Dijital dünya, hayatımıza pek çok değişiklik getiriyor. En son bilgi teknolojilerindeki ilerlemenin insanlar arasındaki iletişimi teşvik ettiğini inkâr etmenin bir anlamı yok. Herkes yeni bir şeyler yaratmaya, geliştirmeye ve tasarlamaya çalışıyor. Çevrimiçi izleme de sürekli olarak gelişiyor. İşverenler, her bir çalışanın verimliliğini nasıl artırabileceklerini giderek daha fazla sorguluyor. Bunun sonucunda, çalışan izleme yazılımı gibi yenilikçi teknolojiler ortaya çıktı. Bugünkü yazımız, çalışan izlemenin işlevlerinden biri olan internet kullanımının temellerini ele alacak.
Çalışanların İnternet Kullanımının Çevrimiçi Olarak İzlenmesi Nedir?
Çalışanların internet kullanımının çevrimiçi olarak izlenmesi, çalışma saatleri boyunca çalışanların faaliyetlerini gözlemlemek ve kaydetmek için kullanılan bir araçtır. Temel amaçları şunlardır:
- şirket politikalarına uyumu sağlamak
- verimliliği artırmak
- güvenlik risklerine karşı korumak
Güvenlik risklerine karşı koruma, ziyaret edilen web sitelerinin, çevrimiçi geçirilen sürenin ve bant genişliği kullanımının izlenmesini içerir.
Anadolu Ajansı tarafından haberleştirilen bir Kaspersky araştırmasına göre, Türkiye'deki profesyonellerin yalnızca %49'u dijital tehditler konusunda eğitim alırken, %16'sı siber güvenlik bilgisi eksikliği nedeniyle BT ile ilgili hatalar yaptığını kabul ediyor. Bu tür veriler, Türkiye'deki giderek daha fazla şirketin, riskli davranışları erken tespit etmek ve bu tür olaylara maruz kalma riskini azaltmak amacıyla neden internet kullanımını izleyen yazılımlara yöneldiğini açıklıyor.
Çalışanların internet kullanımının izlenmesi yalnızca çalışma saatleri kapsamında haklı görülebilir. Ve şirketler ile yönetici personeli, çalışanların yasal haklarını ihlal etmediği sürece, bu tür yenilikçi çözümleri kullanmamak için hiçbir neden yoktur.
Çalışanların İnternet Kullanımını İzlemenin Amacı
Şirketlerin bu işlevi kullanmasının elbette pek çok nedeni vardır. Ancak en önemlilerini şu şekilde derledik:
- Verimlilik: yazılımın bu özelliği, ofiste işle ilgisi olmayan faaliyetleri neredeyse tamamen ortadan kaldırmaya yardımcı olur. Daha önce de belirtildiği gibi, Türkiye'de çalışanların önemli bir kısmı siber güvenlik konusunda yeterli eğitim almadan çalışmaktadır. İnternet kullanımını izleyen yazılım, iş sürecinin kontrolünü mümkün kılar ve genel verimliliği artırır.
- Güvenlik: internet kullanımının kontrolü, şirketin hassas verilerini siber hırsızlıktan korumaya yardımcı olur. Ayrıca, kötü amaçlı yazılımlara ve tehlikeli web sitelerine erişimi engeller.
- Kaynak Optimizasyonu: bant genişliği kullanımını izleyerek şirketler, ağ kaynaklarını daha iyi yönetebilir. Bu da önemli iş süreçlerinin ihtiyaç duyduğu bant genişliğine sahip olmasını ve gereksiz kullanım nedeniyle yavaşlamamasını sağlar.
- Risk Yönetimi: bu seçenek, yasaklı içeriğe erişim gibi uygunsuz veya güvensiz davranışları tespit edip ele alarak riskleri azaltmaya yardımcı olur. Bu tür davranışların önlenmemesi, hukuki sorunlara yol açabilir veya şirketin itibarına zarar verebilir.
Çalışanların İnternet Aktivitesinin İzlenmesi Nasıl Çalışır?
