Mga Negosyo sa Ohio: Paano Magpapatupad ng Software sa Pagsubaybay ng Empleyado nang Walang Mga Legal na Panganib

Ngayon, ang software sa pagsubaybay ng empleyado ay isang karaniwang tool sa mga toolkit ng maraming kumpanya. Nakakatulong itong protektahan ang sensitibong impormasyon, pagbutihin ang pagiging produktibo, subaybayan ang pagdalo, pamahalaan ang mga malalayong koponan, at magsagawa ng maraming iba pang mga gawain.

Sa kanilang mga kasanayan sa pagsubaybay, ang mga kumpanya ay madalas na tumutuon sa kung paano sa pagsubaybay lamang. Anong software ang pipiliin? Paano ito isasama sa kanilang kasalukuyang sistema? Anong mga alerto ang iko-configure at gaano kadalas suriin ang mga istatistika ng pagiging produktibo? Sa pagtugis na ito, binabalewala ng mga kumpanyang ito ang mga etikal at legal na panig ng usapin: kung bakit sila sumusubaybay at kung ang kanilang mga gawi ay sumusunod sa batas.

Ang legal na tanawin ay natatangi para sa bawat bansa at maging sa estado. Ngayon, tutuklasin namin kung paano ipatupad ang pagsubaybay ng empleyado sa Ohio sa paraang hindi lamang sumusunod sa batas kundi magalang din sa iyong koponan.

Disclaimer: Ang artikulong ito ay para sa mga layuning pang-impormasyon lamang at hindi nilalayong palitan ang legal na payo. Inirerekomenda namin na humingi ng legal na payo mula sa isang eksperto bago ipatupad ang pagsubaybay ng empleyado sa iyong kumpanya.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

Dalawang pederal na batas ang bumubuo sa pundasyon ng legalidad ng pagsubaybay sa lugar ng trabaho.

Ipinagbabawal ng Electronic Communications Privacy Act (ECPA) ang intensyonal na pagharang at pagsubaybay sa oral, wire, at electronic na komunikasyon ng mga empleyado. Gayunpaman, mayroong dalawang pagbubukod:

• Maaaring subaybayan ng mga employer ang mga komunikasyon ng empleyado na isinasagawa sa mga device na pag-aari ng kumpanya para sa mga lehitimong layunin ng negosyo kung nakagawian ang pagsubaybay at aabisuhan ang mga empleyado.

• Maaaring subaybayan ng mga employer ang mga empleyado kung makuha nila ang kanilang pahintulot, kadalasan sa pamamagitan ng mga nilagdaang kasunduan o mga patakarang kinikilala sa panahon ng onboarding at pagtatrabaho.

Ang Ohio ay isang estado ng pahintulot ng isang partido. Nangangahulugan ito na maaari kang legal na mag-record ng isang pag-uusap hangga't isa ka sa mga kalahok, o kung kahit isang partido sa pag-uusap ang pumayag sa pag-record. Hindi na kailangang kumuha ng pahintulot mula sa lahat ng partido sa pag-uusap.

Pinoprotektahan ng National Labor Relations Act (NLRA) ang mga karapatan ng mga empleyado na talakayin ang sahod, kondisyon sa pagtatrabaho, at bumuo ng mga unyon. Ang mga kumpanya ay hindi maaaring gumamit ng pagsubaybay upang tiktikan o pigilan ang mga protektadong talakayan ng grupo. Kung ang iyong software ay nagba-flag ng mga empleyado para sa pakikipagtulungan sa mga isyu sa paggawa, ikaw ay nasa nanginginig na legal na batayan.

Ang batas ng Ohio ay nagpapatibay sa privacy ng empleyado sa mga partikular at makabuluhang paraan. Narito ang mga pangunahing punto:

Video Surveillance

Maaaring maging kapaki-pakinabang ang mga camera para sa seguridad, lalo na sa mga warehouse, retail space, o iba pang lugar na may mataas na panganib ng pagnanakaw. Maaari kang mag-install ng mga video camera sa:

• Mga sahig ng trabaho
• Mga pasukan
• Mga parking lot
• Mga silid ng pahinga (nang may pag-iingat!)

Gayunpaman, ang mga empleyado ay may makatwirang mga inaasahan ng privacy sa ilang mga lugar. Iyon ang dahilan kung bakit hindi ka maaaring maglagay ng mga camera sa:

• Mga banyo
• Mga locker room
• Pagbabago ng mga lugar
• Mga pribadong opisina nang walang abiso

Kahit na sa mga shared space tulad ng mga break room, matalinong mag-post ng mga nakikitang signage na nagpapahiwatig na ginagamit ang pagsubaybay. Kung hindi, maaaring i-claim ng mga empleyado na inaasahan nila ang privacy - inilalagay ka sa panganib ng isang tort claim para sa pagsalakay sa privacy.

