性。 如果一个系统能够支持增长而不需要昂贵的升级，那么它就是可扩展的。
易于实施。 安装、设置和用户培训的过程越不复杂，涉及的内容越少，你就越能期望降低你的总体成本。
整合能力。 如果一个系统能够很容易地与其他系统整合，确保关键业务功能不受影响，那么这个系统就是整合的。
兼容性。 正确的系统必须与最新的Windows和Mac OS X版本兼容。移动操作系统（安卓和iOS）的兼容性对于那些依赖在旅途中访问其系统或希望监控社交媒体、网络信息等的企业来说是一个额外的优势。
可用性。 一个系统的界面应该是简单、直观和容易浏览的，使你能迅速做出正确的商业决策。
分析。 该系统应提供有用的分析，最好是实时的，以帮助你更好地了解你的劳动力。

b. 特点

从网页到应用程序监控，社交活动到AV（音频视频）控制和数据备份，功能包括包装上的一切。更深刻的是，以下是你应该在员工监控系统中寻找的功能。

远程监控

在后大流行时代，混合工作文化是一种常态，雇主能够通过安全的网络账户远程监控员工是非常重要的。在越来越多的端点入侵事件发生后，这一点尤其关键。最近的一项 Ponemon研究所的研究报告指出，约有68%的组织曾遭受过危害其数据和基础设施的端点攻击。因此，实时审查远程员工的活动势在必行。

实时数据收集

对实时数据的即时访问确保你能及时做出决定，将业务中断的风险降到最低，并在问题升级之前发现潜在问题。一个例子是CleverControl Companion - 一个移动应用程序，让企业从员工的系统中无缝地收集和审查实时信息。

多方面的录音功能

键盘记录、屏幕截图、可移动设备监控、即时信息监控和GPS追踪只是员工监控系统可以提供的多方面功能的几个例子。重要的是，要确保这些功能满足你的需求，因为这些是最终帮助你掌握你的员工和改善内部控制的东西。

音频和视频监控

对许多企业来说，远程监控视频资料的能力可以改变游戏规则。快照、麦克风声音记录和网络摄像头视频记录可以产生大量关于员工行为的信息，使雇主具备做出更好决策的知识。尽管如此，至关重要的是，你要考虑到你的监控行为的法律和隐私的影响。让我们在下一节中更详细地探讨这个问题。

时间跟踪

雇员监控系统越来越多地发展到包含时间追踪功能。实时监测员工生产力的能力可以帮助你跟踪和衡量员工的表现，发现需要改进的地方，并最终使你在竞争中占得先机。追踪员工的时间对于寻求提高运营效率、消除欺诈和简化计费流程的企业来说尤其重要。

考虑到加班费索赔的情况；如果让员工意识到需要说明他们分配的时间，就可以避免加班费。简单地说，企业可以通过整合时间跟踪分析来简化他们的工资发放流程。更不用说当实时监控与员工时间追踪结合在一起时，可以实现生产力的提升。从登录到注销和闲置时间检测，该系统可以让雇主深入了解工作场所的动态，并为消除瓶颈、解决生产力问题和实现业务流程自动化做出实质性贡献。

с. 合法性

了解你的员工监控政策和你的选择所涉及的法律问题是很重要的。不同国家和地区的法律是不同的，有些比其他国家更严格。例如，在欧洲，《通用数据保护条例》（GDPR）为那些希望收集和分析员工个人数据的企业制定了规则，使寻求同意和承认监控政策成为强制性的。同样，在美国，1986年的《电子通信隐私法》允许雇主在考虑到他们有合法理由的情况下进行监控。

为此，请牢记这些事情。

评估你所在州的法律要求。
确保你选择的控制系统符合法律规定，即监测服务提供商在你所在国家的相关监管机构注册。
让员工书面或通过电子邮件确认你的政策，以及他们已经阅读并理解了这一事实（如果需要）。
准备好一个有效的反应机制，以应对员工的不满情绪。
如果有疑问或不明确，请寻求法律顾问。

选择正确的控制系统

现在你已经评估了你的业务需求并建立了你的标准，你应该进入下一个步骤：选择合适的员工监控系统。为了您的方便，我们根据我们对它们所做的测试，列出了五个最突出的控制系统。

a. 聪明的控制

作为最先进的员工生产力系统，Clever Control专门从事活动和工作时间跟踪。它提供了一系列的功能，包括面向员工的网络摄像头、语音和文本记录、电子邮件和社交媒体监控，非常适合流水线雇主和需要实时监控员工的设施。此外，安装过程简单明了，仪表板特别容易使用，报告功能也很全面。该解决方案可以根据你的业务需求进行扩展，并可在以下时间段内使用免费试用.

特别是CleverControl Companion应用程序，提供了大量灵活的特性和功能，使其成为希望实时监控员工的工作场所的理想选择。它是直观的、互动的，可以根据你的业务要求进行定制。最突出的是它能够促进了解用户的实时活动、活动时间和闲置时间。后者与寻求简化运营效率、消除工作流程障碍和最大限度提高生产力的企业特别相关。

b. 富有洞察力

Insightful将自己推销为劳动力分析和生产力平台，这是很正确的。该工具类似于Clever Control，为员工监控、时间跟踪和自动时间映射提供了一系列的功能。Insightful，正如它的名字所暗示的那样，在涉及到它的报告功能时脱颖而出，因为它提供了对员工活动的细微细节的洞察力--使用诸如闲置时间、最常用的应用程序等领域。然而，它的成本有点高。

此外，Insightful帮助企业优化其与运行项目有关的时间。它通过让雇主跟踪在每项任务、应用程序、网站等方面花费的时间来做到这一点。这种细化的洞察力，加上项目管理看板功能，使雇主能够将注意力集中在最重要的任务上，消除时间的浪费，并提高整体生产力。

c. 当前软件

CurrentWare是一个控制系统，它明确强调保护系统免受内部威胁。此外，该系统使您能够远程监控网络中人员的活动--这对于拥有大量远程员工的雇主来说是一个很好的功能。唯一的缺点是，不同的能力模块必须单独带来。例如，三个模块--BrowseReporter（计算机监控）、BrowseControl（网页过滤）和AccessPatrol（USB控制和DLP）必须单独购买。不过，从另一个角度看，这对有非常特殊要求的企业来说是有利的。

d. 激活的

ActivTrak因其实时活动记录而备受青睐，该系统可以实时监测和记录员工的行为。但该工具的突出之处在于其推动行动的能力，而不仅仅是收集和显示数据。这有助于提高雇主的体验，更不用说通过减少文书工作提高企业的整体效率了。ActivTrak的企业解决方案有点昂贵；但是，它有一个免费版本，所以在你对该系统满意之前，你不必支付一分钱。

与Insightful相似，ActivTrak具有全面的时间跟踪功能，允许雇主审查一天、一周和一个月的生产力变化。值得注意的是，ActivTrak还允许雇主设置灵活的时间表来评估组织实体的活动。这些人可以是自由职业者、合同工或企业雇用的其他第三方服务提供者。

e. 特拉明德

也许是这个名单上最受欢迎的控制系统之一。Teramind专门从事端点安全和数据保护。这个控制系统的最佳功能之一是用户行为分析，使雇主能够了解其雇员的行为模式并作出相应的反应。此外，它为企业提供了足够的支持，以确保有效的政策和规则管理，因为有开箱即用的规则模板。不过，就其可行性而言，Teramind可能不适合每个小企业的需要，而更适合更广泛的机构。