Birincisi — ajanın kurulumu: öncelikle, hedef cihazlara — bilgisayarlara, dizüstü bilgisayarlara ve tabletlere — ajan kurulur. Bu programlar sistemi aşırı yüklemeden çalışır. Bilgisayarın normal kullanımına müdahale etmeden internet etkinliğini kaydeder. Kurulan ajan şunları toplar:
- ziyaret edilen web siteleri
- başlatılan uygulamalar ve kullanım süreleri
- yüklenen veya indirilen dosyalar
- tuş vuruşları ve ekranda görüntülenen metin
- ekran görüntüleri
İkincisi — veri toplama ve depolama: belirlenen zaman aralıklarında, yazılım aldığı verileri seçilen bulut depolama alanına gönderir. Çalışanın internet etkinliğini izleme aracından aktarılan bilgiler iki türde olabilir: anonimleştirilmiş veya belirli bir kişiyle ilişkilendirilmiş. Bu veriler uygun şekilde şifrelenir ve güvenli bir şekilde saklanır. Yalnızca yetkili yöneticiler bu verilere erişebilir.
Üçüncüsü — raporlama ve analiz: birçok çalışan izleme yazılımı, gerçek zamanlı panolar sunar. Bu panolar, devam eden çalışan etkinliklerini — hangi uygulamaların veya web sitelerinin kullanıldığını — ve verimlilik düzeylerini gösterir. Bu panolar, alınan verileri analiz etmenin tek yolu değildir. Raporlanan veriler şunları içerir:
- aktivite kayıtları
- uygulama kullanımı
- web sitesi kategorilendirmesi
- zaman takip yazılımı
Ayrıca, gerçek zamanlı izleme, bildirimler ve uyarılar, kullanıcı engelleme ve verimlilik optimizasyonu gibi ek özellikler de bulunmaktadır. Kısacası, yazılım, çalışan verimliliğine katkıda bulunmak için gerekli olan verilere erişim sağlar.
Şirketler Çalışanlarının İnternet Kullanımını Nasıl İzler?
İnternet kullanımını kontrol altına almak için birçok seçenek mevcuttur. Çalışan izleme yazılımı bu tür bir imkân sunar. Örnek olarak, CleverControl'ü ve ana yazılım ürünlerini ele alacağız. Bu sektörün bize sunduklarına daha yakından bakalım.
Uzaktan İzleme Yazılımı
Uzaktan izleme yazılımı iki farklı işleve ayrılır: güvenli web hesapları aracılığıyla uzaktan izleme ve gerçek zamanlı canlı izleme. Temel özelliklere bakalım.
Güvenli web hesapları aracılığıyla uzaktan izleme aşağıdaki seçenekleri sunar:
- çalışma alanınızın dakika dakika nasıl değiştiği
- hangi görevlerin ortaya çıktığı ve öncelik kazandığı
- hangi özgün fikirlerin ifade edildiği ve tartışıldığı
Gerçek zamanlı canlı izlemeden bahsedecek olursak, bu, yönetim personelinin çalışanın bilgisayarına kurulu olan aşağıdaki öğelere erişebileceği anlamına gelir:
- uygulamalar
- web siteleri
- dosyalar
- mesajlar
- e-postalar.
Ancak, her çalışanın izlenip izlenmediğini bilme konusunda yasal bir hakkı olduğunu unutmayın. Bu kullanıma ilişkin yasalar ve düzenlemeler sürekli değişmektedir — bu nedenle güncel bilgi sahibi olmak önemlidir. Türkiye'de 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca, işverenin çalışanlara ait kişisel verileri işlemesi meşru bir amaca dayanmalı, belirli ve sınırlı olmalı, ölçülü şekilde gerçekleştirilmeli ve çalışan bu işleme başlamadan önce açıkça aydınlatılmalıdır. Yargıtay kararlarına göre, çalışanın izlendiği konusunda bilgilendirilmemesi veya gizlice izlenmesi, elde edilen veriler bir sözleşme ihlalini ortaya koysa dahi hukuka aykırı kabul edilmektedir.
CleverControl ve Diğer Platformlarda Ayrıca Neler Sunuluyor:
- ekran görüntüleri
- çıkarılabilir depolama cihazlarının (USB, HDD, SD) izlenmesi
- yazdırma kontrolü
Belirtilen özelliklerin her biri, internet kullanımını işle ilgili olmayan faaliyetlerde sınırlamaya yöneliktir.
Şirketler, çalışanlarının çevrimiçi etkinliğini ve internet kullanımını izlemek için başka neler kullanıyor? Ses ve video izleme; ses kaydı, yüz tanıma, web kamerası görüntüleri ve mikrofon kayıtlarını içerir. Patronunuz, iş amaçlı kullanılıyorsa sosyal medyayı da izleyebilir.
Listelenen tüm yazılım özellikleri, siber güvenlik bilgisi eksikliğinin şirketlerin bilgi güvenliğinde hâlâ önemli bir rol oynadığı göz önüne alındığında, işletmelerin verimliliği mümkün olduğunca artırmaya çalıştığını göstermektedir.
Çalışanların İnternet Aktivitesini İzlemek Yasal mı?
Kesinlikle evet! Geçerli yasalar ve düzenlemeler, kuruluşun faaliyet gösterdiği ülkeye bağlıdır. Türkiye'de geçerli olan yasal çerçeveye bir göz atalım.
Türkiye'de çalışan verilerinin izlenmesi, temel olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile düzenlenmektedir. Bu kanun uyarınca işveren, çalışanlara ait kişisel verileri ancak meşru bir amaca dayalı, belirli, sınırlı ve ölçülü şekilde işleyebilir; ayrıca çalışanı işleme başlamadan önce açıkça aydınlatmakla yükümlüdür. Buna ek olarak, 4857 sayılı İş Kanunu ve Türk Borçlar Kanunu'nun 419. maddesi, işverenin çalışana ait kişisel verileri yalnızca işe yatkınlıkla ilgili veya hizmet sözleşmesinin ifası için zorunlu olduğu ölçüde kullanabileceğini belirtir. Yargıtay içtihatlarına göre, çalışanın izlendiği konusunda bilgilendirilmemesi hukuka aykırı kabul edilmektedir. Bu alandaki denetim, Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVK Kurumu) tarafından yürütülmektedir.
Bilgiler bu yasal çerçeve dahilinde elde edilirse, izlenebilir, kaydedilebilir ve analiz edilebilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Çalışanların İnternet Kullanımını İzlemenin Zorlukları Nelerdir?
Yaygın zorluklar şunlardır:
- gizlilikle ilgili endişeler
- yasal uyumluluk
- çalışan morali
- teknik uygulama
- veri aşırı yüklenmesi
- maliyet
Hibrit veya Uzaktan Çalışma Durumunda Çalışanların İnternet Kullanımı Nasıl İzlenir?
Hibrit veya uzaktan çalışma modelinde, çalışan izleme yazılımı aracılığıyla bilgisayarlara uzaktan erişim sağlanarak yukarıda bahsedilen aynı yazılım araçları kullanılabilir.
Bir İşveren WiFi Kullanımını Takip Edebilir mi?
Evet, birçok şirket, yasal ve güvenlik amaçlarıyla ağlarından geçen trafiği gerçekten izliyor ve kaydediyor. WiFi'yi kişisel amaçlarla kullanıyorsanız, bu veriler muhtemelen kaydedilecektir. Belirli bir süre saklandıkları için, bu veriler ayrıca analiz de edilebilir.
Çalışanların Ağ Bant Genişliğini Nasıl İzleyebilirim?
Çalışanlarınızın ağ bant genişliğini, ağ izleme araçlarını kullanarak izleyebilirsiniz. Bu araçlar bant genişliği kullanımını takip eder, yüksek trafik kaynaklarını belirler ve ağınızdaki veri akışını analiz eder.
Özet
Yukarıdaki metnin temel çıkarımlarını özetleyelim:
- Çoğu durumda, internet kullanımını izlemek yasaldır. Elbette bu, ülkenin düzenlemelerine bağlıdır, ancak yine de bu tür bir yazılımı kullanmak mümkündür.
- Birçok ülkede, işveren bu yazılımın kurulumu konusunda çalışanları bilgilendirmelidir.
- İşverenlerin personellerinin faaliyetlerini kontrol etmelerine yardımcı olan pek çok araç, işlev ve alt işlev bulunmaktadır.
- Hedef bilgisayara veya başka bir cihaza bir ajan yüklemek ve ilk kayıtları almak kısa bir süre alır.
- Bu tür bir izlemenin temel amacı, işle ilgisi olmayan faaliyetlerin oranını azaltmaktır. Başka bir deyişle, çalışanların verimliliği önemli ölçüde artacaktır.