Pagre-record ng Audio

Gaya ng naunang nabanggit, hindi maaaring i-record ng mga employer ang mga pag-uusap nang walang pahintulot ng hindi bababa sa isang partido (hal., ang isang manager ay maaaring magrekord ng isang pulong sa pagdidisiplina sa isang empleyado o isang tawag sa telepono ng isang empleyado sa isang kliyente na may pahintulot ng empleyado).

Digital na Aktibidad

Sa mga device at network ng kumpanya, ang mga employer sa Ohio ay may malawak na karapatan. Ang mga empleyado sa pangkalahatan ay walang makatwirang pag-asa ng privacy kapag gumagamit ng:

• Email ng kumpanya
• Mga laptop o teleponong ibinigay sa trabaho
• Mga platform ng panloob na pagmemensahe

Ibig sabihin, sa mga device na ito, maaari mong subaybayan ang:

• Kasaysayan ng pagba-browse sa internet
• Nilalaman ng email
• Paggamit ng application
• Mga oras ng pag-login/pag-logout
• Pag-access sa file

Gayunpaman, ang pagsubaybay sa mga aktibidad na ito ay dapat magsilbi sa isang lehitimong layunin ng negosyo. Bukod dito, ipinagbabawal ang pagsubaybay sa mga personal na account ng empleyado o ang kanilang aktibidad sa labas ng trabaho.

Sa buod, sa ilalim ng batas ng Ohio, pinapayagan ang pagsubaybay sa empleyado, ngunit iginagalang ng mga employer ang mga inaasahan sa privacy ng isang empleyado. Ang mga kumpanya ay hindi dapat gumamit ng surveillance sa mga pribadong lugar at kumuha ng wastong pahintulot para sa audio recording.

Kahit na ang isang batas ay hindi tahasang nag-aatas ng pagsisiwalat, ang pagkabigong ipaalam sa mga empleyado ang tungkol sa pagsubaybay ay maaaring magbukas sa iyo sa mga paghahabol ng pagsalakay sa privacy, lalo na kung ang pagmamatyag ay parang lihim o labis.

Ang isang malinaw, nakasulat na patakaran ay hindi lamang magandang kasanayan - ito ang iyong legal na kalasag. Ang isang matatag na patakaran ay higit pa sa pagsuri sa isang kahon ng pagsunod. ito:

• Nagtatakda ng malinaw na mga inaasahan

• Tinatanggal ang kalabuan tungkol sa privacy

• Mga dokumento ng pagkilala ng empleyado

• Pinoprotektahan ang iyong negosyo sa kaso ng mga hindi pagkakaunawaan

• Bumubuo ng kultura ng pagiging patas

Ang iyong patakaran sa pagsubaybay ng empleyado ay dapat na diretso, madaling maunawaan, at komprehensibo. Narito ang dapat takpan:

Saklaw ng Pagsubaybay

Malinaw na sabihin na ang lahat ng device, network, at system na pag-aari ng kumpanya ay napapailalim sa pagsubaybay. Isama ang mga halimbawa: mga email, paggamit ng internet, paglilipat ng file, pagsubaybay sa GPS (kung naaangkop), at aktibidad sa pag-log in.

Ano ang Sinusubaybayan

Maging tiyak. Nagla-log ka ba ng mga keystroke? Pagsubaybay sa aktibidad ng screen? Sinusubaybayan ang mga pagbisita sa website? Ilista ito. Ang labo ay nagbubunga ng stress at mga pagpapalagay.

Layunin ng Negosyo

Dapat ipaliwanag ng patakaran ang iyong mga dahilan sa pagsubaybay. Halimbawa:

• Pinoprotektahan ang sensitibong data ng customer
• Pag-iwas sa mga banta ng tagaloob
• Tinitiyak ang pagsunod sa mga regulasyon sa industriya
• Pagsusuri sa pagiging produktibo
• Pagbubunyag ng mga empleyado na nangangailangan ng karagdagang pagsasanay at suporta
• Pagsuporta sa pagiging produktibo ng malayong koponan, atbp.

Ang mga paliwanag na ito ay makakatulong sa mga empleyado na mapawi ang stress at makita na ang pagsubaybay ay isang sukatan ng suporta, hindi parusa.

Walang Inaasahan sa Privacy

Malinaw na sabihin na ang paggamit ng teknolohiya ng kumpanya ay hindi ginagarantiyahan ang privacy. Kung susuriin ng isang empleyado ang isang personal na email o bumisita sa isang site na hindi nauugnay sa trabaho gamit ito, maaaring masubaybayan din ang aktibidad na ito.

Mga Limitasyon sa Pagsubaybay

Tiyakin ang mga empleyado sa pamamagitan ng pagsasabi kung ano ang hindi mo gagawin, halimbawa:

• Walang audio recording nang walang pahintulot
• Walang mga camera sa mga pribadong lugar
• Walang pagsubaybay sa mga personal na device o pag-uugali sa labas ng tungkulin

Pangangasiwa at Pag-access ng Data

Dapat ipaalam sa mga empleyado kung sino ang maaaring mag-access ng data ng pagsubaybay (hal., HR, IT, mga direktang superbisor) at kung gaano ito katagal pinananatili.

Dapat ding isaad ng patakaran kung anong mga hakbang sa seguridad ang gagawin patungkol sa nakolektang data at para sa kung anong mga lehitimong layunin ang gagamitin ng impormasyon.

Pagkilala at Pagsang-ayon

Ang bawat empleyado ay dapat lumagda sa isang form na nagpapatunay na nabasa nila, naunawaan, at sumasang-ayon sa patakaran. Panatilihin ang mga talaang ito sa file.

Ang paglulunsad ng software sa pagsubaybay ay hindi kailangang pakiramdam na parang isang operasyon sa pagsubaybay. Sa tamang diskarte, maaari itong maging isang transparent at maging positibong pagbabago.

Narito kung paano gawin ito ng tama:

Hakbang 1: Makipag-usap sa isang Employment Lawyer

Bago ka bumili ng software o bumalangkas ng patakaran, kumunsulta sa isang abogado sa pagtatrabaho na nakabase sa Ohio. Tutulungan ka nila na i-navigate ang mga nuances ng batas ng estado, lalo na sa paligid ng audio recording at mga inaasahan sa privacy. Ang maliit na pamumuhunan na ito ay maaaring maiwasan ang mga magastos na legal na labanan sa daan.

Step 2: Define Your "Why"

Anong problema ang sinusubukan mong lutasin?

• Nakikitungo ka ba sa mga panganib sa seguridad ng data?

• Sinusubukang pagbutihin ang pagiging produktibo sa isang malayong koponan?

• Pagtugon sa isang kinakailangan sa pagsunod?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

Hakbang 3: Bumuo ng Malinaw, Nakasentro sa Tao na Patakaran

Isulat ang iyong patakaran sa simple, naiintindihan na wika. Iwasan ang legalese. Isama ang mga totoong halimbawa sa mundo para maalis ang kalituhan.

Ang patakarang ito ay hindi isang beses na dokumento. I-update ito habang nagbabago ang iyong negosyo, teknolohiya, o mga naaangkop na regulasyon.

Hakbang 4: Makipagkomunika - Huwag Ipahayag

Huwag ibagsak ang patakaran na parang bomba. Magdaos ng pulong ng pangkat. Ipaliwanag ang mga dahilan sa likod ng pagbabago. Sagutin ang mga tanong. Makinig sa mga alalahanin.

I-frame ito hindi bilang kontrol, ngunit bilang kalinawan at proteksyon para sa kumpanya, para sa mga kliyente, at empleyado.

Pagkatapos, kumuha ng nakasulat na pagkilala mula sa bawat empleyado.

Hakbang 5: Pumili ng Software na Iginagalang ang mga Hangganan

Hindi lahat ng tool ay maaaring akma para sa iyong mga layunin at legal na tanawin. Maghanap ng monitoring software na:

• Binibigyang-daan kang i-customize kung ano ang sinusubaybayan

• Nag-aalok ng mga kontrol sa pag-access na nakabatay sa tungkulin

• Ini-encrypt ang data at sinusuportahan ang secure na pagpapanatili

• Hinahayaan kang i-disable ang mga invasive na feature (tulad ng pag-record ng screen o keystroke logging) maliban kung talagang kinakailangan

Ang pinakamahusay na pagpipilian ay hindi palaging ang pinakamalakas na tool. Pumili ng isa na naaayon sa iyong mga halaga at legal na obligasyon.

Hakbang 6: Ilapat ang Patakaran nang Patas at Pare-pareho

Ang bias ay isang silent killer ng tiwala. Kung ilang empleyado lang ang sinusubaybayan, lalo na kung ang mga empleyadong iyon ay may protektadong katangian, nanganganib ka sa mga claim sa diskriminasyon.

Subaybayan nang tuluy-tuloy, malinaw, at para lamang sa mga lehitimong dahilan ng negosyo. Iwasan ang micromanagement.

Sa pamamagitan ng pag-unawa sa legal na tanawin ng Ohio, pagiging transparent sa iyong mga empleyado, at paglalapat ng pagsubaybay nang patas, maaari kang bumuo ng isang lugar ng trabaho kung saan ang pananagutan at pagtitiwala ay magkakaugnay.

Dahil ang pinakamahusay na uri ng pagsubaybay ay hindi ang uri na nanonood sa kung ano ang ginagawa ng mga tao - ito ang uri na tumutulong sa kanila na gawin ang kanilang pinakamahusay na trabaho.