加州的员工监控软件：法律要求和最佳实践
长期以来，员工监控已成为企业提高生产率、减少数据泄漏和确保合规的常用做法。 74% 的美国雇主 使用跟踪工具和软件实时监控员工的工作活动，如访问的网站或屏幕上发生的内容。
然而，实施 员工监控解决方案 该州以其健全的隐私法规而自豪。因此，使用任何形式的监控都必须遵守这些法规，并且只能收集与跟踪目的相关的有限数据。
本文探讨了加州法规的主要方面，以及如何以尊重员工隐私的方式实施监控。请注意，本文仅供参考，可能并未涵盖加州法规的所有复杂内容。如有疑问，请咨询法律顾问。
企业主需要了解的加利福尼亚州员工隐私状况
加州宪法》第 I 条第 1 款宣布隐私权是所有人不可剥夺的权利。但是，在工作场所，隐私权并不那么绝对，因为隐私权可能与企业的合法利益（如维护生产力和安全）相冲突。
这些利益冲突受到以下方面的制约：
加州侵犯隐私法》（CIPA）。 CIPA 禁止在未经各方同意的情况下窃听或记录各种形式的保密谈话。这些形式包括电话、电子邮件和即时信息。CIPA 禁止组织在未经员工和客户同意的情况下秘密录音，即使是与工作有关的对话（如与客户的通话）。这种同意必须明确并记录在案。仅仅在一般政策中说明可能会进行监控，可能不足以在所有情况下确立有效的同意。
加州劳动法》第 435 条 禁止雇主索取员工或应聘者的社交媒体信息。
加州消费者隐私法》（CCPA）和《加州隐私权法》（CPRA） 该法案主要关注消费者数据，但也将某些权利延伸至作为加州居民的雇员。也就是说，企业必须告知员工他们的信息被收集的内容、原因、使用方式，以及他们访问、删除和选择不使用其个人信息的权利。
对隐私的合理期望 这表明，监控的合法性往往取决于雇员是否合理地预期在通讯区域或通讯方式中存在隐私。明确传达的监控政策可以稍稍降低这种预期。然而，即使是这样的政策也不能允许雇主监控员工总是期望有隐私的区域，如洗手间或休息室。
对隐私的合理期望可能会因监控设备和监控区域的不同而有很大差异。例如，员工对工作站或会议室等公共开放区域的隐私期望自然较低，尤其是在雇主提供透明监控政策的情况下。相反，个人办公室、个人储物柜，当然还有洗手间和更衣室，则是员工期望隐私程度较高的区域。
类似的原则也适用于监控设备。跟踪公司拥有的笔记本电脑、电话和其他设备通常更受期待，在法律上也更站得住脚。与此同时，监控个人设备，尤其是工作时间以外或涉及个人账户的设备，在大多数情况下被视为 "禁忌"。
综上所述，加州雇主可以进行监控：
公司拥有的设备和平台，以及在这些设备和平台上与工作有关的通信。
员工表现在合理范围内。
公司所属车辆或设备的位置。
遵守安全政策、公司行为准则和法律法规。
在公司网络上使用互联网。
公司场所内的监控录像。
各组织不应
跟踪员工个人设备上或工作时间以外的个人通信。
监控隐私要求较高的私人区域，如更衣室或洗手间。
使用基于性别、残疾、宗教或其他受保护特征的歧视性监控方法。
使用有损员工尊严的隐性监控。
使用监控骚扰或恐吓方法来对付意见不合的员工。
为了遵守法律并尊重员工隐私，我们建议加州企业主遵循以下原则：
始终将任何形式的监控告知员工。
必要时征得监控同意。
有合法的商业目的，如性能问题或安全问题。
只监控实现既定业务目的所必需的内容。避免过于广泛或侵入性的监控。
监控仅限于工作时间内与工作有关的通讯和活动。
如有疑问，请咨询加州就业法方面的专业律师，以确保您的监控措施合规。
选择和实施正确的监控软件
实施监控解决方案是一个更为复杂的过程，而不是选择市场上功能最强大的解决方案并将其安装到员工的电脑上。我们建议采取一个谨慎渐进的过程，包括几个步骤。
步骤 1.确定目标
我们建议首先确定希望通过监控解决的具体业务问题。它们是什么：安全性、性能、合规性，还是它们的组合？这个问题的答案将决定您应该在监控解决方案中寻找的功能。
步骤 2.评估软件选项
在探索监控工具时，您应该注意一些重要因素。首先是软件的功能。评估所提供的功能，如活动跟踪、电子邮件监控、文件传输跟踪等。选择那些符合您的明确需求且在加利福尼亚州法律允许的功能。
易用性和集成性也是同样重要的因素。用户界面友好、能与现有 IT 基础设施和系统无缝集成的软件是最佳选择。
此外，您可能想寻找高度可定制的软件。它将允许您更改监控设置，并将其单独应用于特定角色、部门或员工。这种方法将帮助您获得有价值的见解，同时最大限度地减少数据收集并遵守隐私法规。
另一个重要因素是可扩展性。您的业务在增长，您的监控解决方案也应随之增长。
最后，研究供应商的声誉。由于您将收集潜在的敏感信息，您的软件供应商应具有可靠的声誉、安全认证和强大的数据保护协议。
步骤 3.分阶段方法
在全公司范围内突然推广监控软件，可能会暴露出难以预料的问题和瓶颈，而在如此大的范围内解决这些问题和瓶颈是非常棘手的。相反，我们建议从涉及单个部门或一组员工的试点项目开始。这样，您就可以测试软件、评估其有效性、收集反馈意见并发现意想不到的问题。
完成试点阶段并对软件进行必要调整后，将其推广到整个公司。
步骤 4.培训
要有效实施员工监控软件，不仅要安装和解决技术问题，还要对管理人员和员工进行培训，让他们了解如何有效使用该软件。
培训必须教会管理人员如何使用软件、解读报告、遵守公司的监控政策以及解决可能出现的问题。
至于员工，他们应该了解监控的内容、数据将如何使用、公司的监控政策是什么，并回答他们可能提出的任何问题或疑虑。
步骤 5.定期审查和更新
实施员工监控解决方案并非一蹴而就。隐私法规会发生变化，软件会开发出新的功能，您的监控目标也会随着时间的推移而不断变化。因此，定期审查公司的监控实践和政策对于保持合规性并确保其仍然与您的目标相关至关重要。
总结
加州对个人隐私有严格的规定。作为希望使用员工监控解决方案的企业主或经理，您应该在企业的合法利益与遵守适用法律之间寻求平衡。这种平衡在于对隐私法规的扎实了解，透明、合理、适度的做法，以及对监控软件的谨慎选择。