德克萨斯州的员工监控软件:遵守州和联邦法律

自员工监控软件蓬勃发展以来,员工隐私一直是工作场所中经常出现的法律问题。雇主可以监控哪些活动和设备,哪些不能?哪些监控行为会被视为侵犯员工隐私?这个问题的答案取决于企业所在地区的法律。
困难在于,通常没有专门的法律来规范员工监控行为。相反,它受制于复杂的州和联邦隐私法和劳动法。今天,我们将为德克萨斯州解开这张网,探讨如何在遵守州和联邦法律的前提下使用员工监控软件。
联邦和州法律框架
在联邦层面,管理电子通信监控的主要立法是 1986 年的《电子通信隐私法》(ECPA)。该法一般禁止故意截取有线、口头和电子通信。不过,雇主也有例外。雇主可在正常业务过程中或在征得员工同意的情况下,自由跟踪公司所有设备上的电子通信。一般禁止监控私人谈话。
至于州法律,得克萨斯州的雇主应该考虑 2019 年的《得克萨斯州隐私保护法》。根据该法案,雇主必须告知员工何时以及如何监控他们的活动。换句话说,虽然允许监控,但必须告知员工监控行为的性质和程度。
可能被视为侵扰性的做法,即视频和音频监控,是允许的,但有限制。虽然得克萨斯州法律一般允许在公共工作场所进行视频监控而无需征得员工同意,但录音至少需要一方许可(即录音者必须是对话的参与者或征得其中一方的同意)。监控私人区域或个人设备/账户需要征得员工的明确同意。
得克萨斯州还承认普通法中的隐私权和侵犯隐私权的侵权行为,特别是 "侵犯隐私"。若要主张侵权,员工必须证明对存在合理隐私期望的私人事务进行了蓄意且极具冒犯性的侵犯。例如,更衣室和浴室等区域就属于合理期望隐私的范畴。同时,在公司所有的设备上进行个人聊天则不属于此类。
下表概括了具体的监测做法:

合规员工监控的实用步骤
考虑到州和联邦法规,德克萨斯州组织使用员工监控软件的最佳做法将是:
- 雇主应确定监控目标以及为实现该目标而需监控的活动范围。跟踪应仅限于这些具体活动。
- 在工作和私人生活界限模糊的情况下,例如家庭办公室或自带设备政策,雇主应慎重考虑监控。
- 组织应尽可能使用侵入性较低的监控方法。例如,管理人员可以设置监控软件来阻止不受欢迎的网站和社交媒体,而不是一丝不苟地跟踪互联网和聊天记录。
- 雇主应制定详细的监控政策,并提供给所有受影响的员工。这些文件应说明收集哪些数据、存储条件、跟踪目的以及可以访问数据的人员。各组织应定期审查监控政策,并咨询人力资源和法律专业人士,以确保其符合现行法律规定。
- 德克萨斯州的雇主应将监控行为通知员工,最好能获得他们的书面同意。虽然并非总是需要征得同意,但征得同意有助于管理员工的期望,并加强雇主对隐私索赔的法律防御。
- 得克萨斯州的法律与联邦法律一样,承认某些区域本身属于隐私区域。员工对隐私有较高期望的地方,如更衣室或洗手间,监控是非法的。虽然雇主可以在发出通知的情况下对休息室或公共区域进行监控,但应确保监控不会过度侵扰或骚扰。
- 未经所有者的明确同意,德克萨斯州的员工不得访问或跟踪员工的个人设备,如笔记本电脑或手机,即使该设备用于工作。同样,跟踪员工的个人电子邮件或社交媒体账户也是不允许的,即使员工是在公司电脑上访问这些账户。
- 雇主可以监控公司拥有的车辆和设备的位置,但必须通知员工有关跟踪的信息并征得他们的同意。
- 在实施新的监控形式之前,雇主应评估其可能产生的影响,并咨询隐私监管机构和工作委员会。
如果得克萨斯州的雇主认真考虑联邦和州法律,并实施明确、透明的监控政策,员工监控软件将成为他们提高工作效率和公司安全性的强大盟友。