伊利诺伊州隐私法和员工监控软件：雇主应该知道什么
员工监控的趋势与远程办公和混合办公的趋势同步增长。事实上，这些工具在很多方面对企业有益：它们有助于客观地跟踪生产力、降低安全风险、跟踪工作时间等等。然而，部署监控软件需要精心准备。其中一个关键考虑因素是员工隐私和遵守适用法规。这些法规并非通用：它们不仅因国家/地区而异，而且在同一个国家/地区内，各州之间也存在差异。今天，我们将探讨伊利诺伊州雇主必须牢记的法规，以及如何在监控过程中避免侵犯员工权利。
免责声明：本文仅提供一般信息，不能作为法律指示。
伊利诺伊州关于员工监控立法的重要细节
与美国其他州一样，伊利诺伊州遵守联邦法律，并制定了其自身的隐私法规。尽管这些法规是通用的，而非针对员工监控的具体规定，但企业仍必须根据自身的跟踪实践对其进行解读并遵守。
在联邦层面，有《电子通信隐私法》（ECPA）。该法案保护有线、口头和电子通信在进行、传输和存储过程中的隐私。当我们将其解释为员工监控时，我们可以说，雇主被禁止在未经授权的情况下故意拦截或监控员工的通信。
这里有两个主要例外：
- 公司可以在正常业务过程中以及出于合法的商业原因（例如生产力控制或保护有价值的资产）监控其员工。
- 如果员工同意，雇主可以监控员工的通讯。这通常是通过特殊政策或员工手册来实现的。
根据《电子通信隐私法》，雇主还可以追踪公司设备和网络上的通信，而员工对这些设备的隐私期望通常较低。
但员工在工作场所真的能享有隐私吗？是的。员工进入办公室或登录公司网络并不意味着就丧失了所有隐私权。例如，员工的隐私在某些区域（例如洗手间和更衣室）仍然受到保护，因为员工在这些区域仍然享有合理的隐私期望。
除了 ECPA 之外，伊利诺伊州还出台了自己的隐私相关法规，雇主必须遵守：《工作场所隐私权法案》（IRPWA）、《伊利诺伊州窃听法案》（Wiretap Act）和《生物特征信息隐私法案》（BIPA）。
《工作场所隐私权法》及其修正案是规范雇主如何监控员工的主要法律框架。以下是该法规的要点：
- 雇主必须以书面形式告知员工任何形式的电子监控。该通知必须在雇佣时或监控开始前发出。
- 只有当公司认为员工从事非法活动时，公司才能在未经通知的情况下监控员工，并且监控可能会产生此类活动的证据。
- 雇主不得要求员工或求职者提供个人网上账户的用户名、密码或其他账户信息。
- 雇主不得强迫员工接受好友或关注请求，或要求访问私人社交媒体内容。但是，他们可以查看公开帖子或获取已公开的信息。
- 《个人生活保障法》（IRPWA）保护员工免受生活方式歧视。员工有权在工作之余从事合法活动，例如饮酒或吸烟，且员工不得因此类行为拒绝雇用、解雇或处罚他们。
根据伊利诺伊州窃听法案，未经各方同意录制私人谈话属于违法行为。在工作场所秘密录音可能构成重罪。
《生物特征识别与保护法案》（BIPA）是美国最严格的隐私法之一。根据该法案，雇主在收集或使用员工的生物特征数据（例如面部扫描或指纹）之前，必须获得员工的书面同意。这些数据不得出售或披露。雇主必须制定关于生物特征数据保留和销毁的政策，并应向公众公开。
总而言之，伊利诺伊州立法反复出现的主题是明确的同意和通知。
如何遵守且不侵犯员工权利
在业务需求和员工权利之间找到平衡似乎很难，但只要遵循道德和法律合规原则，这绝对是可能的。
制定监控政策
第一步是制定监控政策。该政策应描述您使用的跟踪方法、收集数据的范围、数据保留期限以及哪些人有权访问数据。但这还不是全部。由于许多法规保护私人活动和对话，因此有必要明确哪些工作场所活动被视为私人活动。社交媒体也是如此，因为员工使用账户时，可能并不总是清晰可见，例如以个人身份还是公司代表的身份。
每位员工在入职时或监控开始前都应阅读并接受本政策。此外，本政策应随时可供员工查阅。
获得员工同意进行监控
在开始监控任何活动之前，您应该获得员工的书面同意。您可以采用纸质或电子形式。
此外，您还可以在办公室周围张贴有关监控的显眼通知。
尊重界限
请勿在员工有合理隐私期望或个人设备和账户的区域进行监控。
将监控限制于商业目的
只跟踪与业务目的直接相关的活动。例如，如果你想要消除迟到现象并更准确地追踪工作时间，那么额外跟踪浏览器历史记录（仅仅因为你可以这样做）可能就有些过度了。
避免不必要或过度侵入的监视，并定期审查监视实践以确保其仍然必要且适当。
保护收集的数据
确保收集的数据安全存储，并且只有授权人员才能访问。制定明确的数据保留和销毁政策。为了确保问责，最好使用审计跟踪并记录所有监控活动。
对员工进行隐私培训
培训有助于确保员工了解他们的隐私权、合法监控的界限、公司现行的政策以及可接受的工作场所行为。
监控和审计合规性
建立内部系统，追踪合规情况，并及时应对违规或疑虑。定期审查您的监控政策并进行隐私影响评估，尤其是在适用的隐私法规发生变化时。
咨询法律专家
法律在不断演变，因此请养成定期咨询劳动法律师了解相关变化的习惯。这样，您就能随时了解最新情况，并确保您的监控措施符合规定。
结论
在商业利益与维护员工隐私权之间寻求平衡看似艰巨，但其实完全可以实现。以透明度为核心的主动合规不仅仅是一个法律选项；它是避免潜在法律挑战、培养信任文化，并最终构建更安全、更高效的工作环境的基础。