Paano Subaybayan ang mga Email ng Empleyado - Isang Gabay sa Outlook at Gmail (Dating G Suite)

Ang mga email ay isang mahalagang kasangkapan para sa komunikasyon at kolaborasyon na nagtataglay ng maraming kumpidensyal na datos ng kumpanya. Kasabay ng patuloy na popularidad ng mga email sa pagpapaunlad ng negosyo, ang agarang tanong tungkol sa pagprotekta sa sensitibong datos ay tumaas. Ang tumataas na alalahaning ito ay nag-ambag sa paglikha ng software sa pagsubaybay sa empleyado na may layuning subaybayan ang paggamit ng email alinman sa Outlook o Gmail (dating G suite). Ang gabay na ito ay magbibigay-diin sa mga totoong datos kaugnay ng kung paano subaybayan ang mga email ng empleyado: mga kagamitan, mga legal na konsiderasyon, mga pananaw ng parehong employer at empleyado, atbp.

Ang malinaw na pagsubaybay sa mga email ng mga empleyado ay mahalaga para sa pagpapaunlad ng isang kapaligirang palakaibigan, komportable, at epektibong kapaligiran sa negosyo. Kapag nauunawaan ng mga empleyado ang mga dahilan sa likod ng paggamit ng software sa pagsubaybay, nakakaramdam sila ng respeto, at ito naman ay nagpapatibay ng tiwala sa mga ehekutibong kawani. Ang estratehiyang ito ay hindi lamang nagpapahusay sa antas ng kasiyahan sa trabaho ng mga empleyado, kundi nakakatulong din sa mas mataas na produktibidad, mas mahusay na kolaborasyon, at seguridad ng sensitibong data, na humahantong sa mas kumikitang negosyo.

Nakalap namin ang ilang rekomendasyon upang bumuo ng malinaw na ugnayan sa iyong koponan. Huwag mag-atubiling gamitin ito upang maabot ang mga itinakdang layunin:

• bumuo ng malinaw na mga patakaran
• kumuha ng pahintulot ng empleyado
• ipaliwanag ang layunin ng pagsubaybay
• limitahan ang pagsubaybay sa mga komunikasyon na may kaugnayan sa trabaho
• gamitin nang responsable ang mga kagamitan sa pagsubaybay
• regular na pag-update sa mga empleyado
• tiyakin ang pagsunod sa mga legal na kinakailangan
• subaybayan at suriin ang bisa ng patakaran

Mayroong iba't ibang opsyon na makakatulong sa pagsubaybay sa mga email sa Outlook. Ang una ay ang paggamit ng mga built-in na feature ng Outlook. Gamitin ang pagsubaybay sa mensahe upang subaybayan ang paghahatid ng email, mga nabasang resibo, at ang katayuan ng mga naipadalang email, na nagreresulta sa mga talaan ng mga papasok at papalabas na email.

Kasama ng mga talaan ng mga papasok at papalabas na email, gamitin ang tool bilang pag-audit ng mailbox. Ang pangunahing tungkulin nito ay subaybayan ang mga aksyon tulad ng pagpapadala, pagbura, at pag-access ng iba sa email. Kung gumagamit ka ng Microsoft Exchange, maaari mong paganahin ang pag-audit ng mailbox sa pamamagitan ng Exchange Admin Center.

Gayunpaman, ang paggamit ng Microsoft 365 Compliance Center ay idinisenyo para sa mas advanced na pagsubaybay. Ang mga feature tulad ng mga patakaran sa Data Loss Prevention (DLP) ay nakakatulong na subaybayan at pigilan ang pagbabahagi ng sensitibong impormasyon sa pamamagitan ng email.

In many cases, built-in tools do not address the inquiries. Employers start searching for extra software to reach the set goals. A long search ago, they managed to find and implement third-party tools - software sa pagsubaybay sa empleyado na epektibong nakakapag-integrate sa Outlook. Ang tool na ito ay maaaring magbigay ng mga alerto sa keyword, subaybayan ang mga attachment, at suriin ang mga pattern ng komunikasyon sa email.

Ang software para sa pagsubaybay sa empleyado ay nakakuha na ng matibay na reputasyon dahil sa iba't ibang opsyon na ginagamit upang subaybayan ang produktibidad ng bawat empleyado. Kabilang sa mga available na feature ay ang: pagsubaybay sa email, pagsubaybay sa app, mga screenshot, pangkalahatang aktibidad sa website, atbp.

Handa ang mga negosyante na gamitin ang anumang paraan upang protektahan ang makatuwirang datos at mga makabagong ideya sa negosyo. Kadalasan nilang isinasaalang-alang ang pagpapatupad ng anumang opsyon na magagamit, minsan, gamit ang I-deploy ang Pag-iwas sa Pagkawala ng Data (DLP) mga tool. Awtomatikong sinusubaybayan ng mga naturang tool ang mga papalabas na email para sa sensitibong data, tulad ng impormasyong pinansyal o intelektwal na ari-arian, at hinaharangan o i-flag ang mga hindi naaangkop na email.

Ang G Suite ay kilala na ngayon bilang Google Workplace, partikular na ang Gmail. Survey na isinagawa ng WifiTalents nagpapakita ng hindi kapani-paniwalang mga istatistika:

• 60% ng maliliit na negosyo ang gumagamit ng Gmail bilang kanilang pangunahing tagapagbigay ng email
• 70% ng mga negosyo ang gumagamit ng Gmail o G Suite para sa kanilang mga serbisyo sa email

Dahil sa mga kahanga-hangang estadistikang ito, mahalagang tugunan ang dalawang mahahalagang tanong tungkol sa pagsubaybay sa Gmail:

1. paano gamitin ang mga built-in na tool sa pagsubaybay sa mga email
2. Paano subaybayan ang email ng empleyado sa G Suite gamit ang mga karagdagang mapagkukunan

Sagutin natin ang mga ito isa-isa at alamin kung nagagamit mo nang husto ang potensyal ng mga built-in na tool ng Gmail para sa pagsubaybay sa email.

Maaari kang magsimulang magtanong tulad ng kung anong mga built-in na opsyon ang magagamit sa iyong indibidwal na kaso. Alamin natin ang sagot. Inirerekomenda mismo ng Google ang paggamit ng Google workspace admin console. Ang console na ito ay nakakakuha ng mga sumusunod na opsyon:

Patuloy na suriin ang mga rekomendasyon ng Google, paganahin ang Gmail Retention at eDiscovery. Magsimula sa unang konsepto - Retention. Gamitin ang Google Vault para sa retention, archive, at eDiscovery ng mga email. Pinapayagan ka ng Vault na panatilihin ang mga email sa loob ng isang tinukoy na panahon, kahit na matapos itong burahin ng mga user, na mahalaga para sa pagsunod sa batas at mga panloob na imbestigasyon.

Kasama ang Google Vault para sa pagpapanatili, paganahin ang eDiscovery na maghanap at mag-export ng mga email sa panahon ng mga imbestigasyon o pag-audit. Tinitiyak nito na mayroon kang access sa lahat ng kaugnay na komunikasyon.

Bagama't gumagana ang mga panloob na kagamitan, nananatili ang kritikal na tanong: sapat na ba ang mga ito para sa komprehensibong pagsubaybay sa email? Dahil sa mga limitasyon ng iisang solusyon, ang mga panlabas na kagamitan ay nag-aalok ng malawak na hanay ng mga tampok na idinisenyo upang matugunan ang iba't ibang pangangailangan sa pagsubaybay.

Bukod pa rito, magbibigay ito sa iyong negosyo ng maraming solusyon sa pagsubaybay, kabilang na ang pag-record ng Webcam, pag-record ng screenshot, mga aktibidad sa social network, at pagkilala sa mukha. Isa sa mga pinakakaakit-akit na tampok para sa maraming negosyo ay ang integrasyon ng AI. Makakakuha ka ng mga istatistikang naitala ng AI tungkol sa produktibidad ng empleyado.

Bilang pagtatapos, ang mga sagot sa parehong tanong ay nakakatulong pa rin sa mga talakayan ngunit nagiging malinaw - walang iisang solusyon ang umiiral. Gumamit ng anumang opsyon upang pangalagaan ang iyong kumpanya, kredibilidad, at produktibidad ng mga empleyado.

Ang pagsubaybay sa email ng empleyado ay hindi lamang tungkol sa pangangasiwa; ito ay isang estratehikong kasangkapan na nagpapabuti sa seguridad, produktibidad, at pagsunod. Narito ang limang pinakamabisang dahilan para ipatupad ito:

Ang email ay isang pangunahing channel para sa sensitibong impormasyon. Ang pagsubaybay ay nagbibigay-daan sa iyong matukoy at harangan ang mga email na naglalaman ng kumpidensyal na data - tulad ng mga ulat sa pananalapi, listahan ng kliyente, o produkto - mula sa pagpapadala sa mga hindi awtorisadong personal o panlabas na account. Ang proaktibong pamamaraang ito ang iyong unang linya ng depensa laban sa parehong sinasadya at hindi sinasadyang mga paglabag sa data.

Ang isang pag-click lang sa isang link sa isang matalinong nakatagong phishing email ay maaaring makasira sa iyong buong network. Sa pamamagitan ng pagsubaybay sa mga kahina-hinalang address, link, at attachment ng nagpadala, matutukoy mo ang mga potensyal na phishing attack o mga nakompromisong account bago pa man ito magdulot ng pinsala, na magbibigay-daan sa iyong IT team na agad na tumugon.

Panatilihin ang mataas na pamantayan ng propesyonalismo at pagsunod sa mga regulasyon sa pamamagitan ng pagtiyak na ang lahat ng panlabas na komunikasyon ay angkop at naaayon sa tatak. Ang pagsubaybay ay nakakatulong sa pagpapatupad ng patakaran ng kumpanya, pinipigilan ang pagpapadala ng nakakasakit o hindi propesyonal na nilalaman, at nagbibigay ng audit trail para sa mga regulated na industriya na dapat mag-archive at magrepaso ng mga komunikasyon.

Suriin ang daloy ng email upang maunawaan ang mga panloob at panlabas na padron ng komunikasyon. Masyado bang matagal na hindi nasasagot ang mga tanong ng customer? Nahihirapan ba ang mga panloob na koponan sa mabagal na oras ng pagtugon? Ang pagsubaybay sa email ay nagbibigay ng datos upang matukoy ang mga bottleneck na ito, na tumutulong sa iyong i-optimize ang mga daloy ng trabaho at mapabuti ang pangkalahatang kahusayan sa pagpapatakbo.

Kapag may lumitaw na mga panloob na tunggalian o mga isyu sa HR, ang email ay nagbibigay ng isang obhetibong talaan ng mga pangyayari. Ang pagsubaybay (na may wastong legal na pahintulot) ay lumilikha ng isang napapatunayang talaan ng mga komunikasyon na maaaring maging mahalaga para sa pagsasagawa ng patas at tumpak na mga imbestigasyon sa mga hindi pagkakaunawaan, mga reklamo sa panliligalig, o mga paglabag sa patakaran.

Bago i-set up ang ganitong software, dapat pag-isipang mabuti ng bawat employer ang tungkol sa pagiging lehitimo ng kasanayan sa pagsubaybay. Ang bawat bansa ay may kanya-kanyang regulasyon na ipinakilala upang pamahalaan ang larangang ito. Ang mga pangunahing kaso ay nagpapakita na maraming bansa ang nagpapahintulot na gumamit ng software sa pagsubaybay ngunit may isang paalala: ang mga empleyado ay alam na ang kasanayang ito ay inilalapat.

Tandaang igalang ang mga karapatan ng mga empleyado sa privacy ng personal na impormasyon. Ang mga ehekutibong kawani ay may legal na pahintulot na subaybayan lamang ang mga aspeto ng buhay na may kaugnayan sa trabaho. Kaya, walang dapat lumampas sa mga hangganan - kung alam ng isang empleyado ang gawaing ito, mas malamang na makaramdam sila ng respeto, na maaaring humantong sa pagtaas ng motibasyon at produktibidad.

Kapag nagpapatupad ng pagsubaybay sa empleyado, isaalang-alang ang epekto nito sa kultura ng lugar ng trabaho at pumili ng mga kagamitang naaayon sa iyong mga partikular na pangangailangan habang tinitiyak ang seguridad ng datos. Balansehin ang kontrol sa awtonomiya ng empleyado upang suportahan ang tiwala at moralidad. Regular na suriin at i-update ang iyong mga kasanayan upang manatiling sumusunod sa batas at transparent. Ang pagbibigay ng legal at etikal na pagsasanay para sa pamamahala, kasama ang malinaw na komunikasyon sa mga empleyado, ay makakatulong sa pagyamanin ang isang magalang at produktibong kapaligiran sa trabaho.

Mahalaga ang pag-secure ng email ng kumpanya sa lugar ng trabaho ngayon. Bagama't nag-aalok ang Outlook at Gmail ng basic monitoring, ang dedikadong software tulad ng CleverControl ay nagbibigay ng mas malalim na seguridad, proactive na pag-iwas sa pagtagas ng data, at mahahalagang insight sa produktibidad.

Ang tagumpay ay nangangailangan ng isang malinaw na pamamaraan: magtatag ng malinaw na mga patakaran, kumuha ng pahintulot ng empleyado, at gumamit ng datos upang suportahan ang iyong koponan, hindi parusahan sila.

Protektahan ang iyong komunikasyon sa negosyo ngayon. Subukan ang CleverControl nang libre and experience the benefits yourself